<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Minister Pracy i Polityki Socjalnej określił sposób prowadzenia akt osobowych pracownika w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z przepisami rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - są to:
- wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Pracodawca ma prawo zażądać tych dokumentów od pracownika przyjmowanego do pracy.
Uwaga: Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
B) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami, tj. z:
- regulaminem pracy,
- z treścią pisemnej informacji pracodawcy o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a także dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w przypadku, gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy,
Uwaga: jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w obwieszczeniu (art. 150 Kodeksu pracy).
- przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz
- zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do ukończenia przez nie 4 roku życia, czy też wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy:
- art. 148 pkt 3: w systemach i rozkładach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138, 143 i 144, czas pracy pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody nie może przekraczać 8 godzin (pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy);
- art. 178 § 2: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy;
- art. 188: pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
i) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego pracodawcy wniosku o obniżenie jego wymiaru czasu pracy (art. 186.7. Kodeksu pracy),
j) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
k) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarty taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
ł) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
m) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
n) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
o) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
p) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
B) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
c) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
e) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarty taką umowę,
f) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, natomiast każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Biuletyn podatki.pl 17.10.2005 <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

<!--sizeo:3--><span style="font-size:12pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Akta osobowe pracowników : <!--sizec--></span><!--/sizec-->
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia, jest założenie i prowadzenie – oddzielnie dla każdego pracownika – akt osobowych. Stanowi o tym art. 94 pkt 9a) k.p.
Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną (art. 281 pkt 6 k.p.). Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem. W praktyce jego stosowanie rodzi jednak szereg wątpliwości, które postaramy się dziś wyjaśnić.
Akta osobowe trzeba prowadzić dla każdego pracownika, a więc osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Nie ma obowiązku prowadzenia teczek personalnych dla osób, które są angażowane na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.
Akta osobowe należy prowadzić odrębnie dla każdego pracownika. Nie może być więc takiej sytuacji, że dokumenty kilku pracowników, np. jednego działu, przechowywane są w jednej teczce personalnej (przykład 1 i 2).

PRZYKŁAD 1 Specjalista do spraw personalnych zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich pracowników magazynu, którzy zaraz po zatrudnieniu podpiszą umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej?
Paragraf 6 rozporządzenia stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma zatem możliwości prowadzenia akt dla kilku pracowników, nawet jeśli zawarli umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Umowa ta powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, ilu pracowników ponosić będzie wspólną odpowiedzialność materialną na podstawie jej zapisów. Każdemu pracownikowi, który ponosi wspólną odpowiedzialność, zostanie przekazany jeden jej egzemplarz, a kopia tej umowy powinna znaleźć się w części B akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.
PRZYKŁAD 2 Stefania J. prowadzi samodzielnie zakład fryzjerski. Do tej pory nie zatrudniała pracowników, ponieważ nie było takiej potrzeby. Ze względu na to, że klientów jest coraz więcej, poprosiła o pomoc swoją siostrę cioteczną. Ma zamiar zatrudnić ją na podstawie umowy o pracę. Zastanawia się, czy dla niej jednej będzie musiała prowadzić akta osobowe.
Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a więc na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę), musi dla każdego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudnia. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy więc również tych pracodawców, którzy zatrudniają choćby jednego pracownika.

Jak prowadzić akta osobowe
Akta osobowe powinny składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:
1) w części A – należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie;
2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (par. 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).
Numerowanie i spis dokumentów
Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować (par. 6 ust. 3 rozporządzenia). Numerować należy dokumenty w ramach poszczególnych części akt osobowych. Każda z części powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis treści) znajdujących się w niej dokumentów (par. 6 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli więc pracownik doniesie w późniejszym terminie np. kolejne świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo zaświadczenie o ukończeniu jakiegoś kursu, trzeba pamiętać, by wpiąć takie świadectwo lub zaświadczenie do akt osobowych, nadać mu numer, ale także dokonać zmiany spisu treści tej części akt, w której dokonuje się takiego uzupełnienia (przykład 3).

PRZYKŁAD 3 Nasi pracownicy nie przynoszą do działu kadr od razu wszystkich dokumentów, tylko stopniowo donoszą je. Czy nie powinnyśmy takich dokumentów przyjmować jako dostarczonych po czasie, czy wręcz przeciwnie – przyjąć dokument i zmieniać spis treści akt osobowych?

Jeśli pracownik doniesie do działu kadr np. kolejne świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo zaświadczenie o ukończeniu jakiegoś kursu, należy zrobić kopię takiego dokumentu, potwierdzić go „za zgodność z oryginałem” i wpiąć chronologicznie do akt osobowych, w tym przypadku do części A. To jednak nie wszystko. Takiemu dokumentowi należy nadać numer, co niekiedy powoduje konieczność zmiany numerów pozostałych dokumentów w części A, oraz dokonać zmiany spisu treści tej części akt, w której dokonuje się uzupełnienia.
Należy pamiętać, że w aktach osobowych pracownika przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów. Nigdy nie oryginały. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (par. 1 ust. 3 rozporządzenia).
Dokumentacja a przejście zakładu pracy
Jeśli następuje przejście części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. albo na innej podstawie, powodujące następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z ich stosunkami pracy pracodawcy przejmującemu tych pracowników (par. 9 rozporządzenia).

Jak długo przechowywać akta osobowe
Dokumentację płacową, tj. listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS; t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Akta osobowe należy natomiast przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy i – tak jak dokumentację płacową – jeszcze przez 50 lat od zakończenia tego zatrudnienia (art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396 ze zm.).
Warto wiedzieć, że ze względu na brzmienie art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach co do okresu przechowywania akt osobowych istnieją dwie rozbieżne interpretacje. Zdaniem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych akta osobowe należy przechowywać przez 50 lat. Niektórzy uważają jednak, że w przepisach istnieje luka i nie ma wskazanego okresu przechowywania akt osobowych. Dla bezpieczeństwa jednak pracodawca powinien przechowywać akta przez 50 lat. Muszą być więc wykonane w taki sposób i z takich materiałów (sztywnych teczek, plastikowych okładek), które pozwolą sprostać temu obowiązkowi.
W razie ogłoszenia upadłości lub postawienia w stan likwidacji, pracodawca musi przekazać dokumentację (płacową i akta osobowe) do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm znajdują się w urzędach wojewódzkich. Pracodawca powinien także zapewnić środki finansowe na przechowywanie tej dokumentacji na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu. Jeśli sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, wyda postanowienie, w którym stwierdzi, że pracodawca nie ma możliwości zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Jest to Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje w Milanówku przy ul. Okrzei 1 (strona internetowa: www.milanowek.ap.gov.pl). Przed wydaniem postanowienia sąd zasięgnie opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o stanie majątkowym pracodawcy.

WAŻNE - W aktach nie należy przechowywać oryginałów świadectw pracy ani dyplomów/świadectw pracownika. Należy zrobić z nich kopie i poświadczyć „za zgodność”, a oryginały oddać pracownikowi (par. 1 ust. 3 rozporządzenia).

Część A
Kiedy zapada decyzja o zatrudnieniu pracownika, pracodawca musi założyć dla niego teczkę osobową i rozpocząć gromadzenie dokumentacji niezbędnej do jego zatrudnienia (zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm., zwanym dalej rozporządzeniem). Gromadzenie dokumentacji zaczynamy od części A.
W części A akt osobowych przechowywać należy dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie (par. 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z par. 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia), tj.:
• kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (badanie wstępne),
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
• dodatkowo kandydat może (nie musi) przedstawić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Świadectwa pracy
Na żądanie pracodawcy kandydat do pracy powinien przedstawić świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (par. 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Rozporządzenie nie wskazuje, że pracownik ma obowiązek dostarczyć wszystkie świadectwa pracy potwierdzające cały przebieg jego kariery zawodowej, a jedynie te, które poświadczają jego pracę w roku, w którym ubiega się o zatrudnienie u konkretnego pracodawcy. Oznacza to, że kandydat do pracy może (nie musi) dodatkowo przedłożyć świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (zgodnie z par. 1 ust. 2 rozporządzenia). W praktyce, mimo takiego brzmienia przepisów, działy kadr wymagają, i słusznie, by pracownik dostarczył wszystkie świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy. Przedstawienie wszystkich świadectw pracy, a nie tylko z roku kalendarzowego, w którym pracownik podejmuje zatrudnienie, pozwala bowiem na prawidłowe ustalenie zakresu jego uprawnień – np. prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru, uprawnienia do nagrody jubileuszowej. Trzeba to wytłumaczyć pracownikowi tak, by zrozumiał, że okazanie wszystkich świadectw pracy leży w jego interesie. Należy jednak pamiętać, że pracodawca może żądać okazania świadectw pracy tylko z tego roku, w którym stara się o zatrudnienie pracodawcy. Pozostałe – okazuje, jeśli taka będzie jego wola. Wszystkie te świadectwa przechowywać należy w części A akt osobowych.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata do pracy oraz inne umiejętności
W części A akt osobowych należy także przechowywać dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata wymagane do wykonywania oferowanej pracy (par. 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia). Są to np.:
• dyplomy ukończenia szkół,
• certyfikaty potwierdzające znajomość języków obcych,
• świadectwa ukończenia kursów, które są niezbędne do wykonywania pracy, o otrzymanie której stara się kandydat,
• prawo jazdy – w przypadku kierowców.
Kandydat może także przedłożyć pracodawcy dokumenty potwierdzające jego umiejętności i kwalifikacje zawodowe, które nie są wymagane do wykonywania oferowanej pracy (par. 1 ust. 2 rozporządzenia), np. świadectwa ukończenia kursów, które nie są niezbędne do wykonywania zaoferowanej mu pracy. Należy to do uznania kandydata. Jeśli kandydat je dostarczy, należy przechowywać ich kopie w części A akt osobowych (przykład 4 i 5).

PRZYKŁAD 4 Pani Anna – specjalista ds. kadr, zakłada teczkę osobową dla nowego pracownika, który ma być zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Przyszły pracownik przyniósł pani Annie zaświadczenie o ukończeniu kursów: z komunikacji interpersonalnej, asertywności oraz kursu na specjalistów bhp. Nie okazał natomiast prawa jazdy. Tymczasem wykonywanie pracy przedstawiciela wiąże się z koniecznością prowadzenia pojazdu służbowego. Czy p. Anna może zażądać od kandydata przedłożenia prawa jazdy kat. B?
Tak. Pracodawca może zażądać od kandydata do pracy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, które są wymagane do wykonywania oferowanej pracy (par. 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia). Niewątpliwie kandydat, który ma być zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego, któremu zostanie powierzony samochód służbowy do wykonywania zadań, powinien posiadać stosowne prawo jazdy. Z tego względu kadrowa może żądać okazania przez kandydata jego prawa jazdy. Następnie powinna zrobić z niego kserokopię, poświadczyć „za zgodność z oryginałem” i przechowywać w części A akt osobowych.
PRZYKŁAD 5
Osoba, która ma być zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw płac wraz z kompletem swoich dokumentów, przedłożyła w dziale kadr zaświadczenie o ukończeniu kursu haftu artystycznego, śpiewu solowego oraz zaświadczenie o odbyciu kursu na agenta ubezpieczeniowego. Kadrowa poinformowała ją, że tego typu dokumenty nie są potrzebne do wykonywania pracy specjalisty do spraw płac i z tego względu pracownica nie ma obowiązku ich okazywania. Pracownica upiera się jednak, by dokumenty te włożyć do jej akt osobowych. Jak powinna postąpić kadrowa?
Zgodnie z par. 1 ust. 2 rozporządzenia kandydat do pracy może przedłożyć pracodawcy dokumenty potwierdzające jego umiejętności i kwalifikacje zawodowe, które nie są wymagane do wykonywania zaoferowanej mu pracy. Należy to do uznania kandydata. Jeśli je dostarczy i chce, by znajdowały się w jego aktach osobowych, należy przechowywać ich kopie w części A akt osobowych.
Inne dokumenty
Pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia również innych dokumentów niż wcześniej opisane, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (par. 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia). Takim najczęściej wymaganym dokumentem jest zaświadczenie o niekaralności kandydata do pracy. Pamiętać jednak należy, że można go żądać tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy (art. 221 par. 4 k.p. oraz par. 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia) – przykład 6 i 7.

PRZYKŁAD 6 Pani Ela zajmuje się sprawami prawnokadrowymi w straży miejskiej. Ostatnio przyjmowała bezrobotnego do wykonywania prac interwencyjnych. Podejrzewa, że kandydat był karany. Chce to jednak sprawdzić. Zastanawia się więc, czy może zażądać od niego przedstawienia zaświadczenia o niekaralności.
Strażnikiem gminnym może być osoba, która nie była karana sądownie (art. 24 pkt 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych.
– Dz.U. nr 123, poz. 779 ze zm.). Z tego względu, moim zdaniem, od kandydata na strażnika gminnego pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Kandydat do pracy może wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego o wydanie takiego zaświadczenia (art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym – Dz.U. nr 50, poz. 580 ze zm.). Prawo do uzyskania informacji o niekaralności przysługuje także pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym). Z tego względu straż gminna może wystąpić bezpośrednio do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o to, czy kandydat do pracy na stanowisku strażnika gminnego był karany.
PRZYKŁAD 7
Firma „Alfa” właśnie rekrutuje kandydatki na stanowisko kasjerki. Zastanawia się, czy może wystąpić do KRK z zapytaniem o to, czy były karane lub też zażądać od każdej z kandydatek przedstawienia takiego zaświadczenia.
Firma „Alfa” nie może wystąpić w imieniu pracodawcy do KRK z zapytaniem, czy kandydatki były karane. Prawo do uzyskania informacji o niekaralności przysługuje bowiem pracodawcom tylko wówczas, gdy ustawa przewiduje, że na danym stanowisku można zatrudnić tylko pracownika niekaranego (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym). Żadne przepisy nie przewidują natomiast, że osoba zatrudniona na stanowisku kasjera ma być niekarana.
Wątpliwe jest również, czy można żądać zaświadczenia o niekaralności bezpośrednio od kandydatek. Moim zdaniem nie, ponieważ obowiązek przedłożenia przez kandydatki ubiegające się o pracę kasjerek zaświadczeń o niekaralności nie wynika z żadnych przepisów. Pracodawca może natomiast żądać podania innych danych niż wskazane w art. 221 k.p. oraz przełożenia innych dokumentów niż wymienione w rozporządzeniu tylko wówczas, gdy wynika to z odrębnych przepisów (art. 221 par. 4 k.p. oraz par. 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia).
Dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień
W części A akt osobowych pracodawca powinien przechowywać także dokumenty pracownika stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które uprawnia pracownika do dodatkowego urlopu.
Czego nie powinno być w części A akt osobowych
Praktyka wskazuje, że w części A pracodawcy zwykle przechowują także zaświadczenia o odbyciu wstępnego szkolenia bhp i instruktażu stanowiskowego. W tej części niekiedy przechowuje się także pisemne potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy oraz otrzymania pisemnej informacji, o której mowa w art. 29 par. 3 k.p. Tymczasem te dokumenty muszą znajdować się w części B akt osobowych.
To samo dotyczy kopii zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna czy też oświadczenia pracownika o posiadaniu lub nieposiadaniu statusu bezrobotnego oraz pobieraniu lub niepobieraniu zasiłku dla bezrobotnych. To oświadczenie również powinno być przechowywane w części B, a nie w A, mimo że pracownik składa je jeszcze przed zawarciem umowy o pracę.

Część B
Część B akt osobowych jest częścią najobszerniejszą. Gromadzi się w niej bowiem wszystkie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
B) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
• treścią regulaminu pracy,
• informacją, o której mowa w art. 29 par. 3 k.p.,
• przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
• z obwieszczeniem, które mają obowiązek wydać pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nieposiadający regulaminu pracy i nieobjęci układem zbiorowym pracy, a w którym muszą określić systemy i rozkłady czasu pracy zatrudnionych u nich pracowników oraz przyjęte okresy rozliczeniowe,
c) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 par. 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
e) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
f) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
g) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
h) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
i) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
j) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
k) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
l) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
m) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy),
n) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej
do właściwego inspektora
pracy,
o) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
p) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
q) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Oczywiście także ta część powinna posiadać swój odrębny spis treści, a jej poszczególne dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane.

WAŻNE - Kandydat do pracy może (nie musi) dodatkowo przedłożyć świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia.

Część C
W części C akt osobowych pracownika przechowywać należy wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika w firmie oraz ewentualną korespondencję mająca miejsce już po rozwiązaniu z nim umowy o pracę, tj.:
a) dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – takie jak:
• oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę lub pracownika,
• porozumienie stron rozwiązujące umowę o pracę,
• oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• dokumenty potwierdzające zaistnienie zdarzeń powodujących wygaśnięcie umowy o pracę (kopię – odpis karty zgonu pracownika, informację dotyczącą tymczasowego aresztowania pracownika);
B) dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 par. 3 k.p.),
c) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 par. 2 k.p.c.);
f) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taką umowę zawarliście z pracownikiem;
g) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Okresowe badania lekarskie po rozwiązaniu stosunku pracy dokonywane są na wniosek osoby, która była zatrudniona u pracodawcy, jeżeli w czasie trwania zatrudnienia wykonywała pracę w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
Iwona Jaroszewska-Ignatowska Gazeta Prawna 23.03.2006 r. <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Obok umowy o pracę - pisemna informacja o warunkach zatrudnienia
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Obowiązek dostarczenia pracownikowi pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia oraz treść dokumentu omawialiśmy na początku września 2006 r., przy okazji sygnalizowania zmian w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2006 r. nr 221, poz. 1615), które weszły w życie 5 sierpnia 2006 r. Nałożenie obowiązku na pracodawcę nastąpiło jeszcze przed akcesją Polski do Unii Europejskiej i miało na celu dostosowanie naszych przepisów w tym zakresie do wymogów Wspólnoty. Artykuł 2 dyrektywy 91/533/EWG z dnia 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy (Dz. Urz. WE L 288 z 08.07.1992 r.) zobowiązuje do poinformowania pracownika o zasadniczych aspektach umowy lub stosunku pracy. Informacje te mają obejmować m.in.:
- długość płatnego urlopu, do którego pracownik jest uprawniony, lub, jeżeli nie może on być określony przy udzielaniu informacji, procedury przyznawania i ustalania takiego urlopu,
- długość okresów wypowiedzenia, przestrzeganych przez pracodawcę i pracownika, w przypadku zakończenia umowy i stosunku pracy, lub, jeżeli nie może on być określony przy udzielaniu informacji, sposoby określania takich okresów wypowiedzenia,
- częstotliwość wypłacania wynagrodzenia, do którego pracownik jest uprawniony,
- długość normalnego dnia lub tygodnia pracy pracownika,
a tam gdzie ma to zastosowanie:
- układy zbiorowe regulujące warunki pracy pracownika.
Jak już wspomnieliśmy, implementacja postanowień dyrektywy do polskiego Kodeksu pracy skutkowała nałożeniem na pracodawcę obowiązku poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia. Informacja ta musi przyjąć formę pisemną i zawierać dane o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 K.p.).
Jak widać, po nowelizacji informacja zyskała charakter indywidualny. Ustawodawca dopuszcza ponadto w miejsce opisu wymienionych warunków zatrudnienia wskazanie przepisów prawa pracy (powszechnie obowiązującego bądź wewnętrznego) regulujących wymienione zagadnienia. Warte podkreślenia jest także to, że zmiana warunków objętych obowiązkiem informacyjnym wymaga obecnie przygotowania kolejnej informacji. Podobnie w razie zmiany w układzie zbiorowym pracy lub objęcia pracownika takim układem. Informacja o zmianach warunków zatrudnienia bądź o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub zmianie układu, którym pracownik jest objęty, winna być mu doręczona niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - najpóźniej w dniu rozwiązania umowy (art. 29 § 32 K.p.).<!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 z dnia 2007-01-10

W jakim terminie powinno być wydane świadectwo pracy
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Kiedy powinno nastąpić wydanie świadectwa pracy? Co grozi pracodawcy, który w terminie nie spełni tego obowiązku?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, w miejscu zatrudnienia pracownika. Jeżeli wydanie świadectwa pracy w tym dniu nie jest możliwe, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Doręczenie powinno nastąpić na adres pracownika podany w aktach osobowych. Jeśli adres ten jest nieaktualny, pracodawca zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 28 października 1976 roku, I PZP 41/76, nie ma obowiązku ustalania nowego miejsca pobytu pracownika. W takiej sytuacji świadectwo pracy powinno trafić do akt osobowych pracownika.

Nie jest wskazane wydawanie świadectwa pracy w okresie wypowiedzenia, tj. jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. W tym czasie mogą bowiem zajść zdarzenia, które spowodują, że informacje zawarte w świadectwie staną się nieaktualne (np. w okresie wypowiedzenia dojdzie do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika).

Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy bez osobnego wezwania pracownika. Tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracodawca wydaje świadectwo pracy, o ile pracownik tego zażąda.

Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje świadectwa pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 par. 1 pkt 3 k.p.). W przypadku niewydania świadectwa pracy w terminie pracownik może domagać się nakazania pracodawcy jego wydania przed sądem pracy. Może też dochodzić od pracodawcy naprawienia wyrządzonej w związku z tym szkody. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni.

AGNIESZKA LECHMAN-FILIPIAK - radca prawny kancelaria Linklaters<!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->
Gazeta Prawna 26.10.2007 r.