<!--sizeo:3--><span style="font-size:12pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Czy pracownik może korzystać z własnego samochodu dla potrzeb firmy? <!--sizec--></span><!--/sizec-->
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Czyim samochodem pracownik jedzie w podróż służbową?
Kodeks pracy w art. 775 § 2 sformułował upoważnienie dla ministra właściwego do spraw pracy, aby ten w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie to powinno zaś w szczególności określać wysokość i warunki zwrotu kosztów przejazdów. Kodeks pracy stanowi również, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż w jednostce budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce budżetowej (warunek ten dotyczy jedynie diet). Skoro więc firma nie jest jednostką budżetową, może dowolnie ustalać zasady i wysokość zwrotu wydatków na przejazdy samochodami; jeśli jednak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w tej materii, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej - z odpowiednim zastosowaniem przepisów dotyczących pracowników jednostek budżetowych.

Na podstawie upoważnienia ustawowego zostały wydane dwa rozporządzenia:

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Ww. rozporządzenia określają, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (w przypadku podróży krajowych zgoda może dotyczyć również motocykla lub motoroweru). Pracodawca nie może więc wyrazić zgody na odbycie podróży służbowej samochodem ciężarowym, który nie jest jego własnością.
Wniosek pracownika nie musi mieć żadnej specjalnej formy, zgoda pracodawcy może być nawet dorozumiana. Zauważmy jednak, że samochód, którym pracownik odbywa podróż służbową nie musi być własnością firmy, ale nie musi być również własnością pracownika. W przepisie jest bowiem mowa o „samochodzie osobowym niebędącym własnością pracodawcy”, a nie o „samochodzie będącym własnością pracownika”.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem, niebędącym własnością firmy, wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;
0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3;
0,2161 zł - dla motocykla;
0,1297 zł - dla motoroweru.
Zaznaczyliśmy jednak wyżej, że ww. limity dotyczą jedynie pracowników jednostek budżetowych, zaś innych pracowników dotyczą tylko wtedy, kiedy ich układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania lub umowy o pracę nie zawierają postanowień w tej materii. Pracodawca inny niż jednostka budżetowa może więc ustalić np. w umowie o pracę wyższe limity; jest zaś związany maksymalną ich wysokością w razie braku regulacji w przepisach układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania czy umów o pracę. Rzadko który pracodawca skorzysta jednak z tej możliwości, ponieważ nie będzie miał prawa do zaliczenia całej kwoty wydatku do kosztów podatkowych (o czym będzie mowa w jednym z przyszłych artykułów z cyklu "samochód w firmie").
W przypadku podróży służbowych odbywanych samochodem niebędącym własnością pracodawcy, nie ma potrzeby spisywania umowy w tym zakresie. Do odbycia podróży takim samochodem wystarczy jedynie zgoda pracodawcy na wniosek pracownika (ponieważ ww. rozporządzenia nie stawiają w tym względzie żadnych warunków, można uznać nawet, że zarówno wniosek, jak i zgoda, mogą być wyrażone ustnie; dla celów dowodowych i podatkowych warto jednak zarówno wnioskowi, jak i zgodzie nadać formę pisemną).

Czy trzeba używać samochodu firmowego do jazd lokalnych?

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku jazd lokalnych. Dwa rozporządzenia, przytoczone wyżej, dotyczą bowiem wyłącznie podróży służbowych. Do jazd lokalnych zastosowanie ma natomiast rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 poz. 271 ze zm.). Zgodnie z § 1 ust. 1 tego rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Aby zatem pracownik mógł używać swojego samochodu (lub innego, ale niebędącego własnością firmy) w jazdach lokalnych, musi zawrzeć umowę z pracodawcą. Wzór takiej umowy prezentujemy w dziale umów:

Umowa o używanie samochodu pracownika do celów służbowych

Koszty używania pojazdów do celów służbowych

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł,
2) dla motocykla – 0,2161 zł,
3) dla motoroweru – 0,1297 zł.

W przypadku jazd lokalnych, pracodawca ustala również miesięczny limit kilometrów. Limit ten ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć:

300 km – w gminie do 100 tys. mieszkańców,
500 km – w gminie o liczbie mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys.,
700 km – w gminie ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit powyższy może zostać podwyższony dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km. Limit można również podwyższyć dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Najczęściej zwrot kosztów używania pojazdów w jazdach lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać:

dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz
określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Rozliczenie jazd lokalnych niekoniecznie musi się jednak odbywać w formie ryczałtu. Jeśli bowiem pracodawca tak zdecyduje, pracownik może otrzymać kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km. Musi wtedy jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w taki sam sposób, w jaki dokumentuje się podróże służbowe. <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., nr 236, poz. 1990 ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r., nr 236, poz. 1991 ze zm.);
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 1998 r., nr 21, poz. 94, ze zm.);
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.)

<!--sizeo:2--><span style="font-size:10pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Gazeta Prawna 30.09.2005 <!--sizec--></span><!--/sizec-->

<!--sizeo:3--><span style="font-size:12pt;line-height:100%"><!--/sizeo--> Czym są podróże służbowe i jazdy lokalne? <!--sizec--></span><!--/sizec-->

<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Przedmiotem cyklu, do którego należy niniejszy artykuł, są kwestie dotyczące samochodów firmowych. Tematyka podróży służbowych zaś to nie tylko rozliczenia związane z używaniem samochodów, ale również diety, wydatki na noclegi, itp. Tematyka ta wykracza jednak poza zakres tego opracowania, a zatem przy omawianiu podróży służbowych pominięte zostaną kwestie niezwiązane z używaniem w tym celu samochodów firmowych. W następnych artykułach z tego cyklu zostaną omówione przypadki używania prywatnych samochodów pracowników w celach służbowych – chociaż nie są to samochody firmowe, to jednak używane są jako surogat tych ostatnich, na mocy wyraźnego przyzwolenia ustawodawcy, a ich używanie pociąga za sobą określone skutki podatkowe dla firmy. Teraz natomiast skupimy się na wyjaśnieniu pewnych podstawowych pojęć.
Odbycie podróży służbowej lub jazd lokalnych przez pracownika pociąga za sobą określone konsekwencje zarówno dla firmy, jak również dla samego pracownika. Pracownik może realizować zadanie służbowe różnymi środkami transportu, jednakże w niniejszym opracowaniu omówione zostaną jedynie przypadki jazd odbywanych samochodem. Pracownik może odbyć podróż przede wszystkim samochodem firmowym, jednakże w pewnych sytuacjach może ją odbywać również samochodem prywatnym (a nawet innym, który nie jest własnością firmy). Sposoby rozliczania podróży odbywanych samochodem firmowym oraz samochodem niebędącym własnością firmy zostaną omówione w kolejnych artykułach z tego cyklu. Punktem wyjścia jest jednak zdefiniowanie podróży służbowej oraz jazd lokalnych.

Co to jest podróż służbowa?
Zgodnie z przepisem art. 77/5 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem tylko taka podróż, która odbywa się poza miejscowością, w której ulokowana jest siedziba firmy albo poza stałym miejscem pracy. Czasem zapisy w umowie o pracę mogą zatem powodować, że wyjazd dwóch osób poza tę samą miejscowość będzie podróżą służbową tylko dla jednej z nich.

Co jest "jazdą lokalną"?
Pracownik A (kierownik działu sprzedaży) zatrudniony jest w firmie w Opolu i w jego umowie o pracę znajduje się zapis, że miasto Opole (będące również siedzibą firmy) jest jego miejscem pracy. Pracownik B, zatrudniony w tej samej firmie, ma w umowie o pracę zapis, że jego stałym miejscem pracy jest terytorium całego województwa opolskiego (jest on przedstawicielem handlowym). Wyjazd pracownika A do Niemodlina w celu poprowadzenia rozmów z kontrahentem, będzie dla niego podróżą służbową. Wyjazd do tego samego miasta przez pracownika B będzie tylko odbyciem jazdy lokalnej, ponieważ jest to wyjazd na terytorium tego samego województwa, które jest jego miejscem pracy (pracownik B nie wyjechał więc poza swoje stałe miejsce pracy).
Jak wynika z powyższego, z jazdą lokalną będziemy mieli do czynienia wtedy, kiedy podróż odbywa się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w stałym miejscu pracy.
W dalszym ciągu cyklu artykułów o samochodach firmowych, w celu odróżnienia ww. rodzajów podróży, będziemy używać sformułowań „podróż służbowa” oraz „jazdy lokalne”.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.) <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->


<!--sizeo:2--><span style="font-size:10pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Gazeta Prawna 28.09.2005 <!--sizec--></span><!--/sizec-->

<!--sizeo:3--><span style="font-size:12pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Jak rozliczać należności pracownika z tytułu podróży służbowych? <!--sizec--></span><!--/sizec-->

<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Kwoty otrzymywane przez pracownika z tytułu podróży służbowej są jego przychodem ze stosunku pracy. Nie zawsze jednak przychód ten podlega opodatkowaniu. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wolne od podatku są również przychody z tego tytułu osób niebędących pracownikami, po spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.
W artykule pt. "Czy pracownik może korzystać z własnego samochodu dla potrzeb firmy?" w podrozdziale „Czyim samochodem jedzie pracownik w podróż służbową?” zostały podane maksymalne kwoty stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Jeśli wypłacona pracownikowi należność za podróż służbową nie przekracza maksymalnej wysokości stawki, wówczas otrzymana kwota będzie przychodem zwolnionym z opodatkowania PIT. Jeżeli jednak pracodawca postanowi wypłacić pracownikowi większą kwotę, wówczas nadwyżka będzie przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.

Przykład
Pracownik przejechał w podróży służbowej 500 km samochodem o poj. silnika 1,6. Maksymalna stawka za 1 km podróży takim samochodem wynosi 0,7846 zł. Wypłata do kwoty 392,30 zł (500 km x 0,7846 zł) nie będzie stanowić przychodu pracownika. Każda wypłata ponad tę kwotę spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania PIT, ale tylko o nadwyżkę. Gdyby więc pracodawca tytułem np. dobrych rezultatów podróży postanowił wypłacić pracownikowi 500 zł, wówczas przychodem pracownika będzie kwota 107,70 zł (500 zł – 392,30 zł).
Niestety ta nadwyżka nie będzie mogła być kosztem pracodawcy, o czym będzie mowa niżej.

Czy ryczałt za jazdy lokalne podlega opodatkowaniu?
Do końca 2003 r. obowiązywał przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Z dniem 1 stycznia 2004 r. przepis ten został uchylony, od 1.05.2004 r. wprowadzono zaś nowe regulacje odnośnie ryczałtów – aktualnie zwolnienie dotyczy jedynie wybranych grup pracowników.
Od 1 maja 2004 r. obowiązuje przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (elementy, które taka ewidencja powinna zawierać określa przepis art. 23 ust. 7 ustawy o PIT).
Ze zwolnienia będą mogły skorzystać jedynie nieliczne grupy pracowników, np. pracownicy służby leśnej czy listonosze. Jeśli żaden przepis ustawy nie nakłada na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów jazd lokalnych pracownikowi z tytułu używania przez niego samochodu niebędącego własnością firmy ani z przepisów tych nie wynika możliwość przyznania prawa do zwrotu, otrzymana należność za jazdy lokalne, stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Czy ryczałt z tytułu podróży służbowych jest oskładkowany ZUS?
Odpowiedź na to pytanie znajduje się w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 110 ze zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowi min. zwrot kosztów używania przez pracowników w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – ale tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Aby skorzystać z powyższego wyłączenia, przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ww. rozporządzenie stanowi, że nie podlegają oskładkowaniu również diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – jednakże tylko do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (limity te zostały omówione w rozdziale piątym). <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. 1998 r., nr 161, poz. 110, ze zm.);
Ustawa z dnia 6 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 r., nr 27, poz. 271, ze zm.);
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.)
<!--sizeo:2--><span style="font-size:10pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->Gazeta Prawna 03.10.2005  <!--sizec--></span><!--/sizec-->

<!--sizeo:3--><span style="font-size:12pt;line-height:100%"><!--/sizeo--> Jak rozliczyć koszty dojazdu do pracy i firmy <!--sizec--></span><!--/sizec-->
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->Pracownicy dojeżdżający do pracy samochodem – własnym lub służbowym – mogą liczyć na zwrot ponoszonych przez nich kosztów. Dojeżdżający do pracy autobusem lub pociągiem powinni zbierać bilety, które mogą się przydać przy dokonywaniu rocznego rozliczenia podatku.
Pracownicy wykorzystujący własne samochody w celach służbowych do jazd lokalnych mogą liczyć na zwrot kosztów ich używania. Niestety, dopiero po spełnieniu kilku warunków.

Zwrot dla pracownika
Używanie przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą i pracownikiem (patrz wzór).
Pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania pojazdu dla celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika albo ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu – stanowiących ich własność. Niestety ten ostatni przypadek jest kontrowersyjny. Wprawdzie niektórzy doradcy podatkowi uważają, że skoro w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zostało zdefiniowane, co należy rozumieć przez narzędzia, materiały i sprzęt wykorzystywane przez podatnika przy wykonywaniu pracy, można przyjąć, że w pojęciu tym mieści się także samochód. Odmiennego zdania jest jednak Ministerstwo Finansów. Tym samym może się okazać, że jeśli pracodawca wypłaca ekwiwalent pracownikowi, który używa przy wykonywaniu pracy samochodu stanowiącego jego własność, może narazić się na konieczność odprowadzenia podatku od tego świadczenia. Jeśli organy podatkowe przyjmą tę samą linię interpretacyjną co Ministerstwo, szanse na przekonanie ich do tego, że ekwiwalent ten jest zwolniony od podatku, są niewielkie. A skoro czyhają tu takie niebezpieczeństwa, pracodawcy z pewnością nie będą skorzy do tego, by wypłacać pracownikom tego rodzaju ekwiwalent.
Zostaje zatem możliwość otrzymania zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. To świadczenie korzysta ze zwolnienia. Zwrot zwolniony jest do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Limity kilometrów
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe:
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł,
• dla motocykla – 0,2161 zł,
• dla motoroweru – 0,1297 zł.

Potrzebne oświadczenie
Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie takie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w pracy z innych powodów niż wyjazd lokalny oraz dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wysokość miesięcznego ryczałtu wynika z pomnożenia miesięcznego limitu przebiegu kilometrów przez stawkę za 1 km.

PRZYKŁAD Pracownik w ostatnim miesiącu przejechał w sumie 350 km. Ponieważ porusza się samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, otrzyma ryczałt w wysokości 171,29 zł, co wynika z przemnożenia stawki 0,4894 zł przez liczbę przejechanych kilometrów (0,4894 x 350 km = 171,29 zł).

Jeśli pracownik dojeżdża do pracy autobusem lub pociągiem, warto, by pamiętał o tym, że zakupione przez niego bilety pozwolą mu w rocznym rozliczeniu podatku zmniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu. Niestety duża grupa podatników ciągle o tym zapomina i traci przez to niemałe kwoty. Co do zasady, pracownikowi uzyskującemu przychody z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej przysługują zryczałtowane koszty uzyskania przychodów określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynoszą one w przypadku pracownika uzyskującego przychody od jednego zakładu pracy 102 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1227 zł.
Istotne jest jednak to, że jeśli roczne koszty określone w powyższy sposób są niższe od wydatków na dojazd do zakładu pracy lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Wzór umowy o użyczenie pojazdu do celów służbowych

Umowa zawarta w dniu 20 kwietnia 2004 r. pomiędzy spółką ELBA Sp. z o.o. reprezentowaną przez Hannę Młynarską, zwaną dalej pracodawcą, a panem Janem Lipińskim, zwanym dalej pracownikiem.
Par. 1
Pracownik oświadcza, że do celów służbowych będzie używał samochodu osobowego marki Opel Vectra o nr. rejestracyjnym WL 1216 i pojemności skokowej silnika 1800 cm3 niebędącego własnością pracodawcy.
Par. 2
Pracodawca przyznaje pracownikowi w jazdach lokalnych miesięczny limit przebiegu w wysokości 230 km.
Par. 3
Pracodawca wypłaca pracownikowi miesięczny ryczałt pieniężny z tytułu zwrotu kosztów za jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika do dnia 10. każdego miesiąca pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Par. 4
Wypłata ryczałtu następuje w dniu wypłaty wynagrodzenia za pracę.
Par. 5
Ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Par. 6
Umowa zostaje zawarta do końca 2006 roku.
Par. 7
Umowę rozwiązuje się z dniem rozwiązania umowy o pracę lub za zgodą obu stron w każdym czasie.
Par. 8
Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej.
Par. 9
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Pracownik Pracodawca
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . <!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

<!--sizeo:2--><span style="font-size:10pt;line-height:100%"><!--/sizeo-->autor Anna Wojda GP 23.02.06 <!--sizec--></span><!--/sizec-->


PODSTAWA PRAWNA • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14., poz. 176 z późn.

SĄD NAJWYŻSZY O DOJAZDACH DO KLIENTA WŁASNYM SAMOCHODEM
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->
Koszty podróży zwróci pracodawca

Ustalony przez strony umowy o pracę ryczałt z tytułu używania własnego samochodu do przejazdów służbowych nie wyklucza żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych.

Powód pracował od kwietnia 2001 r. jako przedstawiciel handlowy. Do jego obowiązków należały osobiste kontakty z klientami, do których dojeżdżał własnym samochodem. Z tytułu tych podróży przyznano mu ryczałt w wysokości 1,5 tys. zł miesięcznie.

Ryczałt był za mały

Kwota ryczałtu nie pokrywała rzeczywistych kosztów podróży, gdyż miesięcznie powód przejeżdżał ponad pięć tysięcy kilometrów. Dlatego też wniósł o zasądzenie 76 tys. zł – tytułem zwrotu kosztów używania własnego samochodu do celów służbowych. Sąd I instancji częściowo uwzględnił to żądanie i zasądził 52 tys. zł, gdyż taką kwotę wyliczył powołany w sprawie biegły.

Wskazał, że to do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą – i obowiązek ten nie może być przerzucony na pracownika. Sąd II instancji podzielił to stanowisko, oddalając apelację. Uznał, że charakter zatrudnienia powoda wiązał się z wykonywaniem jej poza określonym w umowie miejscem pracy. Dlatego też, można byłoby przyjąć, że handlowiec wykonywał podróże służbowe.

Koszty związane z pracą

Jednakże powód nie dochodził należności z tytułu podróży służbowych, a wyłącznie zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Wyjazdy powoda wynikały bowiem z pełnionych obowiązków. Wyrok ten został zaskarżony przez stronę pozwaną, która argumentowała, iż powód nie odbywał podróży służbowych. Dlatego błędne było zastosowanie przepisów dotyczących podróży i wyliczenie na ich podstawie kwoty należnej powodowi.

Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną. Wskazał, że sąd II instancji nie zastosował przepisów o podróżach służbowych, a jedynie wyraził przypuszczenie, że wyjazdy powoda do klientów mogły być uznane za podróże służbowe, a co za tym idzie przysługiwałyby mu diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków (art. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, Dz.U. nr 151, poz. 1720).

Powód dochodził zwrotu wydatków poniesionych na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych – a roszczenie to zostało ocenione przez pryzmat przepisów rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271).

Stawka za 1 kilometr

Zgodnie zaś z tymi przepisami koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca, według stawek za 1 kilometr przebiegu, ustalonych kwotowo dla każdego typu pojazdu i corocznie waloryzowanych. Opinia biegłego została wykonana w oparciu o te stawki i wyliczona przez niego kwota należy się powodowi.

Sygn. akt II PK 94/06
Maria Sankowska GP 28.02.07<!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Zwrot za używanie samochodu prywatnego w delegacji
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->
Pytanie: Czy w przypadku przejazdu w delegacji samochodem prywatnym pracownika może mu zostać wypłacona niższa kwota za użytkowanie samochodu niż wynikająca z przepisów?

Odpowiedź

Taka możliwość jak najbardziej istnieje, gdyż wysokość zwrotu ustala pracodawca. Przepisy wskazują jedynie stawkę maksymalną, przekroczenie której spowoduje, że nie będzie możliwości zarówno zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu, jak też trzeba będzie od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą (podkreślmy – chodzi o kwotę przekraczającą stawkę maksymalną), a kwotą wskazaną w przepisach powszechnych odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Pracodawca może zatem wyrazić zgodę (ale nie może takiego rozwiązania narzucić pracownikowi) na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika. W takiej sytuacji w szczególny sposób rozliczane są koszty przejazdu – pracownikowi przysługuje kilometrówka, uzależniona od pojemności silnika samochodu, którego używa w delegacji:


dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,4894 zł,
dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,7846 zł,

za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Są to maksymalne kwoty, a z przytoczonego powyżej postanowienia wynika, że faktyczną kwotę ustala pracodawca. Występuje tutaj następująca konstrukcja:


pracownik wnioskuje o zgodę na przejazd swoim samochodem prywatnym (czy też szerzej – samochodem nie będącym własnością pracodawcy),
pracodawca wyraża na to zgodę (przy czym ma całkowitą swobodę),
pracodawca ustala kwotę zwrotu.

Oczywiście nie chodzi tutaj o całkowicie swobodne ustalenie wysokości zwrotu przez pracodawcę. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego musi znać te kwoty wcześniej.

Wysokość ta powinna zostać ustalona w przepisach wewnątrzzakładowych, co daje stosunkowo dużą pewność i jasność sytuacji, a ponadto jest rozwiązaniem systemowym. Art. 775 § 3 k. p. wskazuje, że pracodawca nie należący do sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jedynym ograniczeniem swobody jest tutaj aktualna stawka za delegację krajową - postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (w 2007 r. jest to 23 zł).

W przypadku, gdy mamy do czynienia z jednorazową zgodą spowodowaną określoną, często nietypową sytuacją, a w konsekwencji stosowne zapisy nie znajdują się w regulaminie wynagradzania (zakładając, że pracodawca, co jest stosunkowo częstą praktyką, nie uregulował w jakikolwiek sposób zasad zwrotu świadczeń związanych z delegacjami – w takich przypadkach bezpośrednio stosujemy postanowienia stosownych rozporządzeń), ani w umowie o pracę moim zdaniem możemy ustalić wysokość zwrotu dla tego konkretnego przypadku – odnoszę się tutaj do zapisu cytowanego na wstępie § 5 rozporządzenia regulującego kwestie zwrotu kosztów krajowej podróży służbowej, który wskazuje, że wysokość “kilometrówki” “ustala pracodawca”. Skoro w stosunku do tego konkretnego świadczenia związanego z delegacją przepisy rozporządzenia wyraźnie na to zezwalają możemy nie stosować w tym przypadku art. 775 § 3 k. p., opierając się na wzajemnym uzgodnieniu stron (wniosek pracownika, zgoda pracodawcy, zgoda pracownika na proponowaną stawkę za kilometr). Pracownikowi bowiem w takiej sytuacji nadal “przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów o których mowa w § 2” (art. 775 § 5 k. p.). Samo ustalenie niższej kwoty zwrotu za kilometr przebiegu pojazdu jest korzystaniem z możliwości, jakie daje rozporządzenie, a nie zmianą zasad w nim wskazanych.

Dodatkowo, należy pamiętać o stosowaniu takich samych zasad rozliczania w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych osób. Zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego podczas delegacji to nie forma premii czy nagrody (co w praktyce niekiedy występuje ze względu na zwolnienia podatkowe i zusowskie), ale jest rozliczeniem kosztów pracownika poniesionych w celu wykonania zadania służbowego. W takiej samej wysokości powinien otrzymać go pracownik zatrudniony np. na stanowisku dyrektora, jak i zatrudniony na stanowisku sprzedawcy. Inne ukształtowanie zwrotu kosztów może spowodować zarzut (i należy uznać, że uzasadniony) naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Pracodawca może jak najbardziej różnicować wynagrodzenia w zależności od zajmowanego stanowiska i w konsekwencji od realnej wartości danej osoby dla firmy, ale tutaj nie mamy do czynienia z wynagrodzeniem, lecz świadczeniem stanowiącym zwrot kosztów.

Zmiany wysokości świadczeń nie mogą występować u pracodawców należących do sfery budżetowej, gdyż w odniesieniu do nich bezpośrednio stosujemy przepisy wydane na podstawie art. 775 § 2 k. p. Rozporządzenie stwarza jednak tutaj, jak już wyżej zaznaczono pewien wyjątek od reguły ścisłego ustalania wysokości świadczeń (zwykle posługując się zwrotami jednoznacznymi: “dieta wynosi”, “ryczałt przysługuje w wysokości” itp.) co powoduje, że określenie niższej kwoty za kilometr przebiegu pojazdu nie powinno być uznane za “zmianę wysokości świadczeń”. Tutaj mamy raczej do czynienia z dookreśleniem warunków zwrotu kosztów, znajdującym oparcie w przepisach rozporządzenia. Uważam w związku z tym, że akurat w kontekście tego zwrotu możemy mieć do czynienia z pewną dowolnością także pracodawcy “budżetowego”.

Podstawa prawna:


183a, 775 Kodeksu pracy,
§ 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 336, poz. 1990 z późn. zm.),
§ 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Marek Rotkiewicz

<!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Trudno obliczyć kilometrówkę za listopad
<!--quoteo--><div class='quotetop'></div><div class='quotemain'><!--quotec-->
Przez trzy lata, mimo rosnących cen paliwa, minister infrastruktury nie zmieniał tzw. kilometrówki. Ostatecznie zrobił to w połowie listopada, sprawiając duży kłopot kadrowym i księgowym

Przypomnijmy: 14 listopada weszło w życie rozporządzenie z 23 października z 2007 r. (DzU nr 201, poz. 1462) podwyższające stawki za 1 km przebiegu pojazdu do:

- 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm sześc.,

- 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.,

- 0,2302 zł – dla motocykla,

- 0,1382 zł – dla motoroweru.

I nie byłoby problemu, gdyby zmienione rozporządzenie zaczęło obowiązywać od 1 listopada bądź od 1 grudnia. Tymczasem weszło w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia, czyli 14 listopada 2007 r.

Pojawiło się więc pytanie, jak obliczyć ryczałt za używanie w listopadzie prywatnego samochodu dla celów służbowych. Według starych czy nowych przepisów?

– A może jest na to jakiś wzór? – pytają nas czytelnicy.

Trudno o jednoznaczną odpowiedź, bo przepisy nie zawierają żadnej wskazówki, a ponieważ ryczałt jest miesięczny, więc możliwe są aż trzy rozwiązania.


Dzielimy przez dni robocze...

To rozwiązanie podpowiadają sobie uczestnicy jednego z internetowych forum. Bierzemy pod uwagę, że w listopadzie jest 21 dni roboczych. Od 1 do 13 listopada włącznie (tzn. gdy obowiązywała poprzednia „kilometrówka”) było 8 dni roboczych, a od 14 do 30 listopada –13 dni roboczych.

Zakładamy, że przez wszystkie te dni pracownik był obecny w pracy. Dzielimy więc przyznany mu limit kilometrów (300 km, 500 km, lub 700 km) przez 21 dni. Następnie otrzymany wynik mnożymy przez:

- 8 dni roboczych i starą „kilometrówkę”,

- 13 dni roboczych i nową „kilometrówkę”.


>przykład 1

Zatrudniony ma przyznany limit 700 km miesięcznie. Do pracy dojeżdża prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 90O cm sześc. Do 13 listopada włącznie przysługiwała mu stawka 0,7846 zł za 1 km, a od 14 listopada – 0,8358 zł za 1 km.

Pracownik był obecny w pracy przez cały listopad. Pracodawca przyznaje mu więc ryczałt obliczony w następujący sposób:

700 km : 21 dni roboczych = 33,33 km/dzień roboczy

8 dni roboczych x 33,33 km/dzień roboczy x 0,7846 zł/km = 209,21 zł

13 dni roboczych x 33,33 km/dzień roboczy x 0,8358 zł/km = 362,14 zł

Razem: 571,35 zł

Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 571,35 zł.

Rozwiązanie to jest proste, ale ma jedną wadę – uwzględnia liczbę dni roboczych w miesiącu. Tymczasem z rozporządzenia ministra infrastruktury wynika, że pracownikowi przysługuje ryczałt w takiej samej kwocie, niezależnie od tego, czy w miesiącu jest 20 dni roboczych (tak było np. w lutym br.), 21 dni (w listopadzie br.), 22 dni (w lipcu br.) czy 23 dni (w październiku br.).

Wprawdzie ryczałt ten jest zmniejszany za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika, ale – co warto zauważyć – zawsze o 1/22, a więc również bez względu na to, ile dni roboczych jest w danym miesiącu.


...albo dni kalendarzowe

Skoro jedynymi parametrami do wyliczenia ryczałtu, wynikającymi z rozporządzenia ministra infrastruktury, są: stawka za 1 km przebiegu pojazdu i limit kilometrów, to w ogóle nie bierzemy pod uwagę liczby dni roboczych w listopadzie. Przeciwnie, jako że ryczałt jest miesięczny, to zamiast dni roboczych bierzemy pod uwagę liczbę dni w listopadzie.

Na tej podstawie ustalamy, przez jaką część miesiąca (ile dni kalendarzowych) obowiązywał ryczałt według starej „kilometrówki”, a przez jaką według nowej.


>przykład 2

Pracownik ma przyznany limit 700 km miesięcznie. Do pracy dojeżdża prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 90O cm sześc. W listopadzie przez 13 dni kalendarzowych obowiązywała stawka 0,7846 zł za 1 km, a przez 17 dni kalendarzowych – 0,8358 zł za 1 km.

Licząc proporcjonalnie, stara „kilometrówka” obowiązywała przez 0,43 miesiąca (13 dni : 30 dni = 0,43), a nowa przez 0,57 miesiąca (17 dni : 30 dni = 0,57).

Ryczałt w listopadzie przysługujący według starej „kilometrówki”:700 km x 0,7846 zł/km x 0,43 = 236,16 zł

Ryczałt w listopadzie przysługujący według nowej „kilometrówki”:700 km x 0,8358 zł/km x 0,57 = 333,48 zł

Razem: 569,64 zł

Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 569,64 zł.

To rozwiązanie jest pozbawione wad, o których wspomnieliśmy w poprzednim wariancie, ale niestety, licząc tą metodą, pracownik dostanie mniej.


Według nowych stawek

W tym wariancie przyjmujemy, że skoro ryczałt jest miesięczny, to ustalając go jednorazowo za cały miesiąc, pracodawca bierze pod uwagę te przepisy, jakie obowiązują w momencie wyliczania ryczałtu. Jeśli więc np. przyznaje pracownikowi ryczałt 25 dnia miesiąca, to w listopadzie weźmie pod uwagę wysokość stawek obowiązującą w tym właśnie dniu.

Analogicznie jednak, jeśli pracodawca wypłacił ryczałt na początku listopada, powinien za cały miesiąc przyznać go według stawki obowiązującej do 13 listopada.


Dlaczego to takie ważne

Każda z tych trzech metod ma swoje uzasadnienie, ale też i wady. Dla pracodawcy jest to o tyle istotne, że jeśli przyzna pracownikowi za niski ryczałt (według wariantu 2), może się narazić na naruszenie art. 775 kodeksu pracy.

Natomiast jeśli wypłaci ryczałt za wysoki (według wariantu 1), musi pamiętać o ograniczeniach podatkowo-składkowych. Ryczałty są wprawdzie opodatkowane (niezależnie więc od tego, jaką kwotę dostanie pracownik, tak czy inaczej pracodawca musi potrącić od niej zaliczkę na podatek), ale są zwolnione od składek ZUS tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury.

Tak samo, tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia, pracodawca może wrzucić sobie wypłacony ryczałt w koszty uzyskania przychodu.


Z podróżami prościej

Problemu nie powinno być, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej. Tu bowiem ważne jest to, kiedy konkretnie pracownik był w podróży służbowej. Jeśli w dniach 1 – 13 listopada, to dostanie zwrot kosztów wyliczony według starej „kilometrówki”. Jeśli natomiast podróżował między 14 a 30 listopada, wówczas pracodawca zwróci mu koszty podróży według nowej, wyższej stawki za kilometr przebiegu.

Katarzyna Jędrzejewska
Źródło :  03.12.06 Rzeczpospolita<!--QuoteEnd--></div><!--QuoteEEnd-->

Czy dla wszystkich jest jasne sformułowanie:
"dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych"

Pracownik kontroli (posiadający podpisaną umowę na jazdy lokalne) za dni kontroli wykonywane na miejscu w US - to ryczałt należy mu się czy nie. Pracownik egzekucji ma ryczałt tylko za dni gdy miał służbę na miasto?
Czy użytkować a dysponować to to samo?
Czy w treści tego przepisu chodziło bardzie o posiadanie w danym dniu?
Dlaczego ustawodawca mówi o ryczałcie miesięcznym a nie o ryczałcie za dany dzień użytkowania pojazdu?