Szczegółowa analiza finalnych wersji struktur JPK
Jednolity Plik Kontrolny - analiza struktur
Alert taxCube 2/2016
Analizy
Zgodnie z wcześniejszą zapowiedzią, dokonaliśmy szczegółowej analizy finalnych wersji struktur tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego, opublikowanych przez Ministerstwo Finansów 9 marca 2016 r. Ministerstwo wskazuje, iż opublikowane schematy należy traktować jako ostateczne, a modyfikacje na chwilę obecną nie są planowane. Wraz ze Strukturami Ministerstwo opublikowało także odpowiedzi do części pytań, jakie zostały skierowane w trakcie etapu konsultacji. W ramach niniejszej analizy pragniemy zwrócić Państwa uwagi na kwestie, które zgodnie z naszym doświadczeniem, mogą być dla Przedsiębiorstw problematyczne czy zakresy danych, które mogą być niemożliwe do zaraportowania z poziomu standardowych systemów klasy ERP czy F/K. Mamy nadzieję, że poniższa analiza będzie dla Państwa pomocna w kontekście prowadzonych bądź planowanych projektów informatycznych, mających na celu dostosowanie do wymogów raportowania standardu JPK.
Ostateczne wersje plików:
1.        Księgi rachunkowe
2.        Wyciągi bankowe
3.        Magazyn
4.        Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
5.        Faktury VAT
6.        Podatkowa księga przychodów i rozchodów
7.        Ewidencja przychodów
Zakres plików
Ministerstwo w ramach odpowiedzi określiło zakresy raportowanych plików. Zasadą ma być raportowanie danych za rozliczone okresy podatkowe. Wyjątkiem będą tu jednak faktury, które będą mogły być przedmiotem żądania z chwilą zaistnienia obowiązku ich wystawienia, a jeszcze przed ujęciem w odpowiedniej deklaracji. Wskazuje się także, że pliki dotyczące ksiąg podatkowych będą tworzone zazwyczaj za miesiąc, kwartał lub rok. Odstępstwem są dane księgowe, które będzie można także przygotować w podziale na dni danego okresu. Podział taki może być zatem dopuszczalny także dla „Księgi rachunkowej”, jednak Ministerstwo wskazało, że powinien on być poprzedzony analizą jego niezbędności. Stwierdzono także, że organy podatkowe nie będą żądały pliku „Księgi rachunkowe” za okresy krótsze niż miesiąc, jeżeli nie będzie on dostępny z poziomu systemu podatnika. Warto pamiętać, że zgodnie z finalną strukturą plik „Ewidencji zakupu i sprzedaży VAT” będzie uzgadniał się z deklaracją VAT-7.
Podmioty zobligowane od 1 lipca 2016
Zgodnie z art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1649), mali i średni przedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) mogą dobrowolnie przekazywać dane w postaci JPK w okresie przejściowym, tj. od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. Wątpliwości budziło jednak podejście do podatników zarejestrowanych na potrzeby VAT (tzw. podatnicy VAT czynni) nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa zawartymi w odpowiedzi na pytanie 18. – tacy podatnicy także będą zobowiązani do przedkładania prowadzonych przez siebie ksiąg w postaci JPK, nie zostało natomiast doprecyzowane według jakich kryteriów należy ustalać, czy podmioty te są objęte obowiązkiem przygotowywania plików JPK już od 1 lipca 2016. Ponadto, nie jest jasne, które ze schem, poza schemą dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, takie podmioty powinny przygotowywać.
Księgi rachunkowe
Stopniowe dostosowanie do raportowania kont analitycznych
W zakresie pliku „Księgi rachunkowe” Ministerstwo zaadresowało znaczną część odpowiedzi w strukturze samego pliku. Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na dodatkowe opisy pola „KodKonta”, w którym doprecyzowano, iż należy wskazać identyfikator konta ostatecznego zapisu, wraz z wyjaśnieniem, że chodzi tu o konto pomocnicze lub konto księgi głównej, jeżeli nie jest wymagany zapis na kontach pomocniczych. Oznacza to, zgodnie także z odpowiedziami Ministerstwa, że oczekiwane jest raportowanie zarówno zapisów na kontach księgi głównej jak i ich uszczegółowienia, zawarte w księgach pomocniczych. Na początku jednak, jeżeli realizacja celu kontroli będzie wymagała danych szczegółowych z poziomu księgi głównej, a podatnik nie będzie w stanie dostarczyć ksiąg pomocniczych w strukturze JPK – weryfikacja danych ksiąg pomocniczych odbywać się będzie poza strukturą JPK. Docelowo jednak, zgodnie z zamiarami Ministerstwa konieczne będzie dostosowanie systemów do raportowania ksiąg pomocniczych, czemu niewątpliwie służyć będzie także wydzielona sekcja „KontoZapis”, w której raportowane będą zapisy na księdze głównej i księgach pomocniczych.
Prowadzenie ksiąg – w oparciu o ustawę o rachunkowości
Istotna dla wielu podatników może być także odpowiedź Ministerstwa na pytanie 20. dotyczące sytuacji, gdy Księga główna prowadzona jest zgodnie ze standardami międzynarodowymi (IFRS, US GAAP). W swojej odpowiedzi Ministerstwo jednoznacznie potwierdziło, że księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z Ustawą o rachunkowości również wtedy, gdy sprawozdania finansowe sporządzane są zgodnie z MSSF. Z uwagi na nieuregulowanie w tych standardach kwestii „prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji i ochrony danych” – podatnicy zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości powinni prowadzić księgi w oparciu o polską ustawę o rachunkowości.
Pragniemy także zwrócić Państwa uwagę na język prowadzenia ksiąg. Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości – księgi należy prowadzić w języku polskim. Komitet Standardów Rachunkowości w stanowisku z 13 kwietnia 2010 r. wskazał, że o ile oprogramowanie używane do prowadzenia ksiąg nie musi być utrzymywane w języku polskim, to nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, nazwy operacji gospodarczych czy nazwy walut muszą być wprowadzane w języku polskim.
Wyciągi bankowe
Plik dla tej struktury nie uległ znacznej zmianie względem opublikowanych wcześniej struktur. Jak uprzednio wskazaliśmy, ma on na celu przedstawienie transakcji na koncie podatnika.  Oznacza to, że obowiązek jego dostarczenia będzie ciążył na podmiocie, na rzecz którego rachunek jest prowadzony. Z uwagi na fakt zawarcia w nagłówku pliku danych takich jak trzyliterowy kod lokalnej waluty oraz numer IBAN raportowanego rachunku, należy wskazać, że w ramach jednego pliku możliwe będzie zaraportowanie danych tylko jednego rachunku, w zakresie jednej waluty.
Magazyn
W ramach analizy pliku Magazyn warto zaznaczyć, iż Ministerstwo Finansów uwzględniło uwagi dotyczące oznaczenia pozycji numeru i daty faktury (specyfikacji) dotyczącej przyjętego (dla PZ) lub wydanego (dla RW) towaru lub materiału jako pozycji nieobowiązkowej. We wszystkich elementach pliku pola te nie muszą zostać uzupełnione. Plik został także uzupełniony o sekcję MM, umożliwiającą zaraportowanie przemieszczeń towarów pomiędzy magazynami podatnika. Plik magazyn niezmiennie pozostaje plikiem tworzonym indywidualnie dla każdego z magazynów, przy czym możliwe jest wygenerowanie kilku plików za ten sam okres dla jednego magazynu – np. osobno dla przyjęć z zewnątrz a osobno dla przemieszczeń międzymagazynowych.
Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
Uzgodnienie z deklaracją
Jak już wskazaliśmy wcześniej głównym założeniem Ministerstwa Finansów, które dokonało istotnych zmian w schemie było umożliwienie porównania zawartych w niej danych z deklaracją VAT-7 oraz ich korektami (na chwilę obecną brak jest wzmianek o konieczności uzgadniania plików z deklaracjami VAT-UE czy VAT-27). Dokonano rozbudowania struktury o pola dotyczące szerokiego spektrum transakcji, umożliwiając na zaraportowanie wszystkich transakcji zgodnie z deklaracją VAT-7. Wniosek taki wynika wprost z analizy zastosowanej numeracji pól (odpowiadającej numerom pozycji deklaracji VAT-7) jak i opisów poszczególnych pól schemy (także odpowiadających opisom deklaracji VAT-7).
Ponadto Ministerstwo jednoznacznie wskazało na obowiązek zaraportowania w pliku wszystkich dowodów dokumentujących operacje podlegające ustawie o VAT. Oznacza to, że w pliku zawarte zostaną nie tylko faktury VAT, ale także (w przypadku sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych) – numery dowodów zbiorczych paragonów, a gdy dokumentuje transakcje notami księgowymi – także noty. W przypadku agregacji danych dotyczących paragonów (np. z całego dnia bądź tygodnia) zmodyfikowana schema dla Ewidencji umożliwi nieuzupełnianie danych nabywcy. Jednocześnie, mając na względzie stronę techniczną struktury obecnej wersji schemy, czynności nieobjęte obowiązkiem sprawozdawczości dla potrzeb deklaracji VAT-7 nie są objęte również zakresem raportowania JPK dla potrzeb VAT (w testowej wersji schemy, opublikowanej w grudniu 2015 r., przewidywano obowiązek raportowania również czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT i niewykazywanych w deklaracji). Warto również zaznaczyć, że w sytuacji rozliczenia faktury w częściach, w różnych okresach, w ewidencji powinna znaleźć się informacja czy i w jakiej części dana faktura została ujęta w danym okresie rozliczeniowym.
Pewne zdziwienie budzi fakt pominięcia (zarówno w testowej jak i finalnej schemie) informacji dotyczącej numeru NIP nabywcy w sekcji dla ewidencji sprzedaży (choć taka informacja znajduje się zazwyczaj w rejestrach VAT przygotowywanych przez podatników, jest również przewidziana w sekcji schemy dotyczącej zakupów). Informacja taka wydaje się być kluczowa w kontekście ewentualnego wykorzystywania plików JPK w zakresie VAT dla potrzeb identyfikacji i kwantyfikacji zjawisk związanych z tzw. „luką w VAT”, zwłaszcza w kontekście obrotu dotyczącego tzw. towarów / usług wrażliwych (objętych rozliczeniem VAT według mechanizmu odwrotnego obciążenia), pozwalałaby bowiem kontrolującym na szybką weryfikację statusu VAT nabywcy towarów i usług dostarczanych przez podatnika (tj. sprawdzenia, czy nabywca jest podatnikiem VAT, w tym podatnikiem czynnym).
Należy podkreślić, że w obecnej wersji schema dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży stanowić ma niejako dokładne odzwierciedlenie (na poziomie transakcyjnym) obrazu składanych za dane okresy deklaracji VAT-27 (wraz z ewentualnymi korektami), a rolą kontrolujących będzie sprawdzenie poprawności danych finalnie prezentowanych w składanych deklaracjach. W tym kontekście, mając na względzie poniższe czynniki, tj.:
•        Rejestry VAT są księgą subsydiarną, poboczną względem rozliczeń w księdze głównej w systemach ERP, zaś ew. specyficzne dla VAT rozliczenia i uzupełnienia danych często nie mają wpływu na obraz transakcji w księdze głównej,
oraz wynikający z tego:
•        fakt, że w praktyce pomiędzy danymi pochodzących bezpośrednio z systemów ERP ( F/K) a kwotami finalnie prezentowanymi w deklaracjach VAT często zachodzą istotne różnice, wynikające z konieczności dokonywania szeregu czynności manualnych, wykonywanych poza głównym systemem ERP (i nie odzwierciedlanych tamże)
podatnicy mogą mieć istotne problemy w odzwierciedleniu w pliku JPK dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży danych w takiej postaci, w jakiej zostały ujawnione w finalnej deklaracji, jeżeli dane te będą pobierane bezpośrednio z ekstraktów z systemów źródłowych (tj. z pominięciem następczego manualnego dostosowywania danych dla potrzeb VAT).
W takim przypadku mogą powstać różnice pomiędzy obrazem danych w JPK a składanymi deklaracjami, co prawdopodobnie będzie oznaczało konieczność każdorazowego składania szczegółowych wyjaśnień oraz przesyłania dodatkowych zestawień uzgadniających. Pewnym rozwiązaniem wydaje się być przygotowywanie pliku JPK dla ewidencji VAT w środowisku systemu (nakładki systemu), w którym jednocześnie przygotowywane są i składane finalne deklaracje VAT, czyli narzędzi typu VAT engines, które łączyłyby funkcje w zakresie sprawozdawczości VAT z funkcją generowania (w oparciu o te same, finalne dane) plików dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, z uwzględnieniem wszystkich ewentualnych dodatkowych modyfikacji, jak również wszystkich ewentualnych składanych korekt deklaracji VAT.
Faktury VAT
Rozszerzenie zakresu raportowanych faktur
Istotne zmiany zostały także wprowadzone do pliku Faktury VAT. Jak już wskazywaliśmy – rozszerzono możliwość zaraportowania faktur w podziale na faktury podstawowe (rozumiane przez Ministerstwo jako zakupowe i sprzedażowe), korygujące, zaliczkowe oraz pozostałe (jak np. faktury dokumentujące świadczenie usług zwolnionych od podatku VAT z tytułu wykonywania usług pośrednictwa finansowego). W odniesieniu do faktur korygujących oraz zaliczkowych przygotowano dwie dedykowane sekcje, w których dane należy wskazać obligatoryjnie. Dla faktur korygujących będą to odpowiednio przyczyna korekty, numer faktury korygowanej a także okres, do którego należy odnieść korektę. Druga z sekcji, dedykowana fakturom zaliczkowym, wymaga uzupełnienia w niej otrzymanej zapłaty a także kwoty podatku ustalonej zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Zaraportowanie faktur zakupowych
W kontekście powyższego rozszerzenia pragniemy zwrócić Państwa uwagę na możliwe istotne trudności z przygotowaniem danych dla pozycji pojedynczych (wierszy) faktur zakupowych. Podejście takie wynika m.in. z kontekstu odpowiedzi Ministerstwa na pytanie 39: („(…) Opiniowana struktura dla faktur obejmowała zarówno faktury sprzedaży, jak i zakupu”, oraz odpowiedzi na pytanie 47, w którym wskazano, że „każda z pozycji na fakturze powinna zostać odzwierciedlona”, bez możliwości prezentacji danych zagregowanych per stawka VAT.
O ile dane takie dla faktur sprzedażowych będą dostępne w większości systemów, to w oparciu o nasze dotychczasowe doświadczenie – faktury zakupowe nie są wprowadzane do systemu w tak szczegółowy sposób. Pragniemy zatem zwrócić Państwa szczególną uwagę na ewentualne ryzyko związane z powyższą kwestią.
Przepisy wykonawcze – projekt rozporządzenia
Pragniemy także zwrócić Państwa uwagę na opublikowany 17 marca 2016 roku na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt rozporządzenia ws. przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazane.
Rozporządzenie to, niestety, nie zawiera żadnych nowych informacji w sprawie przekazywania plików JPK upoważnionym organom. Warto w tym kontekście zestawić je z jego pierwowzorem, złożonym w Sejmie jako załącznik do ustawy wprowadzającej Jednolity Plik Kontrolny, przekazany w czerwcu 2015 roku (znajdą go Państwo na stronach od 596 do 605).
Bezpieczeństwo przekazywanych danych
Aktualnie procedowany projekt zdecydowanie mniej szczegółowo określa sposób komunikacji (w pierwowzorze planowano zastosowanie protokołu wywoływania zdalnego dostępu do obiektów – SOAP – znanego m.in. z eDeklaracji), nie definiuje języka opisu usług sieciowych (w pierwowzorze WSDL) czy nawet dość ogólnikowego określenia protokołu szyfrującego sieci (w pierwowzorze był to protokół SSL).
Zmiany dotyczą także osób fizycznych, mających przekazywać pliki JPK – pierwotny projekt zakładał możliwość podpisu plików JPK podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność przesyłanych danych (czyli podpisem zawierającym unikalny zestaw danych, m.in. PESEL lub NIP, imię i nazwisko, datę urodzenia). Aktualnie procedowane rozporządzenie dopuszcza tylko podpisywanie plików bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym. Oznacza to, że każdy podatnik chcący przekazać pliki JPK „przez internet” będzie musiał opatrzyć je bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Wymogu tego nie będą zaś musieli spełnić podatnicy przekazujący dane na informatycznych nośnikach danych, czyli np. płyt CD i DVD. Niestety Ministerstwo nie zadbało o wytyczne dotyczące szyfrowania czy zabezpieczenia przenoszonych danych, w uzasadnieniu do projektu wskazując nawet na możliwość wysyłki nośników pocztą, co przy braku szyfrowania zdaje się być ryzykowne. Rozporządzenie nie określa także katalogu (nawet przykładowego) informatycznego nośnika danych, wskazując jedynie, że „nośniki powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika”. Co do zasady oznacza to zatem całkowitą dowolność wyboru nośnika danych przez podatnika, o ile będzie można go odczytać w urządzeniach różnych producentów.
Struktury JPK - podsumowanie
Podsumowując przedstawione powyżej kwestie należy stwierdzić, że zaprezentowane struktury plików oraz wyjaśnienia Ministerstwa Finansów w dalszym ciągu pozostawiają pewne wątpliwości. Ponadto planowany jest rozwój plików JPK – Ministerstwo wprost, w odpowiedzi na pytanie 22., wskazało bowiem, że przygotowana zostanie kolejna, oddzielna struktura dla paragonów. Mając w perspektywie fakt, że obowiązek przekazywania danych przez niektóre podmioty zostanie wprowadzony już za trzy miesiące – nie warto zwlekać z rozpoczęciem prac dostosowawczych mających na celu przygotowanie się do prawidłowego i kompletnego przygotowania danych na potrzeby raportowania plików JPK.
http://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/ta ... r-jpk.html

Podatki 2016: Przepisy ws. JPK nie uwzględniają kwestii zabezpieczenia danych
06.04.2016
Nowe rozporządzenie dotyczące sposobu przesyłania ksiąg za pomocą środków komunikacji elektronicznej, które związane jest z planowanym wprowadzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), powinno zostać uzupełnione o kwestie odnoszące się do zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem – oceniają eksperci Konfederacji Lewiatan.
– W projekcie nie zawarto odpowiedzi na pytanie, czy Ministerstwo Finansów dopuszcza możliwość szyfrowania nośników danych – przekazanie danych na niezaszyfrowanych nośnikach danych (np. płytach CD, czy DVD) narusza podstawowe zasady bezpieczeństwa związane z ochroną informacji stanowiących tajemnicę handlową i naraża podatnika na konsekwencje prawne – komentuje ekspert Konfederacji Lewiatan, Przemysław Pruszyński.
Jak wskazuje Pruszyński, sam fakt podpisania przekazania dokumentów do organów podatkowych nie stanowi jeszcze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem do informacji.
Konfederacja Lewiatan postuluje wprowadzenie do rozporządzenia dodatkowych przepisów, w tym sformułowania mówiącego, że w sytuacji przekazania ksiąg na informatycznych nośnikach danych podatnik może zabezpieczyć księgi hasłem. Takie hasło miałoby zostać przekazane organowi podatkowemu w inny sposób – np. telefonicznie albo w odrębnej korespondencji.
Zdaniem Pruszyńskiego, w projekcie nowego rozporządzenia brakuje także przepisów, które określałyby poświadczenie odbioru dla danych przekazywanych na informatycznych nośnikach. W efekcie podatnik przekazujący dane osobiście zostanie pozbawiony dowodu potwierdzającego termin przekazania nośnika z danymi.
Wprowadzenie zmian przewiduje projekt rozporządzenia (z 14 marca 2016 r.) Ministra Finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane.
Rozporządzenie wejdzie w życie 1 lipca 2016 r.
Z projektem rozporządzenia można zapoznać się pod adresem:
http://legislacja.rcl.gov.pl/docs//502/ ... 212230.pdf
mp
http://www.podatki.biz/artykuly/podatki ... _31086.htm

Resort finansów zrobi rewolucję w handlu i dystrybucji
27 kwietnia 2016
Leszek Skiba, wiceminister finansów i główny rzecznik dyscypliny finansów publicznych zapowiedział dwa projekty, które zrewolucjonizują działalność sektora handlowego i – szerzej – rynku FMCG w Polsce.
Wszystkie kasy fiskalne zostaną podłączone do jednego systemu
Jak dowiedział się serwis wiadomoscihandlowe.pl, w 2018 r. resort finansów chce rozpocząć wdrażanie nowego standardu fiskalnego, który połączy kasy fiskalne z serwerami Ministerstwa Finansów. Jednocześnie Ministerstwo Rozwoju pracuje nad projektem e-paragonu, który ma zupełnie wyeliminować papierowe paragony.
Projekty resortów finansów i rozwoju niosą ze sobą wiele udogodnień dla firm, ale także wiele pytań o zwiększającą się kontrolę państwa nad sektorem biznesu. Ograniczenie kosztów, w tym kosztów raportowania, pracy, wydatków na papier, czy sprzęt, to ewidentne zalety planowanych projektów. Trudno znaleźć firmę handlową, która nie narzekałaby na przepisy związane z przechowywaniem kopii paragonów. Nowy system da jednak urzędnikom szeroki wgląd w procesy sprzedaży, a także wiedzę na temat działalności i kondycji przedsiębiorstw. Takie rozwiązania już funkcjonują w niektórych krajach na świecie, ostatnio wprowadziły je Węgry. – Na Węgrzech wprowadzono obowiązek posiadania kas rejestrujących w trybie online. To trend, którego musimy być świadomi. Musimy w Polsce ten proces przygotować bardzo dobrze – podkreśla Leszek Skiba.
Jak wygląda projekt, który wiceminister finansów określił jako „niesamowicie przełomowy”? – Mam nadzieję że w ciągu najbliższych miesięcy zakończymy wraz z resortem rozwoju prace koncepcyjne nad ustanowieniem nowych standardów dla kas fiskalnych/rejestrujących – mówi Leszek Skiba. – Chcemy, aby w Polsce w 2018 r. pojawił się nowy standard przesyłania danych online z kas fiskalnych do Ministerstwa Finansów – dodaje. Jednocześnie minister zaznacza, że od 2018 r. ma następować sukcesywna wymiana kas, jednak bez zmuszania przedsiębiorców do szybkiej wymiany kas fiskalnych na nowy standard rejestrujący.
W planach jest wprowadzenie także innych udogodnień dla przedsiębiorców. – Ministerstwo Rozwoju pracuje obecnie nad projektem e-paragonu. To pozwoli pozbyć się wszystkich papierowych paragonów, aby wersja elektroniczna była podstawową – wyjaśnia przedstawiciel resortu finansów. Jego zdaniem dzięki planowanym rozwiązaniom kasy fiskalne staną się generalnie tańsze.
Leszek Skiba podkreśla, że podjęte przez oba resorty działania będą niosły ze sobą poważne konsekwencje w kolejnych latach. – Jeśli będzie odpowiedni, zabezpieczony system danych dotyczących sprzedaży detalicznej, a właściwie sprzedaży w sklepach, to będziemy mieli do czynienia z ogromnym przełomem, jeśli chodzi o dane makroekonomiczne i dane fiskalne – tłumaczy wiceminister finansów.
I dodaje: – Chcielibyśmy także, żeby ten system był korzystny także dla firm; polegający na tym, że mamy do czynienia ze zagregowanymi danymi – oczywiście dane indywidualne pozostaną ukryte i pozostaną tajemnicą – ale agregaty danych dotyczących sprzedaży pewnych towarów, w pewnych sektorach, pewnych geograficznych regionach będą przesłanką do wyciągania wielu wniosków dotyczących skuteczności kampanii medialnych, co do tego jaką mamy wielkość sektorów, jak zmieniają się zachowania konsumentów.
– Chcielibyśmy, aby takie rozwiązanie miało „bardzo pozytywny efekt uboczny” dla sektora biznesowego, który dzięki niemu otrzyma za darmo gigantyczną bazę zagregowanych danych. Dzięki temu strategie biznesowe firm, analiza tego jak wygląda polski rynek, pozwoli na to, aby lepiej dopasować swoje produkty do potrzeb konsumenta i rynku. Wymiar biznesowy tego projektu jest bardzo ważny, dlatego chcemy wraz z Ministerstwem Rolnictwa, aby to się udało – podkreśla Leszek Skiba.
Wiceminister nie chce mówić o szczegółach projektu. – Na obecnym etapie niewiele mogę powiedzieć. Aktualnie projekt jest analizowany. Wkrótce przeprowadzimy konsultacje ze środowiskiem biznesowym i innymi zainteresowanymi. To nie jest etap, na którym mogę powiedzieć, że spotkaliśmy się z Tesco, Biedronką, czy Polomarketem i wiemy już wszystko. To wymaga czasu – wyjaśnia w rozmowie z serwisem wiadomoscihandlowe.pl Leszek Skiba. – W drugiej połowie roku, a dokładnie do końca roku, chcemy mieć zaprojektowany system – dodaje wiceminister. Nowy standard ma systematycznie obejmować kolejne podmioty, w tym sieci handlowe i indywidualne sklepy.
Minister podkreśla, że realizacja projektu to także ogromne wyzwanie technologiczne. – To olbrzymia liczba problemów, które należy jeszcze rozstrzygnąć – podsumowuje Leszek Skiba, wiceminister finansów i główny rzecznik dyscypliny finansów publicznych. Projekt jest potężnym wyzwaniem nie tylko pod względem technologicznym, ale przede wszystkim koncepcyjnym, bo musi np. uwzględniać kwestię zwrotów i reklamacji, które zgłaszają konsumenci w przypadku zakupionych towarów i usług. O ile podpięcie systemów kasowych największych sieci wydaje się w miarę proste, o tyle wprowadzenie do systemu setek tysięcy podmiotów indywidualnych może być problemem, m.in. ze względu na koszty wymiany sprzętu.
http://wiadomoscihandlowe.pl/2016/04/re ... strybucji/
==================================================================================
Koniec z paragonami? Ministerstwo chce je scyfryzować
SOK
27.04.2016
W 2018 roku ma zacząć się łączenie kas fiskalnych z serwerami Ministerstwa Finansów. Oznaczać to będzie odejście do lamusa papierowych paragonów - informuje serwis wiadomoscihandlowe.pl. I jednocześnie gigantyczną bazę danych w rękach fiskusa.
- Mam nadzieję że w ciągu najbliższych miesięcy zakończymy wraz z resortem rozwoju prace koncepcyjne nad ustanowieniem nowych standardów dla kas fiskalnych/rejestrujących – powiedział serwisowi wiceminister finansów Leszek Skiba. Dodał, że będzie to przełomowe rozwiązanie.
W 2018 roku miałby zacząć funkcjonować nowy system przesyłania danych z kas do baz resortu finansów. Wszystko to miałoby się odbywać przez internet. Do nowego systemu będzie można się przyłączyć, nie będzie on początkowo obowiązkowy.
Jak podkreśla wiceminister finansów, ten sposób raportowania stworzy nie tylko lepszą kontrolę nad rozliczaniem transakcji, ale także da gigantyczne narzędzie analityczne. MF dostanie bowiem dokładne zanonimizowane informacje, ile, jaki, kiedy i co Polacy kupują. Na tej podstawie łatwiej będzie można kontrolować np. inflację.
- W drugiej połowie roku, a dokładnie do końca roku, chcemy mieć zaprojektowany system – mówi wiceminister serwisowi Wiadomości Handlowe.
Nie wiadomo, jak rozwiązana miałaby zostać kwestia zwrotów czy reklamacji. Ten problem jest jednak jeszcze do rozwiązania. Nie wiadomo także, ile kosztowałoby wdrożenie systemu. MF chce jednak pozbyć się papierowych paragonów, by uprościć procedury. Dla sklepów ma to być także oszczędność na przechowywaniu kopii i drukowaniu samych potwierdzeń transakcji.
http://www.money.pl/gospodarka/wiadomos ... 70109.html

Projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo celne oraz niektórych innych ustaw
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo celne oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez ministra finansów.

Zaproponowano zmiany w przepisach celnych w związku z ustanowieniem unijnego kodeksu celnego, który wraz z rozporządzeniami unijnymi stosowany będzie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej od 1 maja 2016 r.

26.04.2016

Głównym celem unijnego kodeksu celnego jest poprawa funkcjonowania unii celnej jako całości. Chodzi o jednolite stosowanie przepisów celnych na całym obszarze celnym UE przez krajowe służby celne państw członkowskich. Unijny kodeks celny skupia się na wyznaczeniu kierunków i celów strategicznych w prawie celnym.  Regulacje unijnego kodeksu celnego będą stosowane w polskim prawie wprost. W znowelizowanych przepisach ustawowych znajdą się jedynie rozwiązania, które uzupełniają regulacje kodeksowe.

Najważniejsze regulacje wprowadzone przez unijny kodeks celny dotyczą:
•wymiany informacji – wszelka wymiana informacji między organami celnymi oraz między przedsiębiorcami a organami celnymi, a także przechowywanie tych informacji odbywać się będzie za pomocą technik elektronicznego przetwarzania danych (elektronizacja obsługi procesów celnych będzie wdrażana do końca 2020 r., co spowoduje wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów, czyli docelowo wszystkie transakcje celne i handlowe będą prowadzane elektronicznie);
•procedur celnych – zmieniona zostanie obowiązująca terminologia oraz zmniejszy się liczba procedur celnych;
•upoważnionego przedsiębiorcy AEO – wskazano dodatkowe warunki, od których spełnienia zależeć będzie przyznanie przedsiębiorcy statusu AEO oraz rozszerzono katalog korzyści dostępnych tylko dla posiadaczy statusu AEO (posiadanie statusu upoważnionego przedsiębiorcy AEO uprawnia do korzystania z ułatwień odnoszących się do kontroli celnej oraz uproszczeń przewidzianych w ramach przepisów celnych);
•długu celnego i zabezpieczeń celnych – chodzi o możliwość korzystania z zabezpieczenia w obniżonej wysokości oraz zwiększenie przypadków wygaśnięcia długu celnego;
•postępowania celnego – nastąpi harmonizacja trybów postępowania organów celnych państw unijnych związanych z wydawaniem decyzji celnych;
•procedur uproszczonych – zmiany dotyczą instytucji uproszczonego zgłoszenia celnego oraz wpisu do rejestru zgłaszającego;
•nowych ułatwień takich jak samoobsługa celna (organ celny na wniosek upoważnionego przedsiębiorcy AEO może zezwolić, aby pewne formalności celne były załatwiane przez przedsiębiorcę) i odprawa scentralizowana (umożliwi złożenie w urzędzie celnym właściwym ze względu na miejsce siedziby przedsiębiorcy upoważnionego AEO zgłoszenia celnego towarów, które będą przedstawione w innym urzędzie celnym).

Jednym z ważniejszych efektów znowelizowanych przepisów ustawowych będzie uproszczenie postępowania celnego. Do ustawy wpisano pozwolenie na stosowanie uproszczonego postępowania przy obejmowaniu towarów procedurą TIR (dotyczy międzynarodowego przewozu towarów). W praktyce formalności tranzytowe zostaną zredukowane do minimum dla wiarygodnych przedsiębiorców.

Do projektu noweli wprowadzono także przepisy regulujące kwestię elektronicznej wymiany informacji i dostępu do usług elektronicznych świadczonych przez Służbę Celną.

Elektroniczna wymiana informacji – w szczególności deklaracji i zgłoszeń –  odbywać się będzie przez Platformę Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC). Warunkiem skorzystania z usług elektronicznych będzie rejestracja i przedstawienie organowi celnemu dokumentu potwierdzającego zakres uprawnień do korzystania z usług oferowanych na PUESC. Elektroniczne dokumenty celne będzie można podpisać nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czy profilem zaufanym ePUAP, ale także podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu Służby Celnej (tzw. podpis PKI).

W ramach przeprowadzanej nowelizacji wprowadzono również zmiany w 21 innych ustawach.

Chodzi o zmiany w ustawach o: postępowaniu egzekucyjnym w administracji; izbach gospodarczych; ordynacja podatkowa, kodeksie karnym skarbowym; podatku od czynności cywilnoprawnych; obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa; dozorze technicznym; systemie oceny zgodności; weterynaryjnej kontroli granicznej; ogólnym bezpieczeństwie produktów; ochronie roślin; podatku od towarów i usług; administrowaniu obrotem towarowym z zagranicą; swobodzie działalności gospodarczej; administrowaniu obrotem usługowym z zagranicą; paszach; bezpieczeństwie żywności i żywienia; podatku akcyzowym; Służbie Celnej; wyrobach medycznych; systemie oceny zgodności i nadzoru rynku.

Nowe regulacje mają obowiązywać po 14 dniach od daty ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

https://www.premier.gov.pl/wydarzenia/d ... taw-0.html

Podatki 2016. Nowela Ordynacji wprowadzi dodatkowe obciążenia?
05.05.2016
Pod koniec kwietnia sejmowa podkomisja ds. finansów publicznych wprowadziła kontrowersyjną poprawkę do projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej, która zakłada dodanie nowego obowiązku dla podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Zdaniem ekspertów Konfederacji Lewiatan, dodanie nowego obowiązku powinno być poprzedzone szerokimi konsultacjami społecznymi.
Budząca wątpliwości poprawka została wprowadzona do projektu nowelizacji Ordynacji, który ma wdrożyć nową klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania. Podczas prac sejmowych do projektu dodano przepis, zgodnie z którym podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe za pomocą programów komputerowych, mają być zobowiązani – bez wezwania ze strony organu podatkowego – do przekazywania drogą elektroniczną resortowi finansów informacji nt. prowadzonej ewidencji VAT. Dane miałyby być przekazywane za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia kolejnego miesiąca.
Jak twierdzą eksperci Lewiatana, tego rodzaju nowy obowiązek powinien zostać poprzedzony konsultacjami społecznymi, a jego ewentualne wprowadzenie powinno być odpowiednio opóźnione w czasie.
„Apelujemy o wycofanie zmiany lub wprowadzenie odpowiedniego vacatio legis, które umożliwi przedsiębiorcom przygotowanie się do nowych obowiązków. Dla najmniejszych podatników powinno ono trwać, tak jak w przypadku jednolitego pliku kontrolnego, co najmniej do połowy 2018 r.” – dodaje Lewiatan.
Wprowadzenie zmian przewiduje rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. Projekt trafił do Sejmu 22 marca 2016 r.
Nowelizacja ma wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
mp
http://www.podatki.biz/artykuly/podatki ... _31367.htm

Obowiązkowe comiesięczne raportowanie Ewidencji VAT już od 1 lipca?
Jednolity Plik Kontrolny
Analizy
Alert taxCube 3/2016
W minionym tygodniu, Ministerstwo Finansów, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, opublikowało kolejny zestaw pytań i odpowiedzi dla Jednolitego Pliku Kontrolnego. Na stronach Ministerstwa można już zapoznać się z omówieniem wybranych kwestii, z którymi podatnicy przygotowujący się do wdrożenia standardu JPK mieli okazję się spotkać w toku prowadzonych projektów. Zachęcamy do zapoznania się z naszą krótką syntezą wybranych zagadnień poniżej.
Raportowanie Ewidencji VAT już od 1 lipca?
Pragniemy zasygnalizować potencjalne ryzyko zaistnienia obowiązku raportowania plików JPK dla struktury „Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT” w sposób okresowy, co miesiąc. W toku prac nad nowelizacją Ordynacji Podatkowej (druk sejmowy nr 367) podczas prac Komisji Finansów Publicznych po I czytaniu do projektu wprowadzono nowy obowiązek składania informacji o prowadzonej ewidencji VAT w postaci plików JPK (w ramach art. 82 par 1b Ordynacji Podatkowej). W toku dalszych prac, podczas II czytania, wprowadzono poprawkę, małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do przygotowania takich plików za okresy od 1 stycznia 2017 roku (a zatem już od 25 lutego 2017 roku) zaś mikroprzedsiębiorcy – za okresy od 1 stycznia 2018 roku (czyli od 25 lutego 2018 roku). Obowiązek przekazywania plików „Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT” dla dużych przedsiębiorców zbiegnie się w czasie z przepisami wprowadzającymi art. 193a Ordynacji Podatkowej, na mocy którego organy podatkowe otrzymają uprawnienie do żądania plików JPK od dużych podatników. Comiesięczne raportowanie plików ewidencyjnych przez dużych przedsiębiorców ma dotyczyć okresów rozliczeniowych od 1 lipca 2016 roku, a zatem pierwsze obowiązkowe pliki okresowe przedsiębiorcy Ci będą musieli przesłać do 25 sierpnia 2016 roku.
Warto wskazać na marginesie, że w ramach tego projektu, ustawodawca planuje także dodać mikroprzedsiębiorców do kategorii podmiotów objętych przepisami przejściowymi w odniesieniu do art. 193a Ordynacji Podatkowej. Oznacza to, że organy podatkowe będą mogły zażądać plików JPK od mikroprzedsiębiorców dopiero w lipcu 2018 roku.
JPK a podmioty zagraniczne
Ministerstwo Finansów jednoznacznie odniosło się do kwestii ustalenia wielkości podmiotów zagranicznych, działających w Polsce np. jako podmiot zarejestrowany na potrzeby podatku VAT. Ministerstwo w swych odpowiedziach wskazało wprost, że progi wskazane w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (w art. 104-106) dotyczą całej działalności gospodarczej danego przedsiębiorcy. Nie można zatem ograniczać badania skali jego działalności np. do określonego obszaru (kraju czy zagranicy na którym przedsiębiorca prowadzi działalność). Oznacza to, że np. obrót czy wartość aktywów bilansowych takich podmiotów będą ustalane w odniesieniu do całej spółki (a zatem w sposób „globalny”).
Księgi rachunkowe
W odniesieniu do ksiąg rachunkowych Ministerstwo przede wszystkim odniosło się do wątpliwości związanych z opisem, jaki należy uzupełnić w polach zespół, kategoria i podkategoria konta. Ministerstwo wskazało w zasadzie, że dopuszczalne jest zarówno uzupełnienie tych pól danymi numerycznymi i opisowymi (jak podano w przykładzie w pytaniu 4) jak i niewiele wyjaśniającymi wartościami numerycznymi (jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 15). Oznacza to, że głównym oczekiwaniem Ministerstwa jest wykazanie w tych polach danych zgodnych z informacjami, jakie dostępne są w systemach podatnika, bez konieczności tworzenia sztucznych kodów czy opisów dla tych pól.
Magazyny
W ramach nowego zestawu pytań i odpowiedzi Ministerstwo Finansów w kompleksowy sposób odniosło się do pliku dla „Magazynu”. Istotną informacją, jest niewątpliwie wskazanie rozwojowego charakteru tej schemy. W ramach jednej z odpowiedzi MF wskazało, że obecna struktura zawiera jedynie najczęściej występujące dowody magazynowe i z czasem dodawane będą kolejne sekcje. Na chwilę obecną planowane jest dodanie sekcji PW (przyjęcie wewnętrzne). Brak tego rodzaju dokumentu w schemie jest obecnie szczególnie odczuwalny przez firmy produkcyjne, które planują raportować wydanie na produkcję przy pomocy dokumentów RW (rozchód wewnętrzny), nie mogąc jednak zaraportować w ramach JPK ponownego przyjęcia na magazyn (z uwagi na wspomniany brak możliwości zaraportowania dokumentów PW).
Wyciąg bankowy
W zakresie schemy „Wyciągi bankowe” Ministerstwo odniosło się do kilku istotnych kwestii, w tym przede wszystkim rozróżnienia charakteru salda poprzez wstawienie znaków „+” oraz „-” przed wartością liczbową w polach „SaldoPoczatkowe” i „SaldoKoncowe” , wskazując, że odpowiednio należy prezentować „saldo dla posiadacza rachunku większe od zera (środki na rachunku) ze znakiem „+”, saldo dla posiadacza rachunku mniejsze od zera (zobowiązanie posiadacza rachunku wobec banku) ze znakiem „-”.”. Analogicznie do wcześniejszego należy rozróżnić kwoty w polu „KwotaOperacji” – zgodnie z odpowiedzią MF „zwiększenie stanu środków na rachunku należy opatrzyć znakiem „+”, zmniejszenie stanu środków na rachunku – znakiem „-”.”.
Dodatkowo Ministerstwo potwierdziło, że plik „Wyciąg bankowy” może być przygotowany tylko dla rachunków, które posiadają numer IBAN, zaś rachunki o numerach w innym standardzie – będzie można raportować w kolejnych wersjach tej schemy (z naszych nieoficjalnych informacji od 2017 roku): „Pole Numer IBAN rachunku, którego dotyczy wyciąg jest obecnie jedynym dopuszczalnym formatem wypełnienia pola. Dla sytuacji opisanej w pytaniu w następnych wersjach schematu zostaną rozszerzone możliwości wprowadzania innych formatów. W okresie obowiązywania obecnego wariantu schematu organy podatkowe nie będą żądały wyciągu dla rachunków innych niż z formatem IBAN.”.
Faktury VAT
Jednymi z istotniejszych odpowiedzi w zakresie tej schemy, budzącymi duże kontrowersje wśród podatników, są odpowiedzi, które wskazują na kryteria, jakimi należy kierować się w przypadku przygotowania tejże struktury JPK. MF wskazało, że kryteria kwalifikacji faktur do okresu „będą głównie zależały od rodzaju i zakresu ksiąg, do rozliczenia których będą służyły i każdorazowo będą wskazywane przez organ podatkowy.” Dodatkowo w odpowiedzi na pytanie o kryterium klasyfikacji faktur do danego pliku JPK ze względu na okres (pola „DataOd” i „DataDo”) MF wskazało, że „Najczęściej będzie to data ujęcia faktury w deklaracji VAT lub w okresie sprawozdawczym dla ksiąg”, jednak jednocześnie wskazano, że może to być tez data wystawienia, data sprzedaży czy np. data wpływu (dla faktur zakupu). Zgodnie z wyjaśnieniami MF – kwestię jakiej daty należy użyć do wytworzenia pliku „Faktury VAT” „określało będzie postanowienie organu podatkowego.”.
Kolejną kwestią, wartą zaznaczenia, jest prezentowanie faktur wystawionych w walutach obcych. Ministerstwo potwierdziło podejście, w ramach którego oczekuje raportowania faktur z wartością określoną w walucie obcej. Jak wskazano „w praktyce organy podatkowe będą żądały faktur wystawionych w tych walutach, które będą istotne dla realizacji zakresu kontroli (najczęściej w dwóch lub trzech walutach)”. Ministerstwo potwierdziło to podejście wskazując, że w przypadku gdy wartość na fakturze wyrażona jest w walucie obcej – wartość taką (w walucie obcej) należy także wpisać w polu P_9A.
W ramach nowych odpowiedzi  Ministerstwo oprócz ponownego potwierdzenia konieczności raportowania faktur zakupowych w ramach struktury, odniosło się także do braków danych dla faktur korygujących. W jednym z pytań wskazano, że częstokroć na fakturach, głównie zagranicznych, nie uwidacznia się takich danych jak: „przyczyna korekty” albo niekiedy „numery faktur korygowanych”. Ministerstwo wskazało, że brak takich informacji „nie będzie czynił pliku niezgodnym ze stanem faktycznym. Jeśli będzie to konieczne dla realizacji celu kontroli, informacje te będą ustalane i weryfikowane poza strukturą JPK.”. Należy jednak zwrócić uwagę, że warunkiem akceptacji takiego podejścia jest brak tych danych na fakturze.
Ministerstwo wyjaśniło w odpowiedziach także wątpliwości związane z prawidłowym raportowaniem transakcji dotyczących odwrotnego obciążenia oraz sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu. W odpowiedziach wskazano m.in. na pola, które należy wypełniać w przypadku zaistnienia takich transakcji –  „w czasie obowiązywania obecnego wzoru struktury wartości sprzedaży w procedurze odwrotnego obciążenia powinna być wykazana w polu P_13_4 i P_14_4 (pola rezerwowe). Wartość sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu należy wykazać w polu P_13_5 i P_14_5 (pola rezerwowe).”. Wskazano także, że stawek dla tych transakcji nie należy raportować w polu P_12, gdyż słownik przewidziany w tym polu nie będzie mógł poprawnie zaadresować tych typów transakcji.
Ministerstwo odniosło się także do sytuacji, gdy tylko część transakcji dokumentowanych fakturą będzie objęta procedura odwrotnego obciążenia lub gdy faktura będzie zawierać pozycje opodatkowane oraz dotyczące sprzedaży zwolnionej z podatku VAT. Wskazano, ze w tych sytuacjach każdorazowo należy ująć wartość „True” w polu P_18 (dla faktur w całości lub części dokumentujących tzw. reverse charge) lub polu P_19 (dla faktur w całości lub w części dokumentujących sprzedaż zwolnioną z VAT).
Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
W odpowiedziach Ministerstwo odniosło się także do kwestii ujęcia w pliku faktur zaliczkowych, wskazując, że „dane, jakie powinny zawierać faktury, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, określa art. 106f ustawy o VAT. Faktury te zawierają m.in. dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.”. Oznaczałoby to, że w odniesieniu do faktur zaliczkowych należy wykazać wartości dotyczące całości zamówienia, nie zaś tylko opłaconej na podstawie faktury zaliczkowej części.
Takie rozumienie zdaje się potwierdzać także odpowiedź na pytanie 21., w ramach którego Ministerstwo wyjaśniło podejście w zakresie faktur rozliczających zaliczki. Wskazano mianowicie, że „informacje zawarte we wszystkich fakturach (zaliczkowych i rozliczeniowych) powinny odzwierciedlać rzeczywisty ilościowo-wartościowy rozmiar transakcji, bez względu na sposób jej rozliczenia (płatności).”, a zatem każdorazowo należałoby się odnieść nie do rozliczenia dane części transakcji (płatności części wartości transakcji jako zaliczki lub rozliczenia końcowego), ale do całości transakcji której faktura dotyczy.
http://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/ta ... a-vat.html

Wykorzystanie ACL w kontrolach gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego.
Doświadczenia RIO w Krakowie
Janusz Kot
Wstęp
Działalność kontrolna prowadzona przez regionalne izby obrachunkowe w głównej mierze dotyczy sfery gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego. Aktualnie prawie 100% jednostek objętych nadzorem przez izby obrachunkowe wykorzystuje systemy informatyczne do ewidencji realizowanych operacji gospodarczych. Nawet w przypadku jednostek samorządu posiadających małe kwotowo budżety możemy mówić o tysiącach pojedynczych operacji. W przypadku dużych miast czy też województw samorządowych liczby te wzrastają do setek tysięcy, a nawet milionów.
Oprócz zasobów ewidencyjnych jednostek samorządu zainteresowaniem w trakcie kontroli są objęte również dane z systemów bankowych, potwierdzające zrealizowane operacje pieniężne. Aby sprostać takiej liczbie danych i jednocześnie prowadzić efektywną kontrolę, nieuniknionym jest korzystanie z narzędzi informatycznych. Oczywiście, inspektorzy kontroli wyposażeni w komputery osobiste w ramach zainstalowanego oprogramowania dysponują arkuszami kalkulacyjnymi. Nie budzi wątpliwości, iż są to potężne narzędzia analityczne, jednakże w pewnych okolicznościach ich możliwości mogą wydawać się niewystarczające i konieczne jest sięgnięcie bo bardziej specjalizowane narzędzia wspomagania komputerowego analizy danych.
Historia ACL w RIO w Krakowie
Początki wykorzystania oprogramowania ACL (Audit Command Language) jako wsparcia dla czynności kontrolnych prowadzonych w kontrolach Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie sięgają roku 2008. W tym okresie minister finansów zdecydował o przeznaczeniu środków z rezerwy celowej budżetu państwa na zakup programu komputerowego ACL oraz opieki autorskiej przez wszystkie 16 regionalnych izb obrachunkowych.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie w tym okresie zakupiła trzy licencje na wykorzystanie programu i od razu zaczęła implementować jego możliwości w czynności kontrolne. Przed udostępnieniem oprogramowania poszczególnym inspektorom kontroli przeprowadzono szkolenia w zakresie jego obsługi, które odbywały się od września do listopada 2008 r. Jednostką szkolącą oraz udzielającą wsparcia była firma SKG w Bielsku Białej, oficjalny przedstawiciel ACL w Polsce. Szkolenia dotyczyły obsługi programu na poziomie podstawowym oraz zaawansowanym.
Pierwsze praktyczne wykorzystanie nastąpiło już grudniu 2008 r. Faktyczny „test bojowy” możliwości programu oraz obsługi dużej populacji danych przeprowadzono przy okazji kontroli kompleksowej miasta Krakowa w roku 2009. W ramach badanej dokumentacji otrzymano ok. 200 tysięcy stron dokumentów elektronicznych dotyczących księgowości budżetu Miasta i Urzędu Miasta Krakowa. Dzięki funkcjonalnościom zawartym w ACL oraz algorytmom napisanym przez inspektorów kontroli w postaci skryptów, można było dokonać przeglądu całej populacji danych. Jako potwierdzenie skuteczności działań analitycznych wspartych wykorzystaniem ACL można przytoczyć fakt, iż stwierdzono m.in. siedem przypadków przekroczeń wydatków powyżej określonego planu finansowego jednostki w roku budżetowym wśród około 800 tysięcy wszystkich pozycji wydatków. Znalezienie tych przypadków poprzez ręczną analizę dokumentów w wersji papierowej nie byłoby praktycznie możliwe w zakładanym czasie.
Następne lata to okres wypracowywania kolejnych zastosowań ACL w poszczególnych zakresach kontrolnych. Wiązało się to bezpośrednio z uzyskiwaniem przez inspektorów coraz większej biegłości w posługiwaniu się oprogramowaniem oraz z tworzeniem nowych algorytmów analiz danych. O ile na początku wykorzystanie ACL dotyczyło kontroli realizowanych przez inspektorów, którzy mieli do dyspozycji program na swych komputerach osobistych, to już od 2011 r. wdrożono system objęcia wszystkich kontroli kompleksowych, realizowanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie, badaniem z wykorzystaniem ACL.
W latach 2011-2012 Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie realizowała projekt pt. „Edukacja i doświadczenie potencjałem administracji”, prowadzony w ramach Działania 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Poddziałanie 5.2.3 ‹Podnoszenie kompetencji kadr służb publicznych Priorytetu V „Dobre rządzenie” Programu Operacyjnego „Kapitał Ludzki”›. Już w chwili przystępowania do programu, mając na względzie korzyści z wykorzystywania oprogramowania ACL w czynnościach kontrolnych, zaplanowano dalsze szkolenia dla inspektorów, a także zakup kolejnych licencji. Dzięki takiemu podejściu do nowoczesnych technik wspomagania analizy danych w chwili obecnej Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie ma do dyspozycji sześć licencji oprogramowania ACL.
Obecnie działalność kontrolna realizowana przez Izbę w jednostkach samorządu terytorialnego na terenie Małopolski nierozerwalnie związana jest z obecnością wsparcia oprogramowaniem ACL. W znaczącej mierze dalszy rozwój jego wykorzystania polega na zwiększaniu możliwości automatyzacji czynności poprzez tworzenie coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań skryptowych.
W 2014 r. wszystkie regionalne izby obrachunkowe przeprowadziły łącznie 1260 kontroli. Zrealizowano ogółem 732 kontrole kompleksowe, zarówno te, których obowiązek przeprowadzania w każdej jst co najmniej raz na cztery lata, wynika z przepisu art. 7 ust. 1 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, jak również inne kontrole kompleksowe.1
1 Sprawozdanie z działalności Regionalnych Izb Obrachunkowych i wykonania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego w 2014 roku, Warszawa 2015.
W 2014 r. we wszystkich prowadzonych kontrolach kompleksowych Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie skorzystała w 187 przypadkach z możliwości ACL.
Zastosowanie ACL w kontroli regionalnych izb obrachunkowych
Zgodnie z obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2012 r., poz. 1113, ze zm.), regionalne izby obrachunkowe w zakresie swoich obowiązków realizują m.in. kontrolę:
•        gospodarki finansowej, w tym realizacji zobowiązań podatkowych oraz zamówień publicznych na podstawie kryterium zgodności z prawem i zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
•        gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego w zakresie zadań administracji rządowej, wykonywanych przez te jednostki na podstawie ustaw lub zawieranych porozumień; kontrola dokonywana jest także z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności,
•        pod względem rachunkowym i formalnym kwartalnych sprawozdań z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz wniosków o przyznanie części rekompensującej subwencji ogólnej.
Jak łatwo zauważyć, do realizacji każdego z powyższych zakresów przedmiotowych można wykorzystać wsparcie w postaci analiz za pomocą oprogramowania ACL. W każdym z nich bowiem występują populacje danych finansowych, księgowych, płatniczych czy też sprawozdawczych, dla których można zbudować testy weryfikujące zachodzące pomiędzy nimi zależności. W większości przypadków testy te mogą być standaryzowane, a co za tym idzie, możliwa jest implementacja automatyzacji działań na wysokim poziomie.
Analizując obowiązujący podczas prowadzenia czynności kontrolnych ramowy program kontroli, wprowadzony przez Krajową Radę Regionalnych Izb Obrachunkowych uchwałą nr 2/2011 z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, można również stwierdzić, iż w większości zagadnień istnieją możliwości zastosowania komputerowych metod analitycznych z wykorzystaniem ACL:
•        ustalenia ogólnoorganizacyjne,
•        księgowość i sprawozdawczość,
•        dochody budżetowe,
•        wydatki budżetowe,
•        dług publiczny, przychody i rozchody,
•        gospodarka mieniem,
•        rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi.
Wszędzie bowiem, gdzie występują duże populacje ustrukturyzowanych danych, istnieje możliwość wykorzystywania narzędzi CAAT. Poza ustaleniami ogólnoorganizacyjnymi, ACL może być wykorzystywany na każdym etapie procesu kontrolnego.
Dane statystyczne zrealizowanych czynności kontrolnych w 2014 r. wskazują, iż największe wykorzystanie wystąpiło przy badaniu wydatków budżetowych – 42%, oraz prawidłowości prowadzenia księgowości i zgodności jej danych ze sprawozdaniami – 32%.
Dane statystyczne zrealizowanych czynności kontrolnych w 2014 r. wskazują, iż największe wykorzystanie wystąpiło przy badaniu wydatków budżetowych – 42%, oraz prawidłowości prowadzenia księgowości i zgodności jej danych ze sprawozdaniami – 32%.
wydajność – można szybko wytypować i zweryfikować dane analityczne. Nawet najwolniejszy komputer z zainstalowanym oprogramowaniem ACL jest wielokrotnie szybszy niż najsprawniejszy inspektor kontroli;
Największe wykorzystanie ACL wystąpiło w trakcie prowadzenia kontroli kompleksowych, ogółem w 560 przypadkach, z czego na Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie przypada aż 182.
Wychodząc z założenia, że nowoczesna kontrola i audyt w obecnych czasach nie mogą się obyć bez narzędzi informatycznych, uznano, że ACL pozwala realizować w kontroli:
•        skuteczność – pomaga wskazać faktyczne występowanie nieprawidłowości lub ich brak;
•        oszczędność – pozwala oszczędzać czas, miejsce (ilość dokumentacji papierowej ograniczona do minimum), materiały biurowe i eksploatacyjne (papier, toner), energię elektryczną niezbędną do obsługi drukarek. Kontrola opiera się bowiem na materiałach elektronicznych;
•        niezależność od formatów danych źródłowych – ACL umożliwia importowanie informacji z różnych formatów danych, zapisanych zarówno w plikach komputerowych, jak i w bazach danych. Niejednokrotnie dane są niemożliwe do bezpośredniego odczytu na komputerach inspektorów, natomiast ACL po zaimportowaniu pozwala je oglądać i analizować;
•        automatyzm – raz stworzone mechanizmy testujące służą wielokrotnie, co pozwala zaoszczędzić czas. Przy kolejnych kontrolach wykorzystuje się gotowe algorytmy zapisane w postaci skryptów;
•        obiektywność kontroli – ACL generuje wyniki bez względu na ilość danych, niezależnie od tego, której jednostki dotyczą oraz kto bezpośrednio wykonuje czynności kontrolne;
•        badania 100% próby – możliwość przeglądu całej populacji danych, a nie tylko ich próbki.
W trakcie dotychczasowej działalności kontrolnej wykorzystującej ACL wypracowano następujące zastosowania:
•        ogólnopoznawcze – określenie populacji badanego zagadnienia pod względem ilościowym i wartościowym. Pozwala to kontrolującym na wstępne rozeznanie, z jaką jednostką mają do czynienia, ile jest danych, jak są zorganizowane, jakie są ich rozkłady czasowe w okresie roku budżetowego, jakie występują kategorie w ramach danych, jakie są ich wielkości, ile jest zapisów, jakie są ich sumy ogólne;
•        typowanie zakresu z potencjalnie występującymi nieprawidłowościami – zawężanie obszarów, w których istnieje większe prawdopodobieństwo występowania nieprawidłowości;
•        dobór próby – dokonanie wyboru losowego próby wg kryteriów statystycznych;
•        analiza danych – prowadzenie procesu analitycznego na podstawie danych elektronicznych. ACL umożliwia wszechstronne i nieograniczone wykonywanie zestawień, porównań i przekształceń danych dzięki możliwości kreowania własnych algorytmów.
W ramach wykorzystania do celów ogólnopoznawczych stosowane są różnego rodzaju techniki. Jedną z nich jest stworzenie profilu badanej populacji. Pozwala to na syntetyczny ogląd
danych, sprawdzenie sum ogólnych, liczby pozycji w zbiorze danych. Etap ten umożliwia weryfikację zgodności danych źródłowych otrzymanych od jednostki kontrolowanej w pozycjach ogólnych z wartościami obliczonymi przez inspektorów kontroli na podstawie wszystkich pozycji w populacji danych. Ponadto pozwala na szybkie generowanie informacji statystycznych (wartości minimalne, maksymalne, odchylenie standardowe) i przegląd zakresów badanych danych w różnych układach
Przykładowo, szybka informacja syntetyczna o wartościach ujemnych w księgach rachunkowych pokazuje informacje m.in. o liczbie wprowadzonych korekt i przeksięgowań.
Już na tym etapie pracy z danymi, gdy dokonywany jest przegląd wstępny, ACL pozwala wychwycić pewne zależności oraz odchylenia od istniejących reguł, bezpośrednio wskazujące na konieczność objęcia niektórych zakresów danych szczególną analizą i weryfikacją. Zatem zastosowanie ogólnopoznawcze jest nierozerwalnie związane z typowaniem zakresu z potencjalnie występującymi nieprawidłowościami. Zresztą przyjęty i zaprezentowany powyżej podział zastosowań służy pewnemu usystematyzowaniu pojęć. W praktyce najczęściej poszczególne ich rodzaje wzajemnie się przenikają i uzupełniają.
Bardzo przydatnymi charakterystykami profilu danych są przedziały czasowe wg poszczególnych okresów, m.in. miesięcy roku budżetowego. Pozwalają one określić, w których okresach liczba operacji czy też ich obroty wykazują najwyższe i najniższe wartości albo odchylenia w porównaniu z analogicznymi okresami lat poprzednich czy wreszcie nagłe zmiany skokowe. Ryzyko wystąpienia niezgodności jest dużo większe w okresach, gdy jednostka realizuje więcej operacji lub następują zmiany w systemach organizacji. Wtedy występuje bowiem zwiększone obciążenie mechanizmów kontroli wewnętrznej jednostki.
Wszelkie takie sytuacje, w których występują odchylenia od oczekiwanych zachowań populacji, mogą być wskazaniem do pogłębionych analiz i dalszego testowania czy też próbkowania poszczególnych operacji.
W zakresie wykorzystania ACL do typowania obszarów o zwiększonym ryzyku występowania nieprawidłowości jedną z ciekawszych korzyści jest łatwość pozyskiwania wiedzy dotyczącej zgodności populacji danych z prawem Benforda2. Badanie to prowadzone jest w oparciu o rozkład częstości występowania cyfr wiodących w populacji danych. Oczywiście dotyczy ono wyłącznie takich populacji danych, które mają charakter populacji naturalnych, spełniających warunki wymienionego prawa.
2 Inspiracje i rozwinięcie testowania z wykorzystaniem prawa Benforda zaczerpnięto z pozycji: Forensic Analytics Methods and Techniques for Forensic Accounting Investigations, John Wiley & Sons, Inc., 2011 i Benford’s Law Applications for Forensic Accounting, Auditing and Fraud Detection, John Wiley & Sons, Inc, 2012 autorstwa Marka J. Nigrini.
W przypadkach, gdy populacja spełniająca kryteria populacji naturalnej wg prawa Benforda wykazuje odchylenia, zwłaszcza w zakresie zawyżonej w stosunku do rozkładu normatywnego liczby operacji, dokonuje się analiz szczegółowych. Testowanie zgodności z rozkładem Benforda dotyczy zarówno zapisów księgowych, jak i ewidencji bankowej dla zrealizowanych operacji pieniężnych. Pogłębionej analizy dokonuje się również poprzez porównanie populacji z rozkładem dla dwóch cyfr wiodących.
W przykładzie zaprezentowanym powyżej na rys. 6 i 7 pokazano odchylenia w rozkładzie Benforda dla strony Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” dla jednej i dwóch cyfr wiodących. Stwierdzone odchylenia dla cyfry „8” oraz cyfr „88” zostały zbadane w sposób szczegółowy przez inspektorów kontroli. Stwierdzono, iż przyczyną takiego stanu rzeczy była niezwykła dbałość jednostki samorządu terytorialnego o dochody z tytułu podatków lokalnych. W przypadku braku wpłaty choć jednej raty podatków wysyłano upomnienia. W kontrolowanym roku koszt wysłania upomnienia wynosił 8,80 zł, zatem duża liczba tych kwot spowodowała odchylenia.
Należy wspomnieć przy tej okazji, iż analiza Benforda sama w sobie nie wskazuje na 100% wystąpienie nieprawidłowości, a jedynie na ewentualne odchylenie zachowania populacji liczb od pewnej reguły. Odchylenia te mogą zatem wskazywać również na pozytywne zachowania jednostki kontrolowanej.
Inną metodą weryfikacji populacji danych wskazującą na potencjalne występowanie nieprawidłowości są testy wykrywające m.in.:
•        powtórzenia tych samych numerów rachunków bankowych dla różnych podmiotów,
•        wiele numerów rachunków bankowych dla jednego podmiotu,
•        duże dysproporcje pomiędzy najwyższymi kwotami płatności dla danego podmiotu w kolejnych zrealizowanych przelewach,
•        stosowanie podejrzanych słów w opisach operacji,
•        operacje ujęte w księgach rachunkowych o wartości 0,00 zł,
•        kwoty dublujące się w wyznaczonych odstępach czasowych,
•        operacje w dni wolne od pracy,
•        operacje księgowane przez operatorów w dniach, kiedy wg ewidencji pracowniczej byli nieobecni,
•        podzielone płatności,
•        kwoty podzielne bez reszty,
•        różnice w danych podatkowych w powiązaniu z Centralną Ewidencją Pojazdów i Kierowców,
•        brak opisów operacji,
•        przekraczanie limitów przewidzianych dla operacji, operatorów, przedmiotów operacji,
•        dużą liczbę błędnych operacji,
•        wypłaty przed otrzymaniem dokumentów.
Najszerszy zakres działań programu ACL dotyczy czynności związanych z sensu stricto analizą danych. Do najczęściej realizowanych standardowo operacji analitycznych z wykorzystaniem ACL podczas kontroli kompleksowych należą m.in.:
•        weryfikacja wykazu kont używanych w księgach rachunkowych z zapisami zakładowego planu kont,
•        określenie zakresu czasowego zaewidencjonowanych operacji,
•        wyszukiwanie luk w numeracji operacji,
•        wyszukiwanie powtórzeń w numeracji operacji,
•        badanie kolejności zapisów operacji,
•        testowanie chronologii zapisów,
•        weryfikacja powiązań kont w operacjach księgowych,
•        sprawdzanie wystąpienia operacji na kontach zespołu „1” ujętych z pominięciem kont rozrachunkowych,
•        testowanie zgodności sum dziennika z zestawieniami obrotów i sald,
•        badanie występowania operacji w dni wolne od pracy,
•        weryfikacja ewidencji na koncie 101 „Kasa”,
•        sprawdzanie poprawności dokonywania zapisów ewidencyjnych na kontach 13X w stosunku do zapisów banku obsługującego,
•        badanie występowania podejrzanych przelewów na konta pracowników z rachunków bankowych jednostki,
•        analiza ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych,
•        kontrola prawidłowości dokonywania zmian planu finansowego jednostki względem już zrealizowanych wydatków,
•        kontrola prawidłowości dokonywania zmian planu finansowego względem zaangażowania wydatków budżetowych,
•        badanie zgodności dokonywania wydatków z planem finansowym,
•        weryfikacja zgodności zaangażowania wydatków budżetowych z planem finansowym,
•        kontrola terminowości odprowadzania świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego,
•        kontrola terminowości odprowadzania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
•        testowanie zgodności ewidencji księgowej ze sprawozdaniami Rb–27S z realizacji planu dochodów budżetowych oraz ze sprawozdaniami Rb–28S z realizacji planu wydatków budżetowych.
Organizacja pracy z wykorzystaniem ACL
Jak wspomniano, w Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Krakowie wykorzystanie ACL we wszystkich prowadzonych kontrolach kompleksowych zaczęto wdrażać już w 2011 r. Od początku przyjęto zasadę specjalizacji niektórych inspektorów kontroli we wspieraniu pozostałych zespołów w obsłudze oprogramowania ACL. Narzędzie to, choć nie jest stworzone dla informatyków, wymaga specyficznych umiejętności, niejednokrotnie z pogranicza programowania. Pomimo przeszkolenia większej liczby inspektorów kontroli w obsłudze programu, umiejętności w zaawansowanym sposobie realizacji analiz wykazała ograniczona grupa osób.
Zadaniem zespołów kontrolnych jest zatem pozyskanie danych w jednostce kontrolowanej, przekazanie ich w sposób bezpieczny do analityków ACL, a następnie weryfikacja i analiza otrzymanych wyników. Czynności, które są realizowane przez zespoły dotyczą: wystąpienia o dane, zebrania danych, wysyłki danych, odbioru wyników, analizy wyników, raportowania ostatecznych wyników w protokołach kontroli oraz zebrania dokumentacji dowodowej.
Analitycy ACL natomiast wykonują całą pracę wstępną związaną z importem danych, ich standaryzacją do potrzeb procedur analitycznych oraz wykonaniem tych procedur na zbiorach danych. Czynności, które można wyodrębnić w tym procesie, to: odbiór danych od zespołów kontrolnych, import do projektów analitycznych ACL, weryfikacja i standaryzacja danych, analiza elektroniczna, uzgodnienia wyników, przekazanie raportów do zespołów kontrolnych.
Dzięki temu, że wszelkie materiały na potrzeby analiz z wykorzystaniem ACL oraz ich wyniki są w formie elektronicznej, operację wsparcia zespołów kontrolnych można prowadzić przez sieć Internet. Oczywistym wymogiem jest w takiej sytuacji, by przekazywanie danych odbywało się w sposób bezpieczny, tj. z wykorzystaniem wyłącznie skrzynek pocztowych służbowych, oraz ich szyfrowanie. Analitycy ACL na czas dokonywania analiz przechowują informacje w folderach chronionych programem TrueCrypt. Po realizacji analiz i uzgodnieniu wyników dane źródłowe są bezpowrotnie usuwane z wszelkich nośników pamięci.
Program ACL pozwala na pozyskanie danych z wielu źródeł informacji, z różnych formatów danych elektronicznych. Najczęściej spotykany format wymiany danych to pliki „pdf”, czyli „portable document format”. Dzięki wykorzystaniu możliwości importu danych przez ACL z tego formatu oraz wykorzystywaniu pomocniczo programu PDF2XL, który Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie zakupiła, nie ma większych problemów z pozyskaniem wymaganych informacji z jakichkolwiek systemów. Innymi spotykanymi źródłami informacji w formie elektronicznej są:
•        raporty txt – pliki tekstowe, z zapisanymi informacjami w formie sformatowanych raportów,
•        pliki XML (Extensible Markup Language) – struktury bazodanowe zapisane poprzez system znaczników w plikach tekstowych,
•        arkusze programu MS Excel,
•        pliki bazodanowe – dbase, MS Access,
•        pliki rozdzielane znakiem separatora,
•        pliki płaskie (flat file) – pliki tekstowe, zawierające informacje o strukturze liniowej.
Najrzadziej spotykaną i praktycznie niewykorzystywaną formą pozyskania danych jest dostęp do baz danych poprzez sterowniki ODBC (Open DataBase Connectivity).
Wyniki analityczne zwracane przez analityków ACL do zespołów kontrolnych mają strukturę uporządkowaną w poszczególnych folderach i zawarte są w plikach łatwych do przeglądania i wykorzystania do dalszych prac: plikach tekstowych, arkuszach danych. Raporty ogólne przygotowane są bezpośrednio do wydruku w formie plików pdf.
Jak wspomniano powyżej, istotną zaletą wykonywania czynności analitycznych z wykorzystaniem ACL jest możliwość automatyzacji działań. Wynikają z tego następujące ułatwienia:
1. Możliwość zapisu algorytmu działania w poszczególnych testach za pomocą języka poleceń ACL w formie skryptów. Dzięki temu nie ma potrzeby „ręcznego”, krok po kroku, wykonywania sekwencji poleceń. Uruchamiany skrypt, zawierający niejednokrotnie kilkaset poszczególnych poleceń, wykonywany jest w całości automatycznie.
2. Łatwość przystosowania programu ACL do własnych potrzeb poprzez budowę struktury menu programu. Dzięki temu ACL przeradza się w aplikację analityczną dostosowaną do potrzeb użytkownika. Przykład budowy własnego menu aplikacji analitycznej przedstawia rys. 10.
3. Wymiana pomiędzy analitykami ACL stworzonych rozwiązań w zakresie algorytmów analitycznych, oraz elementów menu aplikacji. Wymienione w punktach 1 i 2 rozwiązania mogą w prosty sposób być przenoszone na inne stacje robocze, gdzie zainstalowane jest oprogramowania ACL.
Korzyści z wykorzystania ACL w kontroli
Dotychczasowe doświadczenie w zakresie korzystania z oprogramowania ACL w działalności kontrolnej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie nie pozostawia wątpliwości, iż decyzja o wdrożeniu tego środowiska analitycznego była słuszna i właściwa. I nie ma chyba innej drogi, gdyż tego wymagają realia obecnego świata, w którym większość informacji gromadzi się w formie niematerialnej, elektronicznej. Ilość danych i tempo ich przyrostu wyklucza już prowadzenie czynności kontrolnych wyłącznie w sposób tradycyjny, szczególnie tam, gdzie występują duże zbiory danych. Nowoczesny audyt i kontrola muszą opierać się na narzędziach informatycznych. Nie bez powodu standardy audytu wewnętrznego3 wskazują na konieczność wykorzystywania technik wspomaganych komputerowo: 1220.A2 Działając z należytą starannością zawodową, audytorzy wewnętrzni muszą rozważyć możliwość użycia technik audytowych wykorzystujących technologie informatyczne oraz innych technik analizy danych. Również Najwyższa Izba Kontroli w swoich standardach4 wskazuje na konieczność stosowania takich technik w czynnościach kontrolnych.
Podsumowując, można stwierdzić, iż dzięki wykorzystywaniu oprogramowania ACL możliwe jest w Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie:
3 Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Grudzień 2012.
4 Standardy i wytyczne kontroli wykonania zadań na podstawie standardów kontroli INTOSAI i praktyki ISSAI 3000, Warszawa, 2009.  
•        szybkie realizowanie analiz danych,
•        skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości,
•        oszczędzanie czasu na przegląd analityczny, a koncentrowanie się na sprawach wymagających przeglądu dokumentacji,
•        posiadanie prawie pewności, iż otrzymaliśmy 100% danych źródłowych,
•        uniezależnienie się od formatów danych przechowywanych przez jednostkę i otrzymanych w trakcie kontroli,
•        automatyzowanie powtarzalnych czynności,
•        uzyskiwanie obiektywnych wyników analiz elektronicznych,
•        badanie w wielu przypadkach 100% populacji,
•        dokonywanie doboru próby w populacji już wstępnie ograniczonej typowaniem zakresów o największym prawdopodobieństwie występowania nieprawidłowości.
Janusz Kot
Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie
https://www.nik.gov.pl/plik/id,10717.pdf

Metody i narzędzia wspomagania informatycznego kontroli stosowane w NIK
Wiesław Karliński
Zastosowanie metod i narzędzi wspomagania informatycznego kontroli w NIK można zaprezentować w trzech wymiarach:
procesowym, tj. w podziale na etapy procesu kontrolnego NIK; pięć wydzielonych przez nas etapów tego procesu to: planowanie, przygotowanie, przeprowadzenie, prezentacja wyników w raporcie z kontroli jednostkowej (wystąpieniu pokontrolnym), prezentacja w raporcie łącznym (informacja o wynikach z kontroli), działania następcze;
typologicznym, tj. w podziale na rodzaje kontroli; zgodnie z typologią INTOSAI1 wydzielono trzy rodzaje kontroli: zgodności, finansową i wykonania zadań;
1 Patrz: ISSAI 100. Podstawowe zasady kontroli w sektorze publicznym, http://issai.org/media/69909/issai-100-english.pdf
ewolucyjnym, uwzględniającym rozwój metod i narzędzi w czasie.
Przyjęcie pierwszych dwóch perspektyw wydaje się być w pełni uzasadnione specyfiką zastosowania CAATs na poszczególnych etapach różnego rodzaju kontroli. Z kolei perspektywa historyczna uzasadniona jest dość długim, bo sięgającym roku 2000 doświadczeniem NIK w stosowaniu CAATs, oraz zmianami stosowanych w tym czasie rozwiązań.
1. Narzędzia CAATs na różnych etapach procesu kontrolnego NIK
Wykaz i charakterystykę etapów procesu kontrolnego pod kątem możliwego wykorzystania narzędzi wsparcia informatycznego przedstawiono schematycznie na poniższym rysunku.
Planowanie kontroli
Etap planowania kontroli to przede wszystkim monitorowanie różnych obszarów funkcjonowania państwa, identyfikacja obszarów ryzyka i wybór zagadnień podlegających kontroli (tematów kontroli). Jest to więc etap gromadzenia i analizy różnych zasobów informacyjnych, przy czym mamy tutaj do czynienia z analizą makroekonomiczną lub analizami jakościowymi, a nie z zastosowaniem klasycznych narzędzi CAATs. Na etapie planowania wykorzystuje się także różne moduły wewnętrznego systemu zarządzania kontrolami w NIK, służące do opracowania rocznego planu pracy.
Przygotowanie kontroli
Kolejny etap procesu kontrolnego – przygotowanie kontroli – zawiera w szczególności takie elementy jak:
analiza przedkontrolna dotycząca obszaru objętego kontrolą, prowadzona na podstawie dostępnych danych lub danych pozyskanych w trybie zapytania skierowanego do różnych podmiotów,
dobór jednostek (podmiotów) do kontroli,
zaprojektowanie badań kontrolnych, w tym badań z wykorzystaniem metod i narzędzi CAATs.
Etap przygotowania jest więc tym etapem, na którym mamy do czynienia bądź to z bezpośrednim zastosowaniem narzędzi CAATs, bądź z przygotowaniem szczegółowych scenariuszy ich zastosowania ujętych w programie kontroli.
Bezpośrednie zastosowanie CAATs uzależnione jest w dużej mierze od dostępności możliwych do wykorzystania zasobów informacyjnych. Stąd też staramy się gromadzić w NIK informacje o podmiotach podlegających kontroli w specjalnej bazie analitycznej. W zakresie podmiotowym baza powiązana jest z rejestrami publicznymi służącymi do ewidencji podmiotów, z ewidencją podmiotów w systemach sprawozdawczych (np. w systemie Trezor) oraz z prowadzonym od roku 1998 rejestrem funkcjonującego w NIK systemu zarządzania kontrolami. Pozwala to na tworzenie mapy kontroli, charakteryzującej częstość i terminy kontroli w poszczególnych podmiotach. W zakresie przedmiotowym, gromadzimy w bazie podstawowe informacje charakteryzujące potencjał lub zadania jednostek, a w szczególności dostępne dane o wydatkach, dochodach, wielkości realizowanych zadań. Informacje takie są wykorzystywane przy doborze jednostek do kontroli. W wielu kontrolach dobór jednostek ma charakter mieszany, tj. celowy i losowy z wyłączeniami. W przypadku niektórych kontroli dobór dokonywany jest metodą losową z prawdopodobieństwem wyboru proporcjonalnym do wielkości zadań/finansów jednostek przy założeniu pokrycia próbą określonego odsetka zadań/finansów w całej zbiorowości. W niektórych przypadkach, wobec braku stosownych informacji, zwracamy się z zapytaniem o niezbędne dane do różnych podmiotów, wykorzystując w tym celu mechanizmy zapytań elektronicznych. Szczególnie przydatne są w tej sytuacji narzędzia do zapytań w trybie on-line (np. Lime Survey) lub w trybie off-line (np. Adobe Live Cycle pozwalający na tworzenie aktywnych plików pdf).
Niemniej ważne są tzw. metadane dotyczące podmiotów, czyli dane o danych, i to zarówno danych dostępnych w różnych systemach sprawozdawczych i w statystyce publicznej, jak i danych o systemach informatycznych oraz zasobach informacyjnych poszczególnych podmiotów, możliwych do wykorzystania w trakcie czynności kontrolnych. Ta ostatnia część metadanych jest bardzo trudna do kompletacji ze względu na brak informacji źródłowych2, a zarazem kluczowa przy planowaniu kontroli z zastosowaniem CAATs. Stąd też zmuszeni jesteśmy we własnym zakresie pozyskiwać stosowne informacje dotyczące użytkowanych przez jednostki systemów informatycznych, danych gromadzonych w bazach obsługiwanych przez te systemy oraz możliwości technicznej pozyskania danych w trakcie kontroli. O ile w przypadku systemów finansowo-księgowych problem jest stosunkowo prosty i został w dużej mierze rozpoznany, to w przypadku innych systemów jest on dużo bardziej skomplikowany, a skuteczność rozpoznania stosunkowo niewysoka. Przekłada się to na trudności w przygotowaniu scenariusza badania z zastosowaniem CAATs, który w przypadku NIK powinien być zapisany w programie kontroli. W dużo bardziej komfortowej sytuacji są audytorzy wewnętrzni, którzy mają dostęp do opisu systemów IT i baz stosowanych we własnych jednostkach lub ci audytorzy/kontrolerzy zewnętrzni, którzy nie są związani szczegółowym programem badania, a mogą dostosowywać zakres badań do zastanej sytuacji i własnych umiejętności.
W naczelnych organach kontroli niektórych państw, mających dostęp do centralnych baz danych transakcyjnych, etap przygotowania kontroli przechodzi płynnie w etap czynności kontrolnych poprzez wykorzystanie CAATs do analizy zbiorów danych i doboru spraw do badań bezpośrednich. W warunkach polskich jest to praktyka stosowana obecnie dość rzadko z uwagi na małą liczbę tej kategorii baz danych. Przydatne mogą okazać się natomiast hurtownie danych branżowych, w których nie gromadzi się co prawda danych transakcyjnych, ale których szczegółowość i wymiar czasowy mogą być wystarczające do badań analitycznych oraz typowania spraw do badań bezpośrednich. W NIK wykorzystywaliśmy w taki sposób hurtownie danych funkcjonujące w skarbowości (WHTAX) czy w obszarze celnym (ARI@DNA).
2 Patrz: wprowadzona w roku 2010 zmiana ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne uchylająca art.19 dotyczący prowadzenia Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych.
Przeprowadzenie kontroli
Zasadniczy etap wykorzystania CAATs to etap przeprowadzenia kontroli. Zakres stosowanych na tym etapie analiz uwarunkowany jest zamieszczonym w programie kontroli scenariuszem badań, ale w dużej mierze zależy od rodzaju kontroli. Bardziej szczegółowo przedstawimy to, omawiając perspektywę typologiczną. Niezależnie od rodzaju kontroli zastosowanie CAATs wiąże się na ogół z pewnymi typowymi czynnościami, których sekwencję przedstawiono schematycznie na poniższym rysunku.
Pierwszą typową czynnością jest uzyskanie potwierdzenia autentyczności danych, co w przypadku danych zapisanych w wersji cyfrowej realizuje się poprzez podpis cyfrowy. Jest to szczególnie istotne przy włączaniu danych do akt kontroli, ale również w sytuacji, gdy dane będące przedmiotem analiz wykorzystywanych w procesie dowodowym mogą być zakwestionowane przez kontrolowanego po przedstawieniu mu wyników analiz. Jeśli mamy do czynienia z danymi dotyczącymi procesów zmiennych w czasie, to powtórne pobranie danych nie gwarantuje odtworzenia zbioru źródłowego i jedynie podpis cyfrowy stanowi dowód autentyczności danych pierwotnych. Do podpisu cyfrowego dokumentów stosuje się w NIK typowo funkcję skrótu SHA-2 (256). Ponieważ osoba przekazująca dane nie zawsze dysponuje podpisem elektronicznym i nie zawsze jest skłonna skorzystać z darmowego oprogramowania generującego funkcję skrótu, to kontrolerzy generują podpis cyfrowy samodzielnie, udostępniając kontrolowanemu plik skrótu oraz podpisując obustronnie specjalny protokół z pobrania danych zawierający zapisy funkcji skrótu plików.
Drugą istotną czynnością przy pobieraniu danych cyfrowych jest rozważenie potrzeby anonimizacji danych, czyli usunięcia/zamazania danych osobowych. Zgodnie z art.29 ustawy o NIK kontrolerzy NIK mają prawo do przetwarzania danych osobowych, w tym tzw. danych wrażliwych, w przypadku gdy jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Problem pojawia się wówczas, gdy niezbędność taka nie występuje, a zbiór danych zawiera dane osobowe. W NIK stosowane są różne rozwiązania pozwalające na całkowitą lub częściową anonimizację zbiorów danych przed ich przeniesieniem na komputer kontrolera (opis rozwiązań wychodzi poza ramy niniejszej publikacji). Niezależnie od tego, czy istnieje potrzeba anonimizacji, czy nie, kontrolerzy mają możliwość narzędziową sprawdzenia, czy w otrzymanych zbiorach danych występują dane osobowe w postaci nazwisk lub numerów PESEL. Wyniki takiej analizy mogą być rozstrzygające przy podejmowaniu decyzji dotyczącej anonimizacji i zabezpieczają nas w sytuacjach, gdy jednostka kontrolowana nie jest świadoma zawartości przekazywanego zbioru.
Dopiero na trzecim miejscu należałoby umieścić odczytanie danych, czyli przekształcenie otrzymanego zbioru do postaci czytelnej i akceptowalnej przez używane narzędzie CAATs. W przypadku niektórych formatów danych (np. pdf ) przekształcenie takie może być dość pracochłonne i wymagać dedykowanych narzędzi (do odczytu z plików pdf stosujemy w NIK trzy różne aplikacje). Czasami przekształcenie danych może być na tyle uciążliwe i niegwarantujące zadowalającego skutku, że podejmuje się decyzję o pozyskaniu danych ze źródeł alternatywnych, rezygnując z wymaganej szczegółowości. Dla przykładu: jeśli natykamy się na dużą trudność w uzyskaniu danych z ksiąg rachunkowych, korzystamy z możliwości pobrania danych dotyczących przelewów z systemów bankowości elektronicznej (w przypadku państwowych jednostek budżetowych poszczególne pozycje przelewów oznaczone są klasyfikacją budżetową).
Kolejna standardowa czynność realizowana przy zastosowaniu CAATs to weryfikacja poprawności danych dotycząca typów, zakresów, kompletności, ciągłości danych, duplikatów czy zgodności podsumowań z sumami kontrolnymi z raportów.
Ze standaryzacją danych mamy do czynienia w przypadku, gdy zamierzamy wykonać analogiczne badania analityczne w wielu jednostkach, a dane podlegające analizie gromadzone są w tych jednostkach w nieco odmiennej postaci. Ma to miejsce zwłaszcza w kontrolach koordynowanych korzystających ze wsparcia CAATs, takich jak np. kontrola wykonania budżetu państwa, gdzie spotykamy się z bardzo różnorodną implementacją obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przez dostawców systemów finansowo-księgowych. Jeszcze większa różnorodność interpretacyjna występuje w sytuacji, gdy zasady funkcjonowania systemów informatycznych nie są prawnie określone, a wynikają z innych uregulowań lub z praktyki. W takim przypadku nawet system komputerowy tego samego dostawcy nie gwarantuje jednolitości danych u różnych użytkowników.
O audytorskiej analizie danych będzie mowa przy omawianiu perspektywy typologicznej, wspomnijmy jednak, że prawie zawsze w trakcie lub w wyniku takiej analizy ma miejsce dobór próby spraw do badania bezpośredniego. Czasami dobór wynika bezpośrednio z selekcji dokonywanej w trakcie analiz, ale często jest doborem losowym z wyselekcjonowanej podpopulacji spraw. Niezależnie od zastosowanego doboru, dopiero badanie bezpośrednie dostarcza ostatecznych dowodów na występowanie nieprawidłowości. Często bowiem przyczyną stanów zidentyfikowanych w trakcie zastosowania CAATs jako nieprawidłowości okazuje się być banalna omyłka operatora, świadcząca o braku odpowiednich mechanizmów walidacji w systemie informatycznym, a nie o faktycznej nieprawidłowości. Należy również podkreślić, że tylko dobór losowy lub mieszany uprawnia do ekstrapolacji wyników, stąd też w NIK stosuje się różne metody doboru losowego spraw, przywołane w dalszej części artykułu.
Raporty pokontrolne
W ramach klasyfikacji etapów wydzielono odrębne etap sporządzania raportu z kontroli jednostkowej (wystąpienia pokontrolnego) i etap przygotowania informacji o wynikach kontroli (raport łączny z całej kontroli). Na pierwszym z powyższych etapów ma miejsce przygotowanie wystandaryzowanego raportu z badania analitycznego, a w przypadku statystycznego doboru próby – ekstrapolacja wyników badania. Z kolei drugi etap to przede wszystkim agregacja i analiza porównawcza raportów z analiz jednostkowych oraz zamiennik dokonania uogólnienia oceny końcowej z wykorzystaniem uzyskanych wyników kontroli oraz analizy przedkontrolnej charakteryzującej cały obszar, którego kontrola dotyczyła.
Działania następcze
Ostatni etap procesu kontrolnego (działania następcze) dotyczy przede wszystkim uzupełnienia różnego rodzaju baz wiedzy (od wyników po informacje o metadanych), które można będzie wykorzystać w przyszłości przy planowaniu kontroli.
2. Narzędzia CAATs z perspektywy typologicznej kontroli NIK
W NIK, analogicznie do typologii wprowadzonej przez INTOSAI, rozróżnia się trzy zasadnicze rodzaje kontroli: zgodności, wykonania zadań i finansową3. W każdym z tych trzech rodzajów kontroli stosuje się nieco inne metody analizy danych, a tym samym w nieco innym zakresie wykorzystuje się metody i narzędzia CAATs.
Kontrola zgodności
W przypadku kontroli zgodności mamy na ogół do czynienia z porównaniem cech danych jednostkowym z wymogami zapisanymi w :
przepisach prawa powszechnie obowiązującego,
zasadach, procedurach i politykach kontrolowanego podmiotu,
zasadach dobrej praktyki,
wymaganiach dotyczących samego systemu IT służącego do obsługi danych (mechanizmy kontrolne systemu).
Badanie dotyczy na ogół takich cech, jak kompletność, poprawność formalna, terminowość, klasyfikacja, powiązanie, jednoznaczność, ciągłość, niesprzeczność, ślad kontrolny. Szczególnie interesujące i często stosowane jest ukierunkowanie badania na identyfikację luk w mechanizmach kontrolnych systemu informatycznego obsługującego kontrolowany proces. Badanie mechanizmów kontrolnych można prowadzić na kilka sposobów, np. poprzez testowanie odporności systemu na błędy, analizę algorytmów walidacyjnych lub analizę danych wyjściowych z systemu. Zważywszy na to, że przyczyną niezadziałania mechanizmów kontrolnych może być nie tylko ich brak, ale również możliwość obejścia lub czasowe wyłączenie, analiza kompletu danych na wyjściu z systemu może okazać się najbardziej skutecznym i najprostszym w wykonaniu sposobem badania.
Kontrola wykonania zadań
Metodyki kontroli wskazują na dwa zasadnicze podejścia do realizacji kontroli wykonania zadań:
3 Patrz: Plan pracy NIK na 2016 rok, https://www.nik.gov.pl/plik/id,9894.pdf
podejście procesowe, nastawione na badanie adekwatności polityk i procedur wdrażanych w celu wspierania, monitorowania i oceniania wykonania zadań, albo ukierunkowane na problemy i skupiające się na analizie ich przyczyny,
podejście pomiarowe, nastawione na pomiar wkładu, produktów, rezultatów i oddziaływań oraz na ocenę oszczędności, wydajności i skuteczności działań.
Wykorzystanie metod CAATs w podejściu procesowym ogranicza się do badania, na ile systemy informacyjne generują stosowne, wiarygodne i aktualne informacje pozwalające na monitorowanie stopnia realizacji zadań. W przypadku funkcjonowania systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning) badanie może sprowadzać się do jednego systemu IT. Szczególnie interesujący poznawczo jest jednak inny przypadek: badanie procesów, których elementy odzwierciedlone są w różnych systemach IT, a czasem w systemach różnych podmiotów.
Przykładem takich badań prowadzonych przez NIK z zastosowaniem programu ACL były kontrole:
windykacji dochodów z tytułu mandatów karnych i kar administracyjnych, gdzie analizą objęte zostały bazy danych wojewodów (8), komend policji (16), oraz dane z hurtowni WHTAX (16 US), a powiązanie informacji następowało poprzez numer mandatu i numer tytułu wykonawczego;
walidacji danych przy rozliczaniu sprawozdań przedstawianych NFZ przez świadczeniodawców: identyfikowano dane o świadczeniach medycznych i refundacji leków zrealizowanych dla osób nieżyjących (informacje o zgonach z systemu PESEL).
Podejście pomiarowe w kontroli wykonania zadań sprowadza się najczęściej do wykonania różnych analiz ekonometrycznych i statystycznych, takich jak:
analizy wskaźnikowe,
analiza koszt – korzyść,
analiza opłacalności (koszt / efekt),
analiza korelacji,
analiza regresji,
analiza szeregów czasowych,
analiza porównawcza (benchmarking),
analiza obwiedni danych (Data Envelopment Analysis).
Do analiz tego typu wykorzystuje się najczęściej narzędzia statystyczne lub analityczne, a nie klasyczne narzędzia CAATs zaliczane to grupy GAS (General Audit Software). Szereg nieskomplikowanych analiz można też wykonywać z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych (np. MS Excel) i jest to obecnie najbardziej rozpowszechniona praktyka w NIK.
Kontrola finansowa
Zastosowanie CAATs w kontroli finansowej można ograniczyć do typowych przeglądów analitycznych w rozumieniu standardów MSFR4, tzn. do:
porównania informacji finansowych z różnych okresów,
porównania informacji finansowych z przewidywanymi wynikami,
porównania informacji z wielkościami standardowymi,
analizy związków pomiędzy danymi finansowymi,
analizy związków pomiędzy danymi finansowymi i niefinansowymi.
Jeśli jednak dysponujemy kompletem zapisów księgowych w wersji elektronicznej, to powstaje możliwość dokonania analizy pełnego zbioru danych pod kątem:
zgodności z zasadami rachunkowości,
terminowości i przypisania do właściwych okresów,
poprawności danych finansowych i potencjalnych nadużyć.
Analizy takie zostały zapoczątkowane w NIK w roku 2005 ramach kontroli wykonania budżetu państwa, a w 2006 r. zostały sformalizowane w postaci szczegółowej metodyki nazwanej „FK-skan”. Opracowując metodykę badania, mieliśmy na uwadze możliwość jej implementacji przy różnych formatach i układach danych generowanych z różnych systemów finansowo-księgowych. Dlatego punktem wyjścia była treść art. 23 i art. 14 ustawy o rachunkowości, określających wymagania, jakie powinny spełniać zapisy księgowe. Kolejny etap to przyjęcie pewnego standardowego rekordu danych, wynikającego z powyższych zapisów, ale również z praktyki analiz różnych systemów finansowo-księgowych funkcjonujących w jednostkach sektora finansów publicznych. Rekord zawierał opcjonalne pola wychodzące poza wymogi ustawy, ale często spotykane w systemach FK.
4 MSRF 520. Procedury analityczne, Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej i Kontroli Jakości 2009, t.II, Warszawa, 2010.
Bazując na tych standardowych danych, uzupełnionych o dodatkowe parametry określone w polityce rachunkowości jednostki, zdefiniowano warunki selekcji zapisów pod kątem:
1. zapisów błędnych:
brak obligatoryjnych elementów zapisu,
nieczytelny opis,
błędne daty,
sprzeczne daty;
2. naruszenia zasad terminowości:
niewłaściwy rok księgowania,
niewłaściwy okres,
zapis po terminie sporządzenia sprawozdania,
przekroczenie terminów zapisanych w polityce rachunkowości,
zapis po dacie końcowej;
3. błędów w zakresie zgodności lub wiarygodności:
błędna klasyfikacja paragrafowa,
luki lub duplikaty w dzienniku,
pomijanie zasady memoriału,
niewłaściwa klasyfikacja vs. opis operacji gospodarczej,
środki trwałe poniżej wymaganej kwoty,
niedozwolony zapis dotyczący wydatków UE,
niedozwolone pary kont;
4. zapisów nietypowych:
w dniu wolnym od pracy,
w dacie dowodu (dowód zewnętrzny),
nietypowa sekwencja dat,
uwagi do daty płatności,
zmniejszające koszty,
na specyficznych kontach analitycznych.
W kolejnych latach metodyka FK-skan została rozbudowana o dodatkowe opcje analityczne, takie jak:
statystyki księgowań w podziale na operatorów,
raport dzienny operacji na kontach bankowych za okres (dane z systemu bankowości elektronicznej VideoTel),
raport dzienny operacji na kontach rachunków bankowych,
zestawienie obrotów za okres na dowolnych kontach analitycznych (definiowane segmenty i głębokość analityki),
weryfikacja planu i wykonania wydatków wg zakładanej klasyfikacji (paragrafy) i sygnalizacja przekroczeń planu na dany dzień,
weryfikacja wykonania i zaangażowania wydatków (sygnalizacja stanu, gdy wykonanie przekracza zaangażowanie).
Tego typu analizy prowadzone są regularnie przy badaniu ksiąg rachunkowych w ramach kontroli wykonania budżetu państwa i poprzedzają dobór próby do kontroli metodą monetarną. Statystyczny dobór próby jest obligatoryjny, a fakt dokonania badania analitycznego jest wykorzystywany przy określaniu ryzyka statystycznego. Wyselekcjonowane w FK-skan i obowiązkowo zweryfikowane zapisy traktowane są przy ekstrapolacji końcowej wyników jak zamiennik dobrana celowo.
Warunkiem wykonania przeglądu FK-skan, ale również doboru próby metodą monetarną, jest uzyskanie danych księgowych w wersji elektronicznej. Statystyki pobierania danych w takiej wersji przez kontrolerów NIK wydają się być dość dobre: na około 200 jednostek kontrolowanych corocznie w ramach kontroli budżetowej od kilku lat uzyskujemy wskaźnik pobrania danych w wersji elektronicznej powyżej 95%, a w ostatnio osiągnął on praktycznie 100%.
3. Narzędzia CAATs w NIK z perspektywy ewolucyjnej (historycznej)
Jak już wspomniano na wstępie, początki zastosowania metod CAATs w NIK sięgają roku 2000. W latach 1999-2000 kilku pracowników NIK odbyło w Brukseli szkolenie dotyczące zastosowania programu ACL, a specjalny zespół roboczy zarekomendował program ACL do wykorzystania w kontrolach NIK. Również w roku 2000 przeprowadzono pierwsze próby wykorzystania ACL (nieodpłatna wersja udostępniona NIK przez firmę ACL Europe S.A.) do pojedynczych kontroli. Na początku 2001 r. NIK zorganizował pod egidą Komitetu Szkoleniowego EUROSAI międzynarodowe seminarium poświęcone zastosowaniu technik informatycznych w kontroli. Jesienią 2001 r. zakupiono 30 licencji ACL ver. 7.0 oraz przeszkolono 80 osób w zakresie podstaw użytkowania ACL.
Pierwsze zastosowania ACL w kontrolach koordynowanych miały miejsce w latach 2002 i 2003 i dotyczyły kontroli:
realizacji dochodów budżetu państwa z podatku akcyzowego w latach 1999-2002 (32 urzędy skarbowe),
ewidencji i windykacji należności z tytułu mandatów karnych kredytowanych w budżetach wojewodów (23 bazy danych zlokalizowane w Urzędach Wojewódzkich i ich delegaturach),
powadzenia przez organy skarbowe postępowań podatkowych i kontrolnych (36 urzędów skarbowych).
W kolejnych latach wykorzystywano ACL w planowych kontrolach koordynowanych do analizy dużych zbiorów danych w urzędach skarbowych, izbach celnych, urzędach wojewódzkich, NFZ. Ponadto pojedyncze jednostki kontrolne (departamenty i delegatury NIK) wykorzystywały ACL w kontrolach jednostkowych, w tym doraźnych. W roku 2006 zaimplementowano w ACL pierwszą wersję metodyki FK-skan służącej do analizy danych w audycie finansowym.
Lata 2001–2003 charakteryzowały się w NIK rozwojem metodyki kontroli, w tym metodyki doboru próby, co znalazło odbicie w opracowaniu specjalnego podręcznika metodycznego zatytułowanego „Podręcznik Kontrolera”. W ślad za tym pojawiły się oczekiwania dotyczące obiektywizacji badania ksiąg rachunkowych poprzez zastosowanie statystycznego doboru próby. Ponieważ badanie ksiąg w ramach kontroli wykonania budżetu państwa obejmowało wówczas około 400 jednostek, a całość operacji musiała być przeprowadzona w ciągu maksymalnie dwóch miesięcy, to realizacja statystycznego doboru z zastosowaniem ACL była niewykonalna. Innym problemem była praktyczna możliwość zdefiniowania operatu badania w sytuacji braku precyzyjnej wiedzy o sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych w takiej liczbie jednostek. Stąd też pojawiła się potrzeba opracowania prostego narzędzia do losowania próby, dokumentowania jej badania oraz ekstrapolacji wyników. Narzędzie takie, o nazwie „Pomocnik Kontrolera”, powstało na przełomie roku 2002-2003, a zastosowano je po raz pierwszy we wszystkich kontrolowanych jednostkach w kontroli wykonania budżetu za rok 2002. W kolejnych latach sukcesywnie rozwijano zarówno sposób doboru próby w ramach kontroli budżetowej, jak i towarzyszące temu nowe wersje „Pomocnika Kontrolera”. Doświadczenia te opisano w artykule zamieszczonym w czasopiśmie „Kontrola Państwowa”5.
Opracowanie własnego narzędzia, dostosowanego do potrzeb kontrolnych, regularnie rozbudowywanego i bez ograniczeń licencyjnych (program jest standardowo instalowany na komputerach kontrolerów) spowodowało praktyczne wyłączenie programu ACL z kontroli finansowych. Wyjątkiem są realizowane przez zespoły NIK audyty o charakterze międzynarodowym (audyt CERN i Rady Europy).
Program Pomocnik Kontrolera został rozbudowany o standardowe analizy audytorskie, ale również o specyficzną dla warunków polskich pełną analizę FK-skan.
Zakres funkcjonalny programu (wersja 5.5) w obszarze analiz danych zaprezentowano poniżej (Rys. 3).
Program obsługuje dane zapisane w pliku tekstowym z separatorami. Szczegółowe omówienie funkcji analitycznych wychodzi poza zakres niniejszej publikacji, a ponadto niektóre z analiz są typowe dla narzędzi audytorskich. Z rzeczy nietypowych warto zwrócić uwagę:
w grupie „Pozyskanie danych” – na pełną ścieżkę zalecanego postępowania (podpis cyfrowy, anonimizacja) oraz na import danych dotyczących wyciągów bankowych i przelewów z systemu bankowości elektronicznej (standard VideoTel) z anonimizacją danych „w locie” (szczególnie przydatny jest import z przelewów ze względu na zawartą w nich klasyfikację budżetową wydatku);
w grupie „Przekształcenia danych” – na specyficzne metody uzupełniania braków danych;
w grupie „Analiza ksiąg” – poza omawianą już standaryzacją i analizą FK-skan, na oznaczenie zapisów stornujących, co jest istotne przy definiowaniu populacji do losowania metodą MUS (zapisy stornujące o dużych kwotach sztucznie zawyżają obroty przy losowaniu).
W programie zaimplementowano praktycznie wszystkie standardowe metody statystycznego doboru próby, zarówno te typowo audytorskie (badanie zgodności metodą stałej próby, sekwencyjne, wykrywające, badanie wiarygodności metodą „średnio na jednostkę” i metodą MUS), jak i klasyczne metody statystyczne w losowaniu prostym, zespołowym i warstwowym w estymacji proporcji (frakcji) i wartości metodą średniej, różnicy lub ilorazu. Metody te wykorzystywane są zarówno przy wyznaczaniu liczebności próby (tam, gdzie to ma zastosowanie), jak i ekstrapolacji wyników.
5 W. Karliński: Wykorzystanie metod statystycznych w kontrolach finansowych NIK – cztery lata doświadczeń, „Kontrola Państwowa”, nr 1/2007.
Inną ciekawą i praktyczną grupę funkcji związaną z doborem próby stanowią różne techniki losowego doboru próby przy definiowaniu populacji z listy, z rejestrów (założenie zachowania ciągłości numeracji w rejestrach) oraz populacji zapisanej w pliku tekstowym lub Excela (opcja zawiera przydatną funkcjonalność wyboru celowego elementów do próby lub wyłączania ich z populacji i wykorzystywana jest np. przy doborze jednostek do kontroli). Równie przydatną funkcją jest losowe mieszanie danych w celu usunięcia niebezpieczeństwa trendów przy doborze systematycznym.
Ostatnia grupa funkcji dotyczy losowania, badania i ekstrapolacji wyników próby dobieranej w standardowym badaniu ksiąg rachunkowych w ramach kontroli wykonania budżetu państwa.
Program w wersji nieco okrojonej funkcjonalnie (z wyłączeniem ostatniej grupy funkcji) jest udostępniany jednostkom sektora finansów publicznych na zasadzie porozumienia. Dotychczas program udostępniono 13 jednostkom, a specjalnie opracowana wersja anglojęzyczna została udostępniona naczelnemu organowi kontroli Danii.
4. Podsumowane i rekomendacje
Wykorzystanie CAATs w NIK
W zakresie kontroli finansowej zastosowanie CAATs wydaje się być zadowalające, zarówno jeśli chodzi o zakres podmiotowy (praktycznie w 100% kontroli pozyskujemy dane w wersji elektronicznej), opracowaną metodykę i narzędzia do jej realizacji, jak i przygotowanie większości kontrolerów. Problemem bywa wysiłek niezbędny do zaimportowania danych, w szczególności zapisanych w plikach pdf, oraz jakość danych w aspekcie ich przydatności do pełnych analiz FK-skan. Czynnikiem zniechęcających kontrolerów do stosowania analiz są czasem sytuacje, gdy zidentyfikowane analitycznie nieprawidłowości są w istocie błędami wprowadzania danych.
W przypadku kontroli zgodności dysponujemy wystarczającymi narzędziami do analiz audytorskich (zarówno ACL, jak i Pomocnik Kontrolera). Problemem jest natomiast brak odpowiedniej wiedzy o systemach IT kontrolowanych podmiotów, co utrudnia lub wręcz uniemożliwia skuteczne zaprojektowanie analiz w programie kontroli. Dotyczy to zarówno informacji ogólnej o systemach, jak i przede wszystkim szczegółowych informacji o gromadzonych w nich danych, pozwalających na powiązanie badanych w kontroli procesów z zasobami systemu IT. Stąd też wykorzystania CAATs w tego rodzaju kontrolach nie można uznać za satysfakcjonujące. Warto też dodać, że bardzo często systemy IT nie gromadzą informacji o wszystkich istotnych elementach danego procesu, toteż uzyskane wyniki analiz okazują się nieprzydatne (np. w systemie ewidencjonuje się datę rozpoczęcia i zakończenia procesu, ale brak jest informacji o okresie jego wstrzymania z obiektywnych przyczyn).
W przypadku kontroli wykonania zadań, a w szczególności jej wariantu pomiarowego, wykorzystanie narzędzi analitycznych praktycznie rzadko wykracza w NIK poza analizy wskaźnikowe z zastosowaniem Excela. Stąd też jest tutaj dość duże pole do prac zarówno w zakresie metodyki, narzędzi, jak i przygotowania kadrowego. Podkreślić jednak należy, że znaczna rozbudowa metod analitycznych w tym obszarze prowadzi do wzrostu ryzyka niezrozumienia wyników analiz przez kontrolowanych, a zatem może przynieść nie tylko pozytywne efekty.
Jeśli chodzi o zastosowanie w NIK narzędzi CAATs, to zbyt mało intensywnie wykorzystywany jest w kontrolach program ACL, co po części wynika z funkcjonalności i szerokiego wykorzystania „Pomocnika Kontrolera” w kontrolach finansowych, a po części z trudności dostępu do jednolitych baz danych w innych rodzajach kontroli. Również cały obszar związany z doborem próby realizowany jest z pominięciem ACL, gdyż rozwiązania Pomocnika są tutaj dużo bardziej kompleksowe i elastyczne. Otwartym problemem pozostaje decyzja dotycząca rodzaju stosowanych narzędzi statystyczno-analitycznych i w tym obszarze testujemy aktualnie kilka rozwiązań (od standardowym pakietów statystycznych po rozwiązania Open Source).
Rekomendacje
Jako osoba zaangażowana od kilkunastu lat w prace nad wykorzystaniem narzędzi CAATs w kontrolach NIK chciałbym pokusić się o przedłożenie rekomendacji w kilku obszarach:
1. w obszarze zasobów IT kontrolowanych podmiotów sektora publicznego
yynależy zmierzać do przyjęcia systemowych uregulowań pozwalających na dostęp do informacji o użytkowanych systemach IT i gromadzonych w nich danych (jeśli nie poprzez rejestr, to przynajmniej poprzez BIP jednostek),
yynależy dążyć do wprowadzenia standaryzacji raportów z typowych systemów IT, na wzór Jednolitego Pliku Kontrolnego;
2. w obszarze rozwoju metod wsparcia informatycznego kontroli
cenna byłaby współpraca i wymiana doświadczeń instytucji audytorskich i kontrolnych,
należy popularyzować zastosowanie metod CAATs, co być może przyczyni się do rozwoju systemów monitorujących w jednostkach i poprawi jakość systemów IT;
3. w obszarze kadrowym
chyba nieunikniona jest specjalizacja i wsparcie udzielane kontrolerom przez specjalistów (w NIK funkcjonuje Zespół Wsparcia Informatycznego i Analitycznego Kontroli, który ma pełnić taką funkcję);
4. w obszarze narzędzi CAATs (celowo wymieniony na końcu)
cenna byłaby większa wymiana doświadczeń dotyczących zastosowania typowych narzędzi audytorskich (np. ACL),
w przypadku narzędzi analitycznych do kontroli wykonania zadań należałoby rozważyć pójście w kierunku rozwiązań Open Source, np. wykorzystanie popularnego środowiska R CRAN.
Wiesław Karliński
Wicedyrektor Departamentu Metodyki Kontroli i Rozwoju Zawodowego NIK
Koordynator Zespołu Wsparcia Informatycznego i Analitycznego Kontroli w NIK
https://www.nik.gov.pl/plik/id,10717.pdf

Jednolity Plik Kontrolny. Obowiązek wszystkich podatników
23.05.2016
Znaczna część podatników, a przynajmniej obsługujących ich biur rachunkowych, wie, że 1 lipca 2016 r. wejdzie w życie nowy przepis, mianowicie art. 193a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 613; dalej: O.p.), który wprowadza Jednolity Plik Kontrolny (dalej: JPK), czyli odpowiedni format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w którym podatnicy prowadzący te księgi przy wykorzystaniu programów komputerowych będą obowiązani przekazywać je organom podatkowym na ich żądanie.
Takich formatów (struktur) jest siedem. Dotyczą one: ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, magazynu, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, faktur VAT, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów.
Zgodnie z treścią tego przepisu, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej określonej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
Od 1 lipca 2016 r. przepis ten bezwzględnie będzie obowiązywał tzw. dużych przedsiębiorców. W odniesieniu do pozostałych, czyli przedsiębiorców średnich i małych oraz mikroprzedsiębiorców, zastosowany został dłuższy okres przejściowy. W okresie do 30 czerwca 2018 r. mogą go już stosować, ale mogą także na żądanie organów podatkowych nadal przekazywać księgi podatkowe w postaci wydruków papierowych czy przesyłać je np. w formacie PDF. I dopiero od 1 lipca 2018 r. nie będą mieli już wyboru.
Nowelizacja zasad dotyczących obowiązku przekazywania danych w formacie JPK
Niebawem jednak obowiązek przekazywania organom podatkowym informacji z ksiąg podatkowych w formacie JPK zostanie nie tylko znacznie rozszerzony, ale również okres przejściowy dotyczący przedsiębiorców średnich i małych oraz mikroprzedsiębiorców ulegnie skróceniu. 19 maja 2016 r. Senat przyjął bowiem bez poprawek ustawę z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa z 13 maja 2016 r.). Oznacza to, że musi ona zostać już przekazana do podpisu Prezydentowi RP. Nie należy spodziewać się, aby nie została ona podpisana, a następnie opublikowana.
W drodze tej nowelizacji w art. 82 po § 1a O.p. dodano § 1b, który stanowi, że osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.
Zgodnie z art. 6 ustawy z 13 maja 2016 r, pierwszym miesiącem, za który podatnicy będą obowiązani wysłać do urzędu skarbowego rejestry VAT w formacie JPK, jest lipiec 2017 r., przy czym podobnie jak w przypadku obowiązku przekazywania pozostałych informacji z ksiąg podatkowych, w odniesieniu do średnich, małych oraz mikroprzedsiębiorców zastosowanie znalazł dłuższy okres. Co istotne, inny jest on dla średnich i małych przedsiębiorców, którzy będą przesyłać wymagane dane począwszy od rozliczenia za styczeń 2017 r., a inny dla mikroprzedsiębiorców, których ten obowiązek będzie dotyczył począwszy od rozliczenia za styczeń 2018 r.
Istota nowelizacji
Najprościej rzecz ujmując, wyżej wskazany obowiązek wysyłania do urzędu skarbowego rejestrów sprzedaży i zakupów VAT w postaci JPK dotyczyć będzie wszystkich podatników (a nie tak, jak miało to być dotychczas – tylko tych podatników, którzy zostali do tego zobowiązani przez organ podatkowy), z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9.
Zobowiązani podatnicy – bez wezwania – będą mieli obowiązek przekazywania do urzędu skarbowego tych rejestrów VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Taki termin będzie niezależny od tego, czy dany podatnik składa deklaracje VAT miesięczne czy kwartalne.
Choć niewątpliwie każda zamiennik przeciwdziałania oszustwom w VAT jest godna pochwały, to nasuwają się tu jednak pytania: Czy trud, jaki podatnicy włożą w przesyłanie odpowiednich plików do urzędów skarbowych, przełoży się na spodziewane efekty? Czy system, do którego te dane trafią, będzie na tyle sprawny, aby rzeczywiście wychwycić podejrzane transakcje?
Izabela Rutkowska
http://www.podatki.biz/artykuly/jednoli ... _31528.htm

Księgi w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego również za okresy przeszłe?
24.05.2016
Interpelacja nr 2660 do ministra finansów w sprawie zakresu danych wynikających z ksiąg podatkowych, którego będą mogły żądać organy podatkowe (Jednolity Plik Kontrolny)
Szanowny Panie Ministrze,
z dniem 1 lipca 2016 r. - w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców - zacznie obowiązywać przepis art. 193a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.; dalej: Ordynacja podatkowa). W kolejnych latach przepis ten będzie również stosowany w odniesieniu do tzw. średnich i małych przedsiębiorców. Na podstawie tej regulacji organy podatkowe będą mogły żądać od podatników przedstawienia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej, przy zachowaniu odpowiedniej struktury logicznej (struktury tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego).
W ostatnim czasie Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje dotyczące struktur logicznych oraz wskazało na formę (struktury logiczne), w jakiej podatnicy powinni raportować księgi podatkowe.
Podatnicy podejmują działania, aby dostosować swoje programy komputerowe/systemy informatyczne do wymagań stawianych przez Ministerstwo Finansów. Działania te jednak skupiają się na aktualnie wykorzystywanych programach i systemach, nie dotyczą natomiast programów i systemów wykorzystywanych w przeszłości (w tym do prowadzenia ksiąg podatkowych w okresach, które wciąż nie uległy przedawnieniu). Z perspektywy podatników istotne jest jednak potwierdzenie, że Ministerstwo Finansów nie będzie oczekiwało od nich działań mających na celu dostosowanie „historycznych” programów komputerowych i systemów informatycznych do struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (byłoby to bowiem ogromne przedsięwzięcie informatyczne, wymagające kilku - kilkunastu miesięcy przygotowania).
W związku z powyższym pragnę zapytać Pana Ministra:
Czy na podstawie przepisu art. 193a Ordynacji podatkowej, organy podatkowe mogły żądać od podatników raportowania ksiąg podatkowych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego za okresy przeszłe, tj. za okresy sprzed wejścia przepisu art. 193 Ordynacji podatkowej w odniesieniu do danego podatnika (np. czy organ podatkowy będzie mógł żądać od tzw. dużego przedsiębiorcy ksiąg podatkowych za czerwiec 2012 r.)?
Z wyrazami szacunku
Poseł Izabela Leszczyna
19 kwietnia 2016 r.
Odpowiedź na interpelację nr 2660 w sprawie zakresu danych wynikających z ksiąg podatkowych, którego będą mogły żądać organy podatkowe (Jednolity Plik Kontrolny)
Odpowiadając na interpelację Pani Poseł Izabeli Leszczyny z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2660 w sprawie zakresu danych wynikających z ksiąg podatkowych, którego będą mogły żądać organy podatkowe (Jednolity Plik Kontrolny), przesłaną w dniu 27 kwietnia 2016 r. uprzejmie wyjaśniam.
Na mocy art. 31 pkt 2 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1649, zwanej dalej ustawą z dnia 10 września 2015 r.) z dniem 1 lipca 2016 r. wejdzie w życie art. 193a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm., zwanej dalej Ordynacją podatkową) wprowadzający obowiązek przekazywania na żądanie organów podatkowych ujednoliconej formy elektronicznych raportów z ksiąg podatkowych.
Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
Przepis art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej wymaga, aby struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, była dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
W celu lepszego przygotowania niektórych grup podatników do wprowadzanej zmiany, w art. 29 ustawy z dnia 10 września 2015 r. przewidziano, że w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mali i średni przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej będą przekazywać elektroniczne raporty z ksiąg podatkowych fakultatywnie. Przekazywanie przez mikroprzedsiębiorców ksiąg i dokumentów w okresie przejściowym także będzie odbywać się na zasadzie fakultatywności, ponieważ każdy mikroprzedsiębiorca spełnia kryteria uznania go za małego lub średniego przedsiębiorcę.
Przedstawione przepisy wprowadzają koncepcję Jednolitego Pliku Kontrolnego opracowaną przez OECD. Koncepcja Jednolitego Pliku Kontrolnego pozwoli znacząco usprawnić wymianę informacji pomiędzy przedsiębiorcami, a organami administracji podatkowej. Przepisy dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego funkcjonują już w wielu innych krajach Unii Europejskiej (np. Holandia, Austria, Portugalia, Słowenia, Estonia, Luksemburg).
Znaczna większość tych krajów implementowała Jednolity Plik Kontrolny zgodny z rekomendacją OECD.
Celem przedstawionych zmian jest zmniejszenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników i ich kontrahentów, skrócenie kontroli, zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej oraz poprawa wyników kontroli. Korzyści z proponowanej zmiany to: dostęp do danych w formacie umożliwiającym automatyczną analizę, ułatwienie dla wewnętrznych i zewnętrznych audytorów, odejście od wydruków papierowych, szybsza kontrola, znaczny stopień automatyzacji.
Odnosząc się do pytania Pani Poseł uprzejmie informuję, że obowiązek przekazywania na żądanie organów podatkowych raportów w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczy ksiąg podatkowych i dowodów księgowych odnoszących się do okresów począwszy od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających taki obowiązek tj. od dnia 1 lipca 2016 r. Nie będzie takiego obowiązku w odniesieniu do okresów sprzed dnia wejścia w życie wymienionych przepisów Ordynacji podatkowej, ponieważ obowiązek taki nie wynika z tych przepisów.
Wyrażam nadzieję, że niniejsza odpowiedź pozwoli na wyjaśnienie wątpliwości zgłoszonych w interpelacji.
Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów
Marian Banaś
Warszawa, 13 maja 2016 r.
http://www.podatki.biz/artykuly/ksiegi- ... _31541.htm