Podatnik ma zadłużenie od kilku lat, narosły już spore odsetki. Teraz spłacił część zadłużeni, a na odsetki złożył wniosek o umorzenie. Najpewniej te odsetki zostaną umorzone, ale ja mam problem jak przeprowadzić procedurę umorzenia odsetek.
Jeśli zaksięguję wpłatę na dług i koszty upomnień, to jak później umorzyć odsetki, które już się nie pojawią?

Mam wrażenie, że nie masz problemu z umorzeniem odsetek a jedynie z programem. Nie pracujesz w typowym programie urzędów skarbowych więc mogę cię odesłać tylko do pomocy twojego programu. Jeżeli po rozliczeniu wpłaty znikną ci odsetki to najpierw musisz je umorzyć żeby później wykazać do sprawozdania.

Tu masz rację. Program nie przewiduje umorzenia samych odsetek, chyba że zrobię ich przypis a potem je odpiszę   Odsetki same w sobie zostały ujęte już w sprawozdaniu za 2 kwartał, a zostaną umorzone za jakiś czas. Pytanie tylko, czy w rejestrze przypisów, odpisów, umorzeń powinny się one też pojawić. Nie wiem nie wiem.

I jak zaktualizować w takiej sytuacji zaległości w US? Czy mogę na tym etapie stwierdzić, że tytuły są opłacone wykazując kwotę zaległości i kosztów upomnień, a pomijając kwestię odsetek? Czy powinnam jednak napisać też, że odsetki od zaległości będą w najbliższym czasie umorzone?

Do US napiszesz zawiadomienie, że zaległości zostały zapłacone a odsetki od zaległości umorzono na podstawie decyzji z dnia ... nr ...

Ale odsetek jeszcze nie umorzono, dopiero będą za ok miesiąc umorzone. Dlatego mam wątpliwości co napisać do US. Czy napisać, że spłacono kwotę główną plus koszty upomnień, a odsetki zostaną umorzone i że prześlę na to odrębne pismo? Czy w takim wypadku US będzie nadal chciał ściągać te odsetki czy uzna sprawę za zamkniętą już na tym etapie?

Popełniasz podstawowy błąd, a mianowicie nie można przyjąć wpłaty tylko należności głównej i kosztów upomnień bez uprzedniego umorzenia odsetek za zwłokę, sytuacja odwrotna, kiedy to najpierw umarzasz odsetki, a następnie następuje wpłata należności głównej i kosztów upomnień jest natomiast jak najbardziej możliwa, optymalne podejście to jednak przyjęcie wpłaty i umorzenie odsetek tego samego dnia.  Należy bowiem pamiętać, iż "w podatkach" (odmiennie jest w należnościach cywilnoprawnych) należność główna z mocy ustawy jest nierozerwalnie związana ze swoją należnością uboczną (art. 55 §2 o.p, art. 62 §1a o.p.), optymalna jest zatem sytuacja, kiedy wygasają one równocześnie np. należność główna poprzez zapłatę, a odsetki za zwłokę poprzez umorzenie.

też mi się tak wydaje. Wpłata jest przed umorzeniem więc proporcjonalnie, a potem w decyzji albo tej osobie umarzajcie pozostałą po zaksięgowaniu kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę (która będzie w podobnej kwocie co pełna kwota odsetek, tylko by musiał podatnik wniosek z mienić) albo można... odmówić umorzenia odsetek w części, bo zostały już zapłacone i niezasadne jest ich umarzanie (tylko podatnik się nie ucieszy:)), i umorzyć te odsetki co zostały na dzień wydania decyzji (zakładam że będzie ich mało:)) ale zostanie mu do zapłacenia reszta zaległości bez odsetek

Macie zupełną rację. Tyle, że ja, jako niedoświadczony pracownik, konsultowałam to ze starszymi stażem, m.in. księgową i wyszło, że mam zaksięgować na należność główną i koszty, a odsetki zostawić. Później się je umorzy :/ Problem w tym, że w tym momencie nie ma komu wydać dec. o umorzeniu, będzie ona dopiero w sierpniu :/ Wszystko pogmatwane. Chyba, że uda się zrobić dec. z datą wpłaty zadłużenia.
Tylko teraz już kompletnie nie wiem, co zrobić z informacją do US. Może po prostu napisać, że zadłużenie i koszty spłacone, o odsetkach nie wspominać i napisać, że tytuły opłacone w całości? Zawsze trafię na jakiś problem :/

Po prostu zrobię jak "książka" każe, a podatnik niech sobie zmienia W końcu nie interesował się długiem kilka lat, dopiero jak komornik zajął się sprawą to sobie przypomniał, że ma długi.

Ja zawiadomiłbym US o  wygaśnięciu należności głównej i kosztów up w całości, jednocześnie poinformowałbym, że pozostają do pobrania odsetki za zwłokę w takiej, a takiej kwocie (wyliczyłbym je na dzień wpłaty należności głównej) i koszty egzekucyjne. Myślę, że US nie będzie wchodził w szczegóły i wyegzekwuje same odsetki, ale gdyby dłużnik "robił problemy" przy egzekwowaniu odsetek, to różnie może się to skończyć. Wina ewidentnie leży po stronie wierzyciela, który popełnił błąd nie rachując wpłaty na należność główną i odsetki za zwłokę, i to wierzyciel, a nie podatnik lub organ egzekucyjny, może ostatecznie odpowiadać za to "zamieszanie" .

Wpłatę rozksięgowałam jak należy, uzgodniłam z dłużnikiem, że zmieni we wniosku o umorzenie i tyle.