Witam! bardzo proszę o podpowiedź na temat rejestrowania spraw w bibliotece akt.

Czy jeżeli sprawa prowadzona jest przez kilka komórek urzędu to powinna mieć jeden numer sprawy nadany przez komórkę w której sprawa się zaczyna, czy też może za każdym razem sprawa ma być rejestrowana przez każdą komórkę do której trafia.
Poza tym w jaki sposób kierownik działu może odnotować datę przydzielenia sprawy pracownikowi w sytuacji kiedy sprawa jest już zarejestrowana przez inny dział.

Pozdrawiam!

Każda komórka prowadzi swój rejestr - przydział sprawy osobno i tylko linkuje z dokumentem wejściowym o identycznym numerze dla każdej komórki. Myślę, że to samo znajdziesz w dokumentacji BA.

1. Otrzymujesz pismo z poczty i  jest numer nadany jako przychodzące w BA.
2. Wchodzisz na pisma " Przychodzące" (  F3 - wpisujesz nr przychodzący - F4) zmieniasz komórkę na "swoją",
  jeżeli to nie była Twoja,
3. Wówczas wchodzisz na sprawy i tam możesz robić to co potrzebne, tzn. zakładasz sobie sprawę jaką należy założyć
  w Twojej komórce .

Jestem zwolennikiem zakładania spraw, które faktycznie są załatwiane w danej komórce, ale krytycznie ustawiam się,
jeżeli  co niektórzy tworzą śmietniki, aby fikcyjnie wykazać się pracą, której nie zrobili !!!

Czyli rozumiem, że jeżeli sprawa zaczyna się w komórce np. OB ( czynności sprawdzające) i ma nadany nr OB/410-.../11 a następnie przekazana jest do PP celem wszczęcia postępowania to ponownie będzie nadana sprawa o numerze PP/410-.../11
W ten sposób postępowanie dotyczące tego samego zakresu będzie miało dwa numery sprawy.

Według mnie zgodnie z instrukcją kancelaryjną sprawa rejestrowana jest jeden raz; następnie po przekazaniu jej do innej komórki do sprawy przypisany jest kolejny pracownik który kontynuuje sprawę.

rozdział VI par. 6 instrukcji mówi że sprawę rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Każde nowe pismo dotyczące sprawy juz zarejestrowanej otrzyma ten sam numer sprawy przy uwzględnieniu dodatkowych symboli w celu prawidłowego doręczenia przesyłki właściwej komórce

Nie mam przed sobą instrukcji kancelaryjnej ale widać nie jest dostosowana do OBOWIĄZUJACEGO NAS oprogramowania BA jeśli jest tak jak napisałaś.  
Generalnie - i to jest jak najbardziej właściwe - każda sprawa rozpoczyna się od jakiegoś pisma wchodzącego, zeznania, podania ... i jest odnotowywana w BA.  Później , po dekretacji jeśli to tego pisma jest zakładana sprawa w komórce to to pierwotne pismo jest podpinane do każdej sprawy. Ze sprawą wiążą się termin wykonania i osoba odpowiedzialna za wykonanie. Ponieważ BA nie daje możliwości ustalenia kilku osób i terminów więc każda komórka musi taka sprawę zakładać osobno.

Sprawa oczywiście rejestrowana jest raz zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Wcale nie znaczy to, że ma być rejestrowana raz globalnie na poziomie całego us. Sama napisałaś, że należy przeprowadzić czynności sprawdzające w OB więc żeby była jasność podkreślę - sprawą są czynności sprawdzające w OB. Jak z nich wyjdzie, że postępowanie jest niezasadne to przecież nikt nie będzie go wszczynał. Jeżeli jednak postępowanie będzie zasadne to mamy do czynienia z zupełnie nową sprawą - przeprowadzeniem postępowania.  Ja tu sprzeczności nie widzę.

Czyli rozumiem, że jedne akta podatnika dot. tego samego postępowania bedą miały dwa numery spraw: jeden nadany przez OB a drugi przez PP.
Tylko zastanawia mnie jak mają zostać opisane akta ( zgodnie z instrukcją )
czy sprawa ma mieć założone dwoje akt ???

Powiem szczesze że dla mnie logiczne jest zakładanie sprawy jeden raz i bez względu na komórkę przez którą sprawa przechodzi ma zawsze ten sam numer rozszerzony jedynie o inne symbole ułatwiające jej identyfikację.

Czy urząd sam może rozszerzać o nowe symbole jednolity rzeczowy wykaz akt!!!!

Primo po pierwsze, akta podatnika dotyczące postępowania będą miały numer postępowania - to prowadzi PP.
Do postępowania nie należy mieszać innych czynności typu czynności sprawdzające (CzS), natomiast do akt postępowania można włączyć protokół z tych czynności.

Primo po drugie, co to jest sprawa ? Ano jest to coś co wymaga czynności urzędowych, które należy podjąć w celu jej załatwienia. Są sprawy proste - wydanie zaświadczenia. Wniosek wszczyna taką sprawę a zaświadczenie ją kończy. A jak w trakcie wydawania tego papierka ktoś zauważy coś co go zainteresuje to co, wszystkie dalsze czynności mają mieć kod z RWA dotyczący wydawania zaświadczeń ? Przez analogię jeżeli coś powoduje konieczność przeprowadzenia CzS to coś je wszczyna (pismo, informacja wewnętrzna lub zewnętrzna itp.) i protokół je kończy (o ile chcemy sprawę załatwić porządnie). Dopiero w toku CzS jest wiadome czy trzeba podjąć będzie dalsze kroki. Źródłem ewentualnego postępowania podatkowego nie jest informacja, która rozpoczęła CzS tylko wynik tych CzS. Nic nie stoi więc na przeszkodzie by wynik CzS generował (lub nie) kolejną sprawę do załatwienia w tej samej lub innej komórce US.

O symbole trzeciego i czwartego rzędu tak. Ale nie warto bo zaraz wejdzie nowa instrukcja kancelaryjna i nowy RWA.

W oparciu o jakie przepisy, wyjaśnienia, wytyczne można rozszerzyć w BA rzeczowywykaz akt!

Czy mogą to zrobić informatycy na wniosek danej komórki, czy tez trzeba pisać do Archiwum Państwowego?

Bardzo proszę o info

Jeśli podlegasz pod to nowe rozporządzenie z 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, to niestety sama nie możesz rozszerzać wykazu akt o żadną klasę. Archiwum Państwowe nic tu nie pomoże, ponieważ jedyny, kto może rozszerzyć wykaz akt jest prezes RM :/

Może to głupie pytanie ale o jakie rozporządzenie chodzi?

Tu jest link do rozporządzenia:
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet? ... 0110140067