Jak czytamy na stronie Ministerstwa Cyfryzacji, we współpracy z NASK i COI wdrażany jest EZD RP, który stanie się fundamentem trwałej, strategicznej zmiany – budowy dokumentacji w chmurze. 14 lipca 2025 roku w siedzibie NASK odbyła się konferencja poświęcona popularyzacji elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jej celem było zachęcenie instytucji – dużych i małych – do wdrażania bezpłatnego systemu EZD RP i chmury SaaS, które wpisują się w planowany obowiązek cyfryzacji urzędów od 2028 roku. Eksperci zaprezentowali również plany objęcia systemem 300 tys. użytkowników oraz omówili zasady integracji EZD RP z usługą e-Doręczeń i scenariusze techniczne wdrożeń".

Jakie zalety ma zdaniem ministerstwa system? Mówił o tym na konferencji prasowej wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. – EZD RP to nie jest system "dla centrali". To system dla ludzi. Dla urzędników w gminach, starostwach, urzędach wojewódzkich, ministerstwach. Dla obywatelek i obywateli, którzy chcą załatwiać sprawy szybko, prosto i bez stresu. To konkretny krok w stronę państwa, które nie tylko ma cyfrowe narzędzia, ale potrafi je używać – z korzyścią dla ludzi. Ja – i cały zespół zaangażowany w ten projekt – wierzymy w to, co robimy. Cyfrowa administracja nie jest już marzeniem – ona właśnie buduje się na naszych oczach, stając się naszym wspólnym dziełem – powiedział.

Obecnie z EZD korzysta 1300 jednostek administracji publicznej korzysta z systemu EZD RP. Do czerwca 2026 roku liczba ta ma się podwoić. Z rozwiązania korzystają m.in. szpitale, przedszkola, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej, ministerstwa, KRUS i Kancelaria Sejmu. 

Ministerstwo wskazuje dziesięć powodów, dla których warto wdrożyć EZD RP.

1.Bezpieczeństwo
System gwarantuje wysoki poziom ochrony danych przed cyberzagrożeniami. W obliczu rosnącego ryzyka ataków i wojny hybrydowej, odporność cyfrowej administracji nabiera strategicznego znaczenia.

2.Realne oszczędności dla samorządów i administracji publicznej
Brak kosztów licencyjnych, ograniczone zużycie papieru, redukcja sprzętu biurowego oraz niższe koszty archiwizacji to konkretne, policzalne korzyści.

3.Przejrzystość i spójność
Jednolity, bezpłatny system elektronicznej dokumentacji to krok milowy w stronę nowoczesnego e-państwa.

4.Efektywność działania urzędów
EZD RP pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, znacząco skraca czas realizacji spraw i eliminuje chaos charakterystyczny dla dokumentacji papierowej.

5.Transparentność
Umożliwia obywatelom śledzenie postępu ich spraw i zapewnia szybki dostęp do dokumentów. To fundament nowoczesnych relacji obywatel–urząd.

6.Integracja z ePUAP i e-Doręczeniami
System zapewnia płynną wymianę informacji – obsługa korespondencji urzędowej, wysyłka decyzji, potwierdzanie odbioru dokumentów odbywają się w ramach jednego, spójnego środowiska.

7.Połączenie z Archiwum Dokumentów Elektronicznych
Dokumenty uznane za archiwalne mogą być automatycznie lub półautomatycznie przekazywane w formie cyfrowej do Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Zapewnia to ciągły dostęp i minimalizuje ryzyko utraty materiałów historycznych.

8.Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
EZD RP zintegrowany jest z AI, która umożliwia streszczenie sprawy i przygotowanie projektu odpowiedzi. To realne wsparcie dla urzędników i usprawnienie codziennej pracy.

9.Wspieranie lokalnych ekosystemów IT
Samorządy mogą zlecać tworzenie dodatkowych modułów lokalnym firmom IT, co wspiera gospodarkę regionalną i pozwala dopasować system do specyfiki danego urzędu.

10.Elastyczność
System można wdrożyć lokalnie lub w chmurze. Umożliwia integrację z innymi narzędziami, przypisywanie ról i uprawnień zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji.