AP 11.042.4.2016

Pan

Tomasz Ludwiński Rada Krajowej Sekcji Pracowników Skarbowych NSZZ „Solidarność” w Warszawie 26-600 Radom Ul. Traugutta 52

W związku z przesłanym pismem SK/65/2016 z dnia 28.01.1016 roku przekazującym głosy w dyskusji prowadzonej na portalu skarbowcy.pl na temat wdrażanych w urzędach skarbowych aplikacji SSP/SSD odnosząc się do negatywnych opinii wyjaśniam, co następuje poniżej.

Koncepcja

1.1 Koncepcja działania aplikacji teoretycznie oparta na rolach i mikrorolach jest bardzo niejasna dla wszystkich a szczególnie dla naczelników, których niespodziewanie obarczono funkcjami biznesowymi zarządzania całą aplikacją. Początkowo wyglądało na to, że odsunięcie informatyków miało na celu wzmocnienie procesu decyzyjnego i wymuszenie szybszego i łatwego wdrożenia.

W praktyce okazało się, że były to działania kamuflażowe mające na celu przemycić i sprzedać niedoświadczonym wdrożeniowcom (naczelnikom US) aplikacji, która nie nadaje się do wdrożenia w US. Spowalnia pracę urzędników a w części blokuje wykonywanie rutynowych procedur. O tym, że tak jest, świadczy olbrzymia liczba zgłaszanych problemów ok. 500-1000 dziennie (przez cały okres trwającego dotąd wdrożenia) i to pomimo tygodnia telekonferencji, które miały przybliżyć sposoby ich rozwiązania.

Odpowiedź:

Dostęp do poszczególnych funkcjonalności sytemu SSP realizowany jest poprzez przydzielanie użytkownikom ról oraz mikroról (jest to element bezpieczeństwa systemu.) Funkcjonalności zabezpieczane są poprzez funkcje. Zbiór funkcji definiuje role oraz mikrorole. Brak odpowiedniej roli uniemożliwia korzystanie z pewnych funkcjonalności systemu. Koncepcja ta różni się od dzisiejszej wykorzystywanej w Poltax-ie lub Poltax-ie 2B tym, że rola stanowi zbiór z góry zdefiniowanych uprawnień. Na przykład kierownik komórki Postępowań Podatkowych potrzebuje dla prawidłowej realizacji zadań w systemie Poltax około 30 uprawnień. W SSP wszystkie te uprawnienia zebrane są w jeden zbiór - którym jest rola kierownika komórki postępowań podatkowych. Z punktu widzenia zarządzającego pracą w US tj. naczelnika, dużo prościej jest określić zakres czynności pracownika wskazując jego rolę w organizacji, niż określać uprawnienia do wykonywania poszczególnych czynności w systemie. W celu zobrazowania opisywanej koncepcji warto zauważyć, że tylko w aplikacji Poltax istnieje około 130 uprawnień (nazewnictwo niemające nic wspólnego z funkcjonalnością np. DEKNADZ, gdzie w SSP nazwa roli koresponduje ze stanowiskiem w komórce US). Dużo prościej jest przydzielać role kierownika niż sprawdzać zasadność przyznania 30 uprawnień. Naczelnik będący LADO (lokalny administrator danych osobowych ma taki obowiązek). Mikrorole są odpowiednikiem uprawnień i zazwyczaj odpowiadają jednej funkcjonalności. Istnieją zadania do wykonania w US, które przydzielane mogą być osobom bez względu na zajmowane stanowisko w organizacji. Takie osoby mogą być „obdarzane mikrorolami”.

Aplikacja SSP jest systemem centralnym - jedna instancja dla wszystkich US. Mimo to pozwala na dostosowanie jej do potrzeb poszczególnych US w zakresie kierowania zadań do poszczególnych osób zorganizowanych w tzw. GWP (Grupie Pracy Wspólnej). Możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb mają wUS osoby, które posiadają rolę zarządzającego pracą w US (są to przecież naczelnicy). Jeśli zatem naczelnicy są osobami decydującymi o podziale obowiązków wśród pracowników, dlaczego nie mogą odnotować tego w systemie informatycznym samodzielnie? Nie potrzebują do tego informatyka. To tak jakby naczelnik pisał pismo na papierze, które przepisuje osoba, która obsługuje edytor tekstu. Poza tym informatycy nie mają żadnej wiedzy ani uprawnień do zarządzania pracą w US. Dodatkowo, informatycy posiadają już rolę zarządzającego bezpieczeństwem - odpowiednik KIERA w POLTAX, który pozwala im na przydzielanie odpowiednich ról w SSP -to jednak dzieje się za zgodą naczelnika (zatem naczelnik nie wykonuje sam tej czynności). Naczelnik jest odpowiedzialny za realizację funkcji biznesowych w organizacji i musi to dokumentować- jeszcze lepiej, jeśli robi to w aplikacji. Naczelnik nie zarządza aplikacją, a zarządza biznesem w organizacji wykorzystując do tego aplikację.

Taka organizacja obsługi zadań wymusza na naczelnikach większe zaangażowanie w uczestniczeniu we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań (w dużej mierze od niego zależy powodzenie tego przedsięwzięcia)) i pozwala (dla świadomych użytkowników systemu) na lepszą kontrolę realizacji zadań w organizacji. Można zrozumieć lęk przed zmianami, lecz nie uda się ich uniknąć. Koncepcja ról oraz mikroról nie blokuje w żadnej mierze wykonywania rutynowych (nie podano zresztą jakich) czynności, ponieważ raz dobrze przydzielone pozwalają na pełne wykorzystanie funkcjonalności systemu zgodnie z zakresem czynności pracownika.

Liczba zgłaszanych problemów poprzez HelpDesk MF w zakresie zarządzania pracą oraz uprawnieniami nie przekracza kilkunastu w ciągu tygodnia. W czasie cotygodniowych konferencji brak jest większej aktywności uczestników (około 10 pytań).

1.2.  Program SZD oparty jest na pismach" a nie na "sprawach", podczas gdy w US czy IS są "sprawy" a nie "pisma". Nie ma możliwości utworzenia "sprawy" bez "pisma". "Pismo" jest zatem nadrzędne nad "sprawą”, co jest jakimś absurdem, który ilustruje przykład: aby móc utworzyć jakiekolwiek pismo potrzebny jest numer pisma a żeby mieć numer pisma trzeba mieć sprawę a żeby mieć sprawę musi być pismo itd. Co zatem w sytuacji gdy działamy z urzędu i nie mamy pisma? Musimy tworzyć wirtualne pismo. Nie jest to tylko kwestia terminologiczna a podstawowy błąd tej aplikacji zdatnej do obsługi np. małej działalności gospodarczej, w której są pojedyncze "pisma" nie zaś podmiotu zajmującego się załatwianiem różnorodnych "spraw". Z tego względu program SZD nie nadaje się do funkcjonowania w US czy IS.

Odpowiedź:

SZD (System Zarządzania Dokumentacją) jest aplikacją służącą do obsługi kancelaryjnej dokumentów, dlatego też sprawy zakładane w SZD są sprawami w ujęciu kancelaryjnym, zgodnie, z którym podejmowane przez pracowników działania są grupowane w sprawy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami urzędy/izby skarbowe zobowiązane są do zarządzania dokumentacją (dokumentami, pismami) w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, z tego względu w SZD zarządza się dokumentami (pismami), które grupowane są w sprawy, tworząc akta spraw lub dokumentację nietworzącą akt spraw. Nie może, więc istnieć sprawa, jako obiekt abstrakcyjny, pozbawiony dokumentów (pism), ponieważ sprawę wszczyna się na podstawie pierwszego dokumentu w tej sprawie i w myśl § 6 ust. 1 obecnie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej „(...) Sprawę rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę.(...)” Zgodnie z przepisami podmiot publiczny realizujący sprawy dokumentuje je poprzez dokumenty (w tym pisma).

Odnośnie braku możliwości utworzenia sprawy bez pisma, jest to prawidłowe funkcjonowanie programu, ponieważ każda sprawa musi być zainicjowana wpływem bądź utworzeniem dokumentu (w przypadku działań podejmowanych “z urzędu” postępowania są wszczynane np. postanowieniem o wszczęciu, wydaniem upoważnienia do kontroli, protokołem, notatką służbową opisującą działania podejmowane z urzędu).

Zgodnie z art. 172 § 1 Ordynacji podatkowej Organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

1.3.  Nadrzędność "pisma" nad "sprawą"prowadzi do kolejnych absurdów. SZD nie przypomni o załatwieniu "sprawy" na kilka min, ale przypomni o terminie odpowiedzi na pismo, w którym inny urząd przysłał nam np. zwrotkę (tj. o piśmie odkładanym do akt bez odpowiedzi). To wynika z tego, że kancelaria działając z ostrożności ustawia wszystkim pismom przychodzącym status "do wykonania z odpowiedzią" - bo pracownicy kancelarii nie będą decydować przecież, które z pism wymaga odpowiedzi, a które nie - co jest oczywiste. W związku z tym KAŻDE pismo musi mieć przez pracownika zmieniony status na "do wiadomości" o czym mowa w pkt. poniżej. Problemu nie ma, jak jest jedno pismo - jak jest ich dużo to SZD staje się „kulą u nogi” a nie użytecznym narzędziem. Faktem jest jednak to, że działamy w "sprawie" a nie odnośnie "pisma" i stąd biorą się te nieustające problemy i dodatkowe czynności generowane przez SZD.

Odpowiedź:

W SZD nie występuje nadrzędność pisma nad sprawą, ale zgodnie z informacją zawartą w odpowiedzi na punkt 1.2 podmiot dokumentuje realizację spraw dokumentami (zgodnie z obowiązującym papierowym obiegiem dokumentów przebieg sprawy powinien być odzwierciedlony dokumentami stworzonymi w wersji papierowej), więc zarządza dokumentami, które są grupowane w sprawy.

Zgodnie z przyjętym założeniem, że większość pism przychodzących do urzędu/izby skarbowej to pisma wymagające od pracowników podjęcia działań w tym zakresie, ustawiono domyślny sposób obsługi pisma, zgodnie, z którym pracownicy punktów kancelaryjnych rejestrują pismo „do wykonania z odpowiedzią”. Istotnym kolejnym krokiem dla pisma przychodzącego jest dekretacja przez kierownika komórki (lub jego sekretariat) i to on określa sposób obsługi pisma dekretując je na pracownika. Kierownik lub sekretariat w swoich ustawieniach indywidualnych może z góry określić, jaki ma być domyślny sposób obsługi pisma.

1.4.   Program SZD próbuje nas usilnie zmuszać do potwierdzania nieprawdy i odpowiadania na "pisma", które odpowiedzi nie wymagają. Początkowo była jeszcze możliwość ustawienia przy takich pismach opcji "ad acta", która z niewyjaśnionych przyczyn zniknęła i obecnie jedyną możliwością obsłużenia pisma, które de facto jest pismem "ad acta" jest oznaczenie go, jako pisma "do wiadomości", a następnie kliknięcie opcji "zapoznałem się z treścią", pomimo że niejednokrotnie nie jest to prawdą (np. w przypadku przesyłania zestawień, zwrotnych potwierdzeń odbioru itp. dokumentów uzupełniających akta).

Odpowiedź:

W pierwszej wersji aplikacji SZD istniała funkcjonalność „ad acta”, jednakże analiza korzystania z tej funkcjonalności wskazała, że użytkownicy przekazywali ad acta dokumenty, które powinny być obsłużone w inny sposób (przykładowo pisma omyłkowo przekazane do niewłaściwej komórki organizacyjnej, pisma wymagające potwierdzania zapoznania się z treścią itp.). Co do zasady każdy dokument (pismo) powinien zostać obsłużony, poprzez przygotowanie odpowiedzi, potwierdzenie przyjęcia wiadomości, czy też potwierdzenie udziału w jego załatwieniu.

Oznaczenie w systemie „zapoznałem się z treścią” ma na celu potwierdzenie przez pracownika wykonanie merytorycznej pracy. Przywołana konieczność oznaczenie pisma, jako pisma "do wiadomości", a następnie kliknięcie opcji "zapoznałem się z treścią"(...) np. w przypadku przesyłania zestawień, zwrotnych potwierdzeń odbioru itp. dokumentów uzupełniających akta, jest niezbędne w celu zweryfikowania czy pracownik przyjął do wiadomości wpływ danego pisma. Jest to istotne w szczególności w przypadku zwrotek, które wymagają weryfikacji przez pracowników merytorycznych. Wydaje się, że wszystkie pisma i dokumenty wpływające do pracownika merytorycznego są istotne dla sprawy. Dla pisma przychodzących, które nie powinny zostać wprowadzone do SZD dodano funkcjonalność „pisma nieewidencjonowane”. Pisma wewnętrzne oraz wychodzące można oznaczyć, jako usunięte.

1.5.   Dyskwalifikuje SZD jako aplikację przydatną w US czy IS jego całkowita niemoc statystyczna. Nie ma w zasadzie możliwości stworzenia zestawień na podstawie kryteriów używanych w US czy IS. System uparcie segreguje pisma wg daty ich zarejestrowania a nie ma natomiast możliwości sortowania po rodzajach spraw czy też datach rozstrzygnięć, co jest niejednokrotnie kluczowe.

Odpowiedź:

SZD, jako system jest tworzony z założenia do obsługi kancelaryjnej, a nie do działalności podstawowej izby/urzędu skarbowego, której w głównej mierze dotyczy obowiązek sprawozdawczy. Raporty dotyczące postępowań prowadzonych w urzędach skarbowych są dostępne z poziomu SSP. Nowe dodatkowe raporty w SZD (oprócz istniejących w SZD raportów i wyszukiwarek) zostały opracowane. Główny Wykonawca jest w trakcie ich realizacji.

1.6.  Z tego, o czym mowa powyżej bierze się praktyczna niemożliwość wyszukania w SZD spraw zakończonych i przygotowania sprawozdań czy statystyk, bo zamiast sortować je np. po dacie zakończenia, system sortuje po dacie wprowadzenia pisma.

Odpowiedź:

W SZD można wyszukiwać zarówno pisma jak i sprawy. Istnieją w tym celu dwie odrębne wyszukiwarki. Trwają prace nad. .realizacją zmiany w wyszukiwarce by możliwe było wyszukiwanie według dodatkowych kryteriów.

Wyniki wyszukiwania można eksportować do innych plików (np. Excel) gdzie można sortować je w dowolny sposób.

1.7.  System SZD zmusza użytkownika do wykonywania wielu zbędnych i pochłaniających czas operacji jak np. wielokrotne wchodzenie w opcje "wysyłania pism" celem wysłania ich do większej liczby adresatów.

Odpowiedź:

SZD umożliwia wysyłanie pism do większej liczby adresatów. Po zatwierdzeniu pisma i przekazaniu do wysłania, system umożliwia wysłanie tylu pism ilu zostało wskazanych odbiorców pisma na etapie rejestracji i opracowania pisma wychodzącego.

Ponadto w systemie istnieje opcja „koszyk pism” pozwalająca na masowe operacje w zakresie pism wprowadzonych do tego koszyka (np. przekaż do wysyłki).

1.8.  System SZD jest oparty na programie JAVA, który jest stałe aktualizowany, co powoduje ciągłe problemy polegające na nieaktualności zainstalowanych na urzędowym sprzęcie wtyczek.

Odpowiedź:

Zarzut zastosowania technologii Java wynika z niezrozumienia działania każdego rodzaju aplikacji sieciowej. Technologia Java stanowi ogólnoświatowy standard przy tworzeniu aplikacji zarówno mobilnych jak i treści internetowych czy oprogramowania dla firm.

Technologia ta dzięki milionom użytkowników, programistów i aplikacji jest ciągle udoskonalana, rozszerzana, ulepszana i zabezpieczana. Stąd właśnie wydawane są kolejne wydania/aktualizacje. Funkcja automatycznej aktualizacji (Java Update) dba o aktualność instalacji Java na komputerze użytkownika z systemem Windows.

Jeśli została włączona automatyczna aktualizacja, system okresowo sprawdza dostępność nowych wersji oprogramowania Java. Gdy zostanie znaleziona nowa wersja, jest wyświetlane pytanie o zezwolenie na uaktualnienie instalacji Java (użytkownik może zrezygnować z aktualizacji). Można zaplanować częstotliwość sprawdzania dostępności aktualizacji lub sprawdzić dostępność ręcznie w dowolnej chwili (dotyczy to również instalacji). Nie ma potrzeby, aby JAVA aktualizowała się automatyczne.

1.9.    Za tym idzie duże spowolnienie i awaryjność programu. Często wyskakują informacje o błędach. Nie zapisują się niektóre rzeczy.

Odpowiedź:

Technologia Java nie ma związku ze spowolnieniem lub awaryjnością samego programu. Poprawnie skonfigurowane środowisko na komputerze użytkownika nie powinno być zależne od technologii Java. Ministerstwo Finansów nie jest w stanie odnieść się do ‘Często wyskakują informacje o błędach. Nie zapisują się niektóre rzeczy.’ Stwierdzenia te są zbyt ogólne - nie wskazano, jakich błędów i nie określono, jakie działania (rzeczy) nie zapisują się. Technologia Java może mieć wpływ na wsparcie podpisywania dokumentów na stacji roboczej. W początkowym etapie wdrożenia takie przypadki występowały, ale towarzyszące im błędy zostały usunięte.

1.10.     W związku z wprowadzeniem SZD, rozbieżności w oprogramowaniu poszczególnych komputerów (np. Microsoft Office na jednym, Open Office na innym) stały się rzeczywistym problemem. Powoduje to ogromne różnice w widoku tych dokumentów i dodatkową stratę czasu przy ich obsłudze. Jest to problem przy ilości i stopniu skomplikowania przesyłanych przez SZD pism.

Odpowiedź:

Uprzejmie wyjaśniamy, że przywołane oprogramowanie jest oprogramowaniem zewnętrznym i nie ma wpływu na działanie SZD.

Ze względu na dużą rozbieżność ustalonych regionalnie przez IS zalecanych edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych (i co za tym idzie wersji i dostawców) w materiałach do SZD podano, że zaleca się stosować oprogramowanie Microsoft Office. SZD poprawnie współpracuje również z oprogramowaniem innych dostawców pakietów biurowych jak Libra Office.

1.11.      Brak opcji "Wstecz" (jest wprawdzie opcja "Wróć", która jednak sensownie nie działa albo w ogóle jej czasami nie ma). Przy próbie cofnięcia do poprzedniej strony programu, SZD uparcie przekierowuje do widoku "Moje pisma", co powoduje konieczność ponownego wyszukania sprawy, w związku z czym zamiast wykonać jedno kliknięcie musimy ich wykonać kilka lub nawet kilkanaście.

Odpowiedź:

Zagadnienie braku opcji „wstecz” lub “wróć” jest potrzebną funkcjonalnością, która powinna zostać zaimplementowana w aplikacji. Eksperci biznesowi wraz z przedstawicielami Głównego Wykonawcy opracowują ujednolicenie nazewnictwa i dodanie takiej funkcjonalności w miejscach, w których ona nie występuje. Ponadto użytkownicy mają możliwość zgłaszania wniosków dotyczących rozwoju aplikacji za pomocą HelpDesk.

1.13   Program typu SPP powinien być przede wszystkim intuicyjny, a tu tego kompletnie brak. Skoro działamy na konkretnym podmiocie (co akurat należy ocenić na plus, o ile każde działanie można będzie w jakiś zbiorczy sposób zebrać - dla ewentualnego sprawozdania), to wybieramy podmiot, to co chcemy "z nim" uczynić" i wykonujemy swoje czynności.

Tu niby to jest, ale działa na takiej zasadzie: „klikasz, wiążesz, wracasz, przekazujesz, klikasz, wpisujesz, wiążesz, uzupełniasz datę... Skacze się po całej aplikacji, po różnych miejscach. W jednym kroku jest do wyboru kilkanaście różnych kroków w różnych miejscach programu. A powinna być możliwość wyboru konkretnej opcji i krok po kroku wykonywania kolejnych funkcji, bez wracania, ż jednym konkretnym polem wyboru. Jeżeli coś nie jest przewidziane (dla takich przypadków powinna być opcja "inne") wtedy twórca to uzupełnia.

Odpowiedź:

W wielu opiniach powtarza się stwierdzenie, że program nie jest intuicyjny. Intuicja u użytkownika kształtuje się na podstawie wcześniejszych doświadczeń. A dotychczasowe doświadczenia większości przypadków związane są z wykorzystywaniem systemu POTAX iPOLTAX2B. Przyzwyczajenia i odruchy nabyte przez lata użytkowania tych systemów wymagają obecnie zmiany. Tego typu proces występuje zawsze przy wprowadzaniu nowych systemów do eksploatacji. Jest to koszt wprowadzania wszelkich zmian. Z centralizacją systemu, z jaką mamy w typ przypadku do czynienia wiąże się konieczność unifikacji procesów i standaryzacja rozwiązań, a to też stanowi pewien problem dla użytkowników, którzy wcześniej pracowali według różnych schematów działania specyficznych dla poszczególnych izb czy urzędów skarbowych.

1.14   Zastanawiamy się, czy Centrum Rozliczeniowe w Bydgoszczy płaci odsetki? Pytanie to nasuwa się, bo podatnicy przychodzą z potwierdzeniem grudniowej wpłaty a na koncie podatnika jej nie widać. Takich pytań pojawi się więcej, bo brak też jest odpowiedniej procedury "poszukiwawczej". A z drugiej strony wiadomo, że start wdrożenia był opóźniony przez problemy Bydgoszczy i brak wiedzy, czy zostały już rozwikłane.

Odpowiedź:

Nie zdarzył się przypadek, aby wskutek działań Centrum Kompetencyjnego Rozliczeń wystąpiła konieczność wypłaty odsetek, które byłyby należne podatnikom lub jednostkom samorządu terytorialnego. Analiza sygnalizowanych przypadków braku wpłat na mikrorachunek danego urzędu wykazała, że dotyczyły one płatności dokonywanych na poczcie i spowodowane były problemami technicznymi po stronie operatora pocztowego.

Poczta Polska stosowną informację przekazała w styczniu 2016 r. dyrektorom izb skarbowych. Tym niemniej wyjaśniamy, co następuje. Po zgłoszeniach przez urzędy skarbowe, że podatnicy okazują dowody wpłat, które nie wpłynęły na rachunek właściwego urzędu skarbowego

niezwłocznie podjęto działania wyjaśniające przez Ekspertów Biznesowych przy współpracy z Wykonawcą SSP.

W skutek podjętych działań wyjaśniono, że problem dotyczy kłopotów technicznych po stronie urzędów pocztowych, które w tym okresie miały zawirowania z Tablicami KIR, co spowodowało, że niektóre wpłaty na rzecz US były przyjmowane w placówkach Poczty Polskiej na zamknięte rachunki banków. Poczta niejednokrotnie, zamiast przekazywać wpłaty na poprawne rachunki urzędów skarbowych zgodnie z nowym obwieszczeniem, zwracała je bez wyjaśnień podatnikom. W takiej sytuacji urzędy skarbowe nie mogły uznać dowodu wpłaty za dokonaną w terminie płatność. Po wyjaśnianiach na telekonferencjach, przekazano urzędom skarbowym wskazówki, że w przypadku, gdy poczta dokonała zwrotu podatnikowi to podatnik powinien dokonać ponownej zapłaty podatku, a za datę wpłaty uznajemy ponowną datę zapłaty, natomiast zwrotu odsetek i kosztów upomnienia naliczonych przez urząd skarbowy podatnik powinien w drodze reklamacji domagać się od poczty. Natomiast w przypadku przekazania wpłaty przez pocztę bez zwrotu podatnikowi, pomimo że data wpłaty była późniejsza uznania jej przez urzędy skarbowe w dacie faktycznej zapłaty przez podatnika zgodnie z art. 60 par. 1 Ordynacji podatkowej.

W zakresie wspomnianej ‘procedury „poszukiwawczej”’ uprzejmie wyjaśniamy, że w systemie SSP istnieje rozbudowana funkcjonalność poszukiwania wpłat. Oprócz standardowych kryteriów takich jak: kwoty i zakres dat wpłaty, zakres dat wyciągu, status wpłaty, system umożliwia wyszukiwanie płatności po treści przelewu (identyfikator, nazwa, nazwisko itp.). Wszystkie sposoby wyszukiwania płatności opisane są w Pomocy kontekstowej dostępnej bezpośrednio z systemu SSP.

Centrum Kompetencyjne Rozliczeń było przygotowane organizacyjnie i logistycznie kilka miesięcy przed planowanym terminem wdrożenia. Pierwszy Urząd Skarbowy w Bydgoszczy uczestniczył w pilotażu systemu, w trakcie, którego zgłaszano uwagi i problemy związane z jego funkcjonalnością. Harmonogram wdrożenia i start wersji produkcyjnej był uzależniony od pozytywnego przeprowadzenia testów, w których udział brało kilka jednostek organizacyjnych Administracji Podatkowej.

1.15   Tworzenie decyzji w SPP to pracochłonne dopasowywanie treści do "okienek", by to, co dopiszemy łącznie z narzuconym tekstem "jakoś" brzmiało, przy czym "okienka" są raczej małych rozmiarów,

-  błędnie powoływane teksty jednolite (tekst narzucony przez program),

-  nie zawsze odpowiednie powołanie w treści dokumentu przepisu (oczywiście w tekście narzuconym),

-  przepis nie pasuje do tego, co akurat w konkretnym przypadku należy powołać,

-  dużo kombinacji z wysyłką jednego pisma do kilku adresatów (kombinacja - podgląd - zmiana bo nie tak - kombinacja - podgląd, też nie tak, itd..., jak na ostatniej stronie dokumentu dobrze, to na pierwszej już nie),

-mierny poziom stylistyczny decyzji, czasochłonne zabiegi żeby było w miarę czytelne.

Program mało czytelny, dużo przejść, wracania do poprzedniej strony, panelu, funkcji, itd.

Odpowiedź:

Mimo włożonego wysiłku, komponenty służące wydawaniu decyzji i postanowień wymagają dalszego doskonalenia. Z pewnością istotnym usprawnieniem będzie m.in. dodanie słownika podstaw prawnych.

1.16  Giną deklaracje w SSP. Nikt nie wie co się z nimi dzieje. Czyżby zaginęły bezpowrotnie? Jednego dnia deklaracja jest w naszym urzędzie, a następnego znajduje się w urzędzie na drugim końcu Polski. -

Zaginione przesyłki nie zaginęły, tylko się pojawiły w innym US. U nas jest kilka takich przypadków wpływu pism przychodzących z innych US (mało tego - dopisały się do naszych spraw). To jest cudny i intuicyjny program - pisma same wiedzą, w którym US mają być obsłużone.

Zniknęły pisma w SZD. Wprowadzano je ponownie. Są duże zaległości we wprowadzaniu zaświadczeń i innych dokumentów Części dokumentów, deklaracji SSP nie da się w ogóle wprowadzić, bo autor programu ich nie przewidział choć występują normalnie w praktyce urzędu.

Odpowiedź:

Dotychczas nie stwierdzono przypadków, aby w deklaracjach samoczynnie ulegały zmianie dane urzędu, do którego została skierowana deklaracja. Takie przypadki nie zostały zgłaszane do pomocy informatycznej. Nie należy tego też utożsamiać z przenoszeniem deklaracji między urzędami, ponieważ nadal znajdują się one w jednej bazie centralnej, do której dostęp mają wszystkie urzędy skarbowe.

Przypadki nieprawidłowego działania pism i deklaracji należy zgłaszać na bieżąco do pomocy informatycznej, gdyż pozwoli to zdiagnozować przyczyny wystąpienia błędu.

Przyczyną braku pism przesłanych z SSP do SZD były błędy w obsłudze pism i spraw ze strony użytkowników oraz występujące awarie aplikacji. Obecnie została wgrana poprawka, która nie przekazuje pisma do SZD dopóki nie zostanie nadany numer ID/RD, który pozwala na przekazanie pisma do SZD. W świetle powyższego przy założeniu, że użytkownicy SSP będą prawidłowo wysyłali pisma do ekspedycji, wszystkie pisma przekazane z SSP powinny być widoczne w SZD.

1.18  W P2B po wejściu na kartę widać, czy podatnik wpłacał lub nie, łatwo zobaczyć, czy miał upomnienia, tytuły wykonawcze, w SSP jest to bieganie po zakładkach, żeby zebrać wszystkie te informacje (czasochłonność).

Odpowiedź:

Z poziomu Teczki podmiotu w systemie SSP widoczne jest saldo z wszystkich kont, a także saldo na każdym koncie. Natomiast z poziomu Konta w zakładce Rozliczenia /Okresy widoczna jest informacja związana m.in. dokonanymi wpłatami.

W systemie SSP w zakresie obsługi zaległości tworzone są sprawy Czynności windykacyjne i w ramach tych spraw są generowane pisma, które są widoczne na danej sprawie.

W SSP, jeżeli podatnik ma aktywną choćby jedną sprawę Czynności windykacyjne jest to widoczne już z poziomu Teczki podmiotu.

To czy podatnik miał wystawione upomnienie czy tytuł wykonawczy jest widoczne po przejściu na konto do zakładki Obsługa zaległości/Sprawy, gdzie w kolumnie Etap widoczny jest stan prowadzonej sprawy.

Należy również pamiętać, że w Poltax2B pracownik wykonując raporty sam przygotowuje sobie pracę, a w systemie SSP zadania czy sprawy przydzielane są automatycznie.

1.19    Wystawienie upomnienia w P2B to 3 kliknięcia i drukowanie zbiorowe. W SSP to cały proces. Ogólnie wadą tego systemu jest czasochłonność, nieczytelność. Terminologia zakładek nie przystosowana do realiów US, trzeba było rozgryzać o co chodzi np. z datą zdarzenia i oczywiście jeszcze inne terminy. Z czasem można opanować każdy program, ale na pewno nie jest to coś, co usprawni czasowo naszą pracę.

, Odpowiedź:                             -

Aby wystawić upomnienie w Poltax2B należy w pierwszej kolejności sporządzić raport zaległości nieobjętych upomnieniami, następnie przejść z modułu PDA do modułu KARTY, gdzie należy wprowadzić identyfikator podatnika i dopiero po przejściu do wybranej karty kontowej, możliwe jest wystawienie upomnienia, a w aplikacji Biblioteka Akt należy wprowadzić dane adresata i sposób wysyłki.

W SSP system automatycznie tworzy sprawy związane z obsługą zaległości, co skutkuje brakiem generowania dodatkowego raportu, po kliknięciu na zakładkę „Weź następne zadanie” pracownik nie musi wpisywać identyfikatora czy danej karty podatkowej, gdyż jest przenoszony do właściwej sprawy, ponadto w sprawie jest już wskazana należność.

Kroki, jakie podejmuje pracownik po stronie SSP to przejście do zakładki CRM/Pisma, następnie kliknięcie Dodaj i Zapisz. W wyniku tych czynności zostaje wygenerowane upomnienie. Kolejne czynności dotyczą podpisania dokumentu przez pracownika lub osobę upoważnioną, wskazania metody doręczenia i jego wydrukowania.

System SSP umożliwia automatyczne generowanie pism przy określonych założeniach, jednak, aby było to możliwe wskazana jest obsługa wszystkich podatków w SSP.

Data zdarzenia określa różne terminy w zależności od rodzaju transakcji finansowej. Wskazanie określenia Termin płatności do wszystkich transakcji jest niewłaściwe, gdyż nie każda transakcja jest przypisem np. z odpisem w wyniku umorzenia czy przedawnienia.

1.20    Tylko wykonawca może dokonywać zmian w programie i tylko on ma prawa autorskie. Oznacza to, że nie jest możliwy wybór podmiotu bardziej kompetentnego by poprawił niedociągnięcia Sygnity, a zakończenie współpracy z wykonawcą (bez wzgłędu na jej jakość, czy terminowość) i bez względu na jego „ umiejętności” jest równoznaczne z utratą programu.

Mamy przykłady w kraju, że niektórzy wykonawcy potrafili wykorzystać podobną sytuację tak, by bez końca rozciągać okres wdrożenia zakontraktowanych programów i nieźle na tym zarabiać.

Odpowiedź:

System e-Podatki (w treści punktu „Program”) jest zbudowany z wykorzystaniem dwóch typów komponentów: z oprogramowania gotowego (oprogramowanie GenTax i e-Kancelaria) i z oprogramowania dedykowanego. Zgodnie z podpisaną umową z firmą Sygnity w zakresie oprogramowania gotowego Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Ministerstwu Finansów przenoszalnych licencji lub sublicencji na korzystanie z tego oprogramowania na zdefiniowanych w umowie polach eksploatacji. W treści umowy wprost wskazano, że zakres udzielonych licencji/sublicencji zapewnia Ministerstwu Finansów prawo powierzenia utrzymania i rozwoju Systemu e-Podatki osobie trzeciej niezależnej od Wykonawcy lub producenta. W celu zabezpieczenia interesów Ministerstwa Finansów, w ramach umowy zastosowano dodatkowy mechanizm „depozytu kodów źródłowych” nakazujący Wykonawcy złożenie do depozytu u zaufanej osoby trzeciej, którą mogą być placówki bankowe, kancelarie notarialne lub wyspecjalizowane w tym obszarze firmy, kodów źródłowych oprogramowania gotowego w części obejmującej oprogramowanie klasy ITS (tj. w zakresie GenTax). Wykonawca wypełnił to zobowiązanie i stosowne kody zostały złożone w depozycie w wybranej kancelarii adwokackiej.

Natomiast w zakresie oprogramowania dedykowanego Wykonawca jest zobowiązany do przeniesienia na Ministerstwo Finansów w całości autorskie prawa majątkowe, łącznie z prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, prawem do wykonywania zależnego prawa autorskiego oraz prawem do kodów źródłowych tego oprogramowania w celu jego swobodnego wykorzystania i modyfikacji i w tym zakresie nie było potrzeby stosowania dodatkowych mechanizmów.

W przypadku ewentualnego rozwiązania lub odstąpienia od umowy przez Ministerstwo Finansów, Strony będą musiały dokonać rozliczenia prawidłowo wykonanych prac do dnia rozwiązania lub odstąpienia. W takim przypadku wszystkie odebrane produkty oraz związane z nimi licencje/sublicencje i prawa autorskie pozostaną do dyspozycji Ministerstwa Finansów i dalej będą mogły być wykorzystywane (czyli nie ma żadnej utraty Programu). Utrzymanie odebranych podsystemów Systemu e-Podatki oraz ich rozwój będą mogły być w takim przypadku zlecone w ramach zamówienia publicznego dowolnej firmie, która złoży najkorzystniejszą ofertę (nie ma żadnego uzależnienia ani od Wykonawcy - firmy Sygnity, ani też od producenta oprogramowania gotowego - którym w przypadku oprogramowania GenTax jest firma Fast Enterprises LLC.

Ponadto, należy jeszcze zwrócić uwagę, że umowa z firmą Sygnity od momentu ogłoszenia zamówienia publicznego w tym zakresie była komentowana na rynku IT, jako najbardziej restrykcyjna dla Wykonawców ze wszystkich umów zawieranych przez administrację rządową, w związku z tym, że zawarto w niej wszystkie stosowane na rynku (nawet incydentalnie) mechanizmy zabezpieczenia interesów kupującego. Wszystkie z ww. mechanizmów były kwestionowane przez firmy informatyczne na etapie odwołań w ramach postępowania, rozpatrywanych przez Krajową Izbę Odwoławczą (KIO) - pomimo próby firm informatycznych (w tym również firmę Sygnity) wyeliminowania tych przepisów z obiegu prawnego, Ministerstwo Finansów wykazało w trakcie rozpraw ich zasadność i w związku z tym KIO utrzymała te przepisy w mocy.

1.21    W SSP są rzeczy, które wyglądają tak, jakby celowo zostały skomplikowane, aby było co poprawiać - np. rozpoczynając postępowanie trzeba wybrać datę powstania obowiązku podatkowego z długiej „wielostronicowej” listy, chociaż w innych przypadkach wpisuje się „z ręki" potrzebną datę w formatce.

Możliwe, że chaotyczny i niefunkcjonalny tryb obsługi programu też został tak „skonstruowany ”, by go potem długo i żmudnie upraszczać.

Odpowiedź:

Skomplikowanie niektórych procesów nie wynika z celowego działania - wiązać się może z tym, że mamy do czynienia z oprogramowaniem gotowym podlegającym przekształceniom pod kątem wymagań narzucanych przez administrację podatkową.

W kwestii podanego przykładu - rozpoczynając postępowanie typu wymiar/ulgi datę powstania obowiązku można wprowadzić ręcznie, a lista jest jedynie zawężeniem dopuszczalnych wartości dla tego pola (zawężenie do okresów uprzednio aktywowanych).

Jedocześnie informujemy, że utrzymanie systemu nie będzie ograniczać się jedynie do poprawiania błędów, ale także do poprawiania poszczególnych funkcjonalności, w tym na podstawie zgłoszeń użytkowników.

1.22 Do obsługi SSP potrzeba większej ilości pracowników.

Przy prowadzeniu postępowań podatkowych każdy ruch pracownika musi potwierdzać kierownik.

Do zaświadczeń SD musi być osobny pracownik, ponieważ wydawanie zaświadczeń to „wyższa szkoła jazdy”. Jest mnóstwo czynności, które pracownik musi wykonać by wydać zaświadczenie i zakończyć zadanie. Być może tam, gdzie zaświadczeń jest mało, jest to do ogarnięcia. Pracownicy SD, PCC i KP zajmują się w tej chwili głównie SSP, nie mają czasu na merytoryczne rozpatrywanie spraw. Zarówno w obsłudze bezpośredniej jak i PP musieliśmy dołożyć pracowników. Dzieje się to kosztem innych podatków.

W chwili obecnej w OB do obsługi deklaracji VAT mamy mniej osób niż do obsługi PCC i SD. Jesteśmy przerażeni, co będzie w akcji zeznań rocznych.

Odpowiedź:

Początkowe zwiększenie obciążenia pracą jest konsekwencją wdrożenia każdego - nawet najbardziej doskonałego systemu informatycznego. W przypadku przedmiotowego wdrożenia przyczyn zwiększenia pracochłonności jest kilka:

-  sam fakt konieczności nauczenia się i przyzwyczajenia użytkowników do nowego systemu informatycznego,

-  dostrajanie systemu w zakresie jego wydajności,

-  błędy techniczne i konieczność oczekiwania na ich poprawę,

-  w przypadku pracy na danych zmigrowanych i skonwertowanych z Poltax pracochłonność jest istotnie większa, ponieważ pracujemy na danych, które nie zostały wytworzone w SSP. Wszystkie powyższe przyczyny mają charakter przejściowy i z czasem SSP przyczyni się do poprawy szybkości działania poszczególnych procesów.

W P2B (JOKER) jeden pracownik wydawał ponad 200 decyzji rocznych z KP w ciągu dnia. Tylko nieliczne wymagały prostej, szybkiej edycji. Teraz jak wyda 5 dziennie to góra bo: każdą decyzję trzeba poprawiać (złe podstawy prawne, brak istotnych treści, błędy obliczeniowe...) oraz oczekiwanie po każdym naciśnięciu ENTER, by kółeczko JAVA przestało się kręcić i można było przejść do kolejnej operacji.

Odpowiedź:

W kwestii technicznej do działania SSP nie jest wymagana wtyczka Java - jest ona jedynie wymagana w SZD i do appletu do podpisu elektronicznego.

Duża część zgłoszeń dotyczących błędnych podstaw prawnych i braku istotnych treści wynikała z odmiennych przyzwyczajeń użytkowników, gdyż dotychczas przygotowywane przez nich decyzje zawierały np. informacje niewymagane wprost przepisami, które z ich punktu widzenia są potrzebne. Wszystkie takie uwagi są analizowane i w przypadku ich zasadności wdrażane. Zgłaszana przez wielu użytkowników konieczność uzupełniania danych w zakresie numeru telefonu i pokoju osoby prowadzącej sprawę wynikała z niekompletnego wypełnienia profili użytkowników przez administratorów lokalnych.

Istotnie zdarzały się błędne obliczenia, jednakże były i są one na bieżąco poprawiane.

Z pewnością z czasem wydawanie decyzji będzie przebiegało znacznie sprawniej niż obecnie i zdecydowanie sprawniej niż w Jokerze.

SZD w urzędach skarbowych na szczęście na razie działa szczątkowo. Wprowadzane są tylko metadane z deklaracji i pism i przesyłane do SSP. Wprowadzenie dokumentu jako pisma w sprawie PCC, SD lub KP powoduje automatyczne przesłanie go do SSP i tam jest obsługiwane dalej. Są kłopoty z przekazaniem pism do wysyłki z SSP do SZD. Co jakiś czas poszukujemy zaginionych przesyłek. SSP twierdzi, że przekazała, a w SZD nie ma. Wykonujemy wszystko co mówi instrukcja i wyjaśnienia, ale to nic nie pomaga. W takiej sytuacji piszemy na „helpdesk” i wysyłamy po staremu - korespondencja musi wyjść. Odpowiedzi z „ helpdesku " przychodzą po długim czasie, najczęściej mogą przydać się następnym razem. Być może pismo pojawiło się w innym urzędzie, ale tego nie wiemy.

Próby przekazywania pisma przez SZD do Naczelnika, a następnie do właściwej komórki zakończyły się powrotem do bezpośredniego przekazywania pism do SSP. Jest to po prostu podwójna praca z ręcznym przesyłaniem pisma do SSP.

Odpowiedź:

Przyczyną braku pism przesłanych z SSP do SZD były błędy w obsłudze pism i spraw ze strony użytkowników oraz występujące awarie aplikacji. Obecnie została wgrana poprawka, która nie przekazuje pisma do SZD dopóki nie zostanie nadany numer ID/RD, który pozwala na przekazanie pisma do SZD. W świetle powyższego przy założeniu, że użytkownicy SSP będą prawidłowo wysyłali pisma do ekspedycji, wszystkie pisma przekazane z SSP powinny być widoczne w SZD.

W zakresie „Próby przekazywania pisma ...” - obecnie dekretacja dokumentów w SZD nie ma odzwierciedlenia w SSP - trwają prace nad weryfikacją kolejek w SSP pod kątem odzwierciedlenia dekretacji z SZD w SSP.

Problemy techniczne na styku SSP-SZD są na bieżąco analizowane i usuwane. Obsługa pism przychodzących po zarejestrowaniu powinna odbywać się w SSP. W niedalekiej przyszłości pisma przychodzące przekazywane z SZD do SSP będą miały więcej metadanych, co pozwoli automatycznie rozdzielać je na różne kolejki w SSP, co powinno usprawnić pracę w tym zakresie.

Częstą przyczyną niepojawiania się pism wychodzących z SSP w SZD był mechanizm uniemożliwiający dodanie pisma do zamkniętej sprawy, podczas gdy informacja o zamknięciu sprawy była zapisywana szybciej niż pismo uległo przetworzeniu. Mechanizm ten jest w trakcie poprawiania i problemy tego typu nie powinny występować.

1.25     Kolejki pracy sprawdzają się być może przy rejestracji deklaracji, ale w PP nie. To rozwiązanie jest zbyt podatne na błąd ludzki - podatnik odpowiadając na wezwanie nie wpisze jego numeru (tego już nie dopilnujemy), w kancelarii nie sprawdzą o co chodzi (nie ¹wiadomo czy w ogóle mogą coś w takiej sytuacji zrobić) i system przydziela pismo do załatwienia przypadkowemu pracownikowi.

Zdarzyła się sytuacja, gdy dwóch wspólników tej samej spółki złożyło podania o stwierdzenie nadpłaty, każde trafiło do innego pracownika. Stan faktyczny był w obu sprawach identyczny, decyzje będą identyczne, drugi pracownik tylko marnował czas powtarzając pracę pierwszego. . Trzeba było ręcznie poprawić przydział.

Odpowiedzi na pisma i na wezwania (zwłaszcza) trafiały do przypadkowych pracowników, teraz kierownik wszystkie pisma przydziela ręcznie.

Odpowiedź:

Elektroniczny obieg dokumentów jest nowym rozwiązaniem i budzi wiele emocji wśród użytkowników. Z zasady odzwierciedla on stosowaną dotychczas manualną metodę rozdzielania korespondencji. Kierownik odpowiedzialny za pracę działu dzieli korespondencję przychodzącą w systemie na pracowników przypisując im zadania. Do tej pory przekazywał pracownikom dokumenty papierowe i ewidencjonował sprawy w odpowiednim rejestrze. Konfiguracja systemu jest na tyle elastyczna, że pozwala dostosować system do indywidualnych zasad pracy w urzędzie a obsługa zadania wygląda identycznie niezależnie od wykonującego ją pracownika. Jeśli jakiekolwiek zadanie trafia do "przypadkowego pracownika" - oznacza to niepoprawną konfigurację Grup Wspólnej Pracy i kolejek, co zdecydowana większość urzędów wykonała poprawnie. W przypadku "błędu ludzkiego" istnieją mechanizmy pozwalające na zmianę dekretacji, osoby obsługującej zadanie, wygenerowanie ponownie zadania, załączenie skanu czy zredagowanie odpowiedniego rodzaju pisma.

W opisanej sytuacji system nie przydziela pism pracownikowi. Zadania trafiają do kolejki bez przypisanego prowadzącego (na dzisiaj). Jeśli wielu pracowników ma w swojej GWP tę kolejkę, to faktycznie będą pobierali z niej zadania według określonej kolejności.

Jeśli jednak kolejkę obsługuje kierownik (takie było założenie, a za moment po zmianach każde pismo kierowane na komórkę pokaże się w mojej pracy kierownika tej komórki i nie będzie możliwe automatyczne pobranie zadania z kolejki w przypadku niewłaściwej konfiguracji GWP), to on wskazuje osobę, która załatwia daną sprawę (wskazuje właściwego pracownika do prowadzenia sprawy). Taki podział nie różni się niczym od dzisiaj funkcjonującego, z tym, że poza przekazaniem ręcznym pisma do pracownika robimy to jednocześnie w systemie.

1.26     Podział na role i mikrorole jest nieintuicyjny i tylko generuje zamieszanie. Np. z jakiegoś powodu, by obsłużyć wniosek o zwrot podatku, trzeba mieć dodatkową mikrorolę, chociaż obsługę takich wniosków ma każdy pracownik PP w zakresie swoich obowiązków. Podział na role sprawdzał by się w jakimś programie dla firm do obsługi faktur (wystarczyłyby dwie osoby: księgowa i kontroler rozliczeń), ale nie w urzędzie.

Odpowiedź:

Koncepcja podziału na role i mikrorole omówiona jest w punkcie 1.1 niniejszego pisma.

O funkcjonalnościach, które stanowią element roli lub mikroroli decydują eksperci biznesowi - wynika to z ich doświadczenia i potrzeb z danego obszaru. Trudno stworzyć jednolitą strukturę US oraz określić zakres funkcjonalności dla ról. System pozwala w dowolnym momencie na dostrojenie bieżącego zarządzania pracą i uprawnieniami i jest to zadanie kierującego jednostką.

1.27  Ubogi edytor tekstów w SSP (do tworzenia pism, decyzji...). Edytor tekstu jest zupełnie niefunkcjonalny - brak możliwości justowania, nie można ustawić pogrubienia, kursywej, nie mówiąc już o tym, iż nawet w maszynie do pisania można cofnąć wałek i coś podkreślić, zaś wzory pism zawierają błędy stylistyczne i prawne. W dodatku system formatuje pisma w niechlujny sposób. Wystarczy, że WSA dopatrzy się w jakimś wzorze pisma SSP błędu (np. sędzia będzie chciał błysnąć i uzna, że wezwanie, postanowienie ort. 123, czy decyzja nie może być pisane w pierwszej osobie - bo urzędnik, czy kierownik nie jest organem podatkowym) to wszystkie postępowania oparte na tym samym wzorze pójdą do kosza.

Odpowiedź:

Pisanie pism w pierwszej osobie jest normą w wielu urzędach, nie tylko skarbowych. Decyzja czy postanowienie zawsze jest wydawane przez organ podatkowy, nawet, jeśli (z upoważnienia tegoż organu) podpisuje je pracownik wykonujący pracę w urzędzie. W kwestii wyglądu pism to mechanizm ich generowania będzie udoskonalany, tym niemniej należy pamiętać, że przy ocenianiu prawidłowości pism bardziej niż ich forma istotna jest treść.

1.28  Instrukcja obsługi w SSP deklaracji przesłanych elektronicznie brzmi tak:

"w przypadku deklaracji przesłanych drogą elektroniczną należy je odszukać z poziomu Aplikacji Urzędnika i wprowadzić do SZD/SSP jako deklaracje papierowe Na telekonferencji OB potwierdzono, że w erze cyfryzacji e-deklaracje PCC-3 złożone na nowym wariancie DRUKUJEMY I WPROWADZAMY JAKO PAPIEROWE NA 4 WARIANCIE - bo w innym przypadku będzie problem w SSP.

Odpowiedź:

Sprawa dotyczyła 4 sztuk deklaracji PCC-3 w skali kraju (taka liczba była zawieszona w Aplikacji Urzędnika w momencie wysyłania tego komunikatu). Przy wdrażaniu tak kompleksowego systemu informatycznego jak SSP nie do uniknięcia są problemy techniczne. Istotne jest, że znaleziono rozwiązanie problemu. Było to możliwe również dzięki zaangażowaniu użytkowników SSP, którzy odpowiedzialnie podchodzą do swojej pracy.

1.29Brak potrzebnych raportów.

Brak możliwości robienia raportów o podatnikach posiadających obowiązek KP, rodzaju działalności, działalnościach zlikwidowanych, działalnościach w danych gminach.

Odpowiedź:

Część tych danych jest możliwa do uzyskania za pomocą raportu „Decyzje”. W przypadku braku raportów, podobnie jak w przypadku uwag do pism, należy zapotrzebowania na raport zgłaszać do pomocy informatycznej wraz z uzasadnieniem, w jakim celu jest on potrzebny, jaki zakres danych powinien zawierać. Należy jednak pamiętać, że część raportów, które dotychczas funkcjonowały w Poltax straciły sens istnienia, gdyż ich celem było monitorowanie pewnych zdarzeń, które obecnie przebiegają automatycznie.

1. Szkolenia

Szkolenia są oceniane bardzo nisko, ponieważ często na szkoleniach aplikacja szkoleniowa nie działała łub ulegała zamknięciu w wyniku błędu. To szkolenie prowadzono wtedy „ na sucho ” bez komputera.

Naczelnikom na ich menadżerskim szkoleniu pokazano slajdy a nie działającą aplikację. Nie wyjaśniono ani naczelnikom ani pracownikom koncepcji działania aplikacji a część mikroról została dopisana po instalacji aplikacji w US.

Odpowiedź:

Opisana sytuacja mogła się zdarzyć w początkowym etapie realizacji szkoleń masowych. Dlatego obsługę danych szkoleniowych przy pomocy „Procedury obsługi narzędzia Slice Copy” (08.2015) skutecznie i szybko (09.2015) zastąpiono „Procedurą określania zestawu danych”. Zapobiegło to pomyłkowemu wykorzystywaniu na równolegle trwających szkoleniach tych samych danych szkoleniowych (slice).

Dla kadry kierowniczej, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie dobrymi praktykami, przewidziano nieco inny zakres szkolenia niż dla użytkownika końcowego. Koncepcję działania systemu zawierały przedmiotowe prezentacje opracowane dla każdego obszaru systemu SSP i  CR. W zakresie zarządzania pracą i uprawnieniami uprzejmie wyjaśniamy, że dopisanie mikroról jest możliwe na każdym etapie eksploatacji systemu. Nie świadczy to o nieprawidłowościach, a jest jedynie wynikiem dostosowywania systemu do potrzeb użytkowników.

Tak więc dokumentacja szkoleniowa szybko się zdezaktualizowała. Trenerzy się starali i sami badali aplikację jak mogli, przekazując te wskazówki kursantom, ale to co pojawiło się po wdrożeniu ich też zaskoczyło.

Odpowiedź:

Dokumentacja szkoleniowa (08.2015) jest tworzona wraz z systemem informatycznym. W odpowiedzi na zmiany w oprogramowaniu będące wynikiem przeprowadzanych testów akceptacyjnych i pilotażu została ona zaktualizowana. Udostępniono część 2 dokumentacji szkoleniowej (12.2015), uzupełniającą, która zawierała ćwiczenia obejmujące istotne zmiany w systemie. Dodatkowo na początku lutego br. przeprowadzono szkolenia doszkalające dla trenerów z tego zakresu.

Scenariusze szkoleń były za mało zbliżone do rzeczywistej pracy US.

Odpowiedź:

Zagadnienia występujące w US obejmujące 3 podatki (KP, SD i PCC) stanowią obszerny zakres. Przykładowo scenariusz szkoleniowy dla obszaru „Deklaracje i postępowanie podatkowe” zawiera 221 stron, w tym 12 ćwiczeń dla podatku KP, 28 ćwiczeń dla podatku SD i 21 ćwiczeń dla podatku PCC. W ćwiczeniach ujęto wybrane zagadnienia występujące w US. Nie ma możliwości opisać wszystkich zagadnień w ćwiczeniach scenariusza szkoleniowego.

Na szkoleniach z SZD, gdzie powinno się pokazać jak stosować skaner i drukarkę kodów, czytniki kodów kreskowych, w praktyce wystąpiły tylko ręczne czytniki kodów. I wydrukowane wcześniej przez trenerów karteczki z kodami.

Odpowiedź:

Zapoznanie użytkowników z obsługą techniczną urządzeń związanych z systemem może nastąpić podczas wdrożenia, nie powinno być przedmiotem szkolenia z zakresu obsługi systemu. Ponadto, z uwagi na koszty, nie było możliwe przydzielenie dodatkowych, łatwych w obsłudze, urządzeń wszystkim salom szkoleniowym (55), w których realizowano szkolenia.

Aplikacja szkoleniowa udostępniona dla pracowników urzędów zaczęła działać na dzień przed planowanym ogólnopolskim wdrożeniem. Nie było już czasu na poznanie jej przed wdrożeniem.

Odpowiedź:

Gotowość systemu jest równoznaczna z gotowością środowiska szkoleniowego. Wdrożenie systemu w ograniczonym zakresie, bo związanym z obsługą tylko 3 podatków, umożliwiło sukcesywnie angażować pracowników US i pozwoliło zrealizować szkolenia masowe.

Brak solidnego szkolenia. To co było do tej pory to można nazwać raczej "zapoznaniem z programem". Pracownicy tracą zbyt dużo czasu na rozgryzanie problemów na każdym niemalże etapie. W pierwszym kwartale zmarnowano na to bardzo dużo czasu (którego brakuje) oraz przysporzyło wiele stresu.

Odpowiedź:

Szkolenia były oceniane przez uczestników bardzo dobrze - na dowód zestawienie ocen w skali (1-5) potwierdzające, że jednak były one „solidne”:

Użytkownik, który „zna program”, korzysta z dokumentacji (podręczników użytkownika, prezentacji i scenariuszy szkoleniowych, które udostępniano użytkownikom na stronie internetowej - „DROGOWSKAZ” już w wersji roboczej). To tam może znaleźć rozwiązanie wybranego zagadnienia. Jeżeli jednak stanowi to trudność, to ma możliwość kierowania zapytań do HelpIT. Wychodząc naprzeciw problemom udostępniono także użytkownikom na ww. stronie internetowej Bazę Wiedzy (obecnie 213 pozycji), gdzie opisano szczegółowo zagadnienia nieopracowane w dokumentacji szkoleniowej oraz wytyczne do ich obsługi w systemie.

1. Wdrożenie

Aplikacja została tak przygotowana, że można ją było zainstalować w US. To co się działo potem to już prowizorka i umiejętności radzenia sobie na zasadzie: spróbujmy tak a może się

Odpowiedź:

Udostępniony system jest systemem centralnym i w tym przypadku nie było żadnych instalacji w US. Konfiguracji podlegała jedynie stacja robocza. Do prowadzenia nadzoru nad realizacją wdrożenia powołano koordynatorów na szczeblu izb i urzędów skarbowych. Przygotowana została dokumentacja wdrożeniowa. Dostarczono podręczniki użytkownika. Przeprowadzono szkolenia użytkowników. Należy też zauważyć, że wdrożenie tak złożonego systemu, jakim są e-Podatki wymaga od użytkowników dodatkowego niemałego nakładu pracy. Nie wystarczy usiąść przed komputerem i licząc jedynie na własną intuicję realizować skutecznie powierzone zadania. Konieczne jest zapoznanie się z dokumentacją, wymiana uwag z ekspertami, aktywny udział w szkoleniach, własne samokształcenie.

Czasem jakaś zakładka przestaje działać, a po jakim czasie znów się pojawia i działa (to taka zaleta centralnej aplikacji).