Dzisiaj do naszego US ( Izba Warszawa) przyszło dziwne pismo dot archiwum i u nas już panika że będzie kontrola ; czy może coś wiecie bo od ciągłej paniki tylko szkoda gadać

A archiwizujecie dokumenty elektroniczne ?

W niektórych mazowieckich USach już od 3 tygodni robi się porządki...

Nic mi o elektronice nie wiadomo , a jak to u Was wygląda, my trzymamy dokumenty u nas a po 2-3 latach wciskamy je do archiwum, zawsze jest z tym problem bo archiwum małe

ale po co kontrolować archiwa, skoro każdy urząd ma jakąś tam instrukcję i u każdego jest to nieco inaczej rozwiązane - u nas np. po 2 latach z podręcznego przekazujemy do głónego i staramy się tego trzymać, choć wiadomo że czasem miejsca brak.

A na bieżąco jak się da to dokumenty lądują w archiwum podręcznym.

Chyba że faktycznie sprawdzają, czy nie są drukowane e-dek - bo z tego co wiem, to sporo urzędów w ubiegłym roku drukowało wszystko co szło przez sped'a

Archiwum zakładowe/składnicę akt może skontrolować właściwe archiwum państwowe lub izba skarbowa. Zakres kontroli obejmuje poprawność stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Dla 400 urzędów są one takie same, tj. wprowadzone zarządzeniem przez Ministra w porozumieniu z Dyrektorem NDAP.
Po kontroli zostanie dostarczony protokół, wystąpienie pokontrolne.

PS nie ma czegoś takiego jak archiwum podręczne tylko registratura.

Spoko. Tylko zbierane są informacje dla nowej DIS.

A zauważyliście w instrukcji jak postępować z dokumentami elektronicznymi ?

Formalnie nie ma w IS i US dokumentów elektronicznych. Jest jedynie możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych i nosników elektronicznych do prowadzenia np. ewidencji, opracownia pism, monitoringu poleceń itp.
Prace nad EZD (elektronicznycm zarządzaniem dokumentami) w skarbówce dopiero trwają. Dziś oryginał to papier.

Jak papierem może być oryginał, skoro wydruk se speda jest tylko pomocniczy dla US - coś mi się tutaj nie zgadza, ponadto nasza IS już w ubiegłym roku zabroniła drukowania dokumentów elektronicznych poza korektami podlegającymi weryfikacji oraz vatami do zwrotu. Drukowanie zaprzecza idei dokumentów elektronicznych.

u nas też od dawna się nie drukuje elektronicznych ze Speda.

O kontroli archiwum zakładowego mówi § 18 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach skarbowych i składnic akt w urzędach skarbowych - Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 34 MF z dnia 30 października 2003r.
§ 18
1. Kontrolę archiwum zakładowego przeprowadzają upoważnieni pracownicy Ministerstwa Finansów i izby, właściwego archiwum państwowego i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz innych państwowych organów kontroli.
2. Przynajmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego, mająca na celu porównanie stanu zawartości dokumentacji w archiwum zakładowym z prowadzoną ewidencją oraz w celu sprawdzenia prawidłowej pracy archiwum.

Tylko według mnie "archiwum zakładowe" w us jest tylko wtedy, gdy Archiwum Państwowe ustali taki urząd jako wytwarzający materiały archiwalne. W przeciwnym wypaku jest to tylko "składnica akt".

Jeżeli chodzi o dokumenty elektroniczne to zgodnie z § 11 ust. 2 pkt. 1) oraz ust. 3 Instrukcji w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych - zał. nr 1 do zarządzenia MF nr 14, komórki organizacyjne nie przekazuj
ą do archiwum zakładowego lub składnicy akt dokumentacji gromadzonej na elektronicznych nośnikach informacji. Dokumentację taką należy skasować wtedy, gdy upłynie termin jej przechowywania okrślony w wykazie akt i nie będzie przydatna do załatwiania spraw.

Czyli instrukcja do poprawki. Od czasu jej ukazania mamy:
- rejestry podatników i spraw na dyskach
- całkiem spore archiwum maili wszelakich
- korespondencję poprzez ePUAP
- stare bazy archiwalne egzekucyjne, wymiarowe - do których jak do archiwum- pisze zapytania prokuratura i policja
- dokumentacje intranetowe, ISO , RemDat....
oraz dokumentacje podatników z kontroli ACL.

... i pojawiające się zapytania od kontrolujących archiwa US pracowników Archiwum Państwowego : "Co robicie z dokumentami elektronicznymi? Jak są archiwizowane ? Wg jakiej instrukcji ?"

I jak tu pracować Panie premierze ? Nie mogę sie doczekać na chwilę gdy to wszystko spłynie do CPD Radom w ramach projektu KIC.

... i pojawiające się zapytania od kontrolujących archiwa US pracowników Archiwum Państwowego : "Co robicie z dokumentami elektronicznymi? Jak są archiwowane ? Wg jakiej instrukcji ?"

Ja bym odpowiedziała, że robimy to co jest napisane w rodziale XIII instrukcji kancelaryjnej.