Bardzo proszę o instrukcję w jaki sposób przez Bibliotekę Akt wysyłacie kilka pism w jednej kopercie. Jak to się technicznie w programie odbywa. My do tej pory rejestrowaliśmy jako jedno pismo wychodzące a w opisie pisaliśmy że dotyczy kilku pism. Ale kontrola nam to zakwestionowała i stwierdzono że każde pismo powinno być oddzielnie wprowadzone jako wychodzące a następnie podobno jest możliwość wysłania tych kilku numerów w jednej kopercie. Pozdrawiam i będę wdzięczna za info!

każne z pism rejestrujesz w ba oddzielnie, a następnie zaznaczasz jako rodzaj listu wysyłka wspólna

Tak się dzieje głównie przy sprawach egzekucji, prawda? Wydaje się logiczne, aby każde pismo miało swój nr BA.
Wiem, że w moim USie tak się robi. Jedna koperta często zawiera kilkanaście, a bywa, że i ponad 20 nr BA.

To jeszcze zależy od tego kto pracuje w BA. Są urzędy w których każdy pracownik ma dostęp do BA i całość swoich działań odnotowuje w tym programie - prowadzi sprawy, rejestruje korespondencję wewnętrzną i wychodzącą. Są też urzędy, w których tylko np. pracownicy OL rejestrują korespondencję wychodzącą.
Ja należę do tej pierwszej kategorii. Nie wiem gdzie w BA można zaznaczyć opcję - korespondencja wspólna. Ja w przypadku wysyłania 2 pism w jednej kopercie, na jednej z nich robię adnotację w uwagach, że wysłałam w kopercie o danym numerze.

Ja jak wysyłam w jednej kopercie kilka pism to wypisuje wszystkie numery BA wychodzące na tej kopercie. Nie znam takiej opcji w BA wysyłka wspólna.

W polu "Sposób wysłania" po naciśnieciu F2 bądź dwuklikiem myszy są sposoby wysłania, jednym z nich jest "z inną przesyłką".

To, co tam jest, zależy od tego, jakie opcje wprowadzi administrator BA w urzędzie. U mnie też nie ma wysyłki wspólnej. Po prostu na zwrotce wpisuje wszystkie numery pism, które wkładam do koperty.

U mnie jest coś takiego jak "list zbiorowy" ale to by chyba oznaczało, że nadaję jeden numer w BA a wysyłam wiele pism.

W podręczniku BA jest napisane jak dopisywać do książki nadawczej pisma jeżeli mają być wysłane w jednej kopercie, ale problem polega potem na wprowadzeniu potwierdzenia odbioru bo czytnik tylko odczytuje jedno pismo, a co z pozostałymi. Czy wtedy trzeba wklepać to ręcznie?

U nas w BA każde pismo rejestrowane jest oddzielnie przez pracownika poszczególnej komórki. Natomiast przy dopisywaniu do książki nadawczej "scalam" listy, które powinny być wysyłane w jednej kopercie, poprzez nadanie takiego samego numeru pozycji w pierwszej kolumnie "Poz." i wykasowanie kwoty w kolumnie "opłata" w przesyłkach dołączanych do przesyłki głównej. Kolejnym krokiem jest "przenumerowanie (Alt+F9)". Po wydrukowaniu książki mamy tylko jedną pozycję "scalonych" pism   .
Natomiast jeśli chodzi o "rodzaj listu" to każdy urząd sam określa co ma być wpisane w słowniku. W naszej BA nie ma poz. "korespondencja wspólna".

Bardzo, bardzo dziękuję za podpowiedzi, już zrobiliśmy duży krok do przodu. Jest tylko problem z rejestrowaniem zwrotki bo zwrotka wczytuje się tylko do jednego nr pisma. Dlatego bardzo proszę o informację jak wprowadzacie zwrotkę. Dzięki!

Ręcznie.

Tylko nie mów Boniemu  

Ja wprowadzam jednp pismo, potem jak chcę wprowadzić kolejny to klikam w ikonę "ZWIĄZANY Z DOKUMENTEM BA" i wprowadzam dane drugiego pisma. Na kopercie wpisuję nr dokumentu głównego i związanego. Na wydruku do wysyłki pokazuje się jeden list.