Czy w Waszych urzędach już zaczęła się kręcić "karuzela" z oceną okresową?
Radziłbym przygotować się do niej (zwłaszcza Ocenianym), żeby wiedzieć co każdego (wcześniej czy później) czeka...Ocena okresowa członka korpusu służby cywilnejCzym jest ocena okresowa? System ocen okresowych to jedno z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi. Służy przede wszystkim poprawie efektywności pracy, podejmowaniu decyzji kadrowych (awanse, przeniesienia), planowaniu zatrudnienia, jest również pomocny w ustalaniu ścieżek kariery pracowników oraz kształtowaniu wysokości wynagrodzeń.
Ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej ma przede wszystkim na celu:
§ podnoszenie jakości i efektywności pracy członka korpusu służby cywilnej,
§ informowanie członka korpusu służby cywilnej o tym, jak jest oceniana jego praca,
§ zwiększanie poziomu motywacji,
§ umożliwianie przełożonemu podejmowania racjonalnych decyzji personalnych i kadrowych,
§ sporządzenie wniosków do indywidualnego programu rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej,
§ uzyskanie dodatkowych informacji do opracowania planu szkoleń.
Reasumując, ocena okresowa na poziomie indywidualnym ma na celu nie tylko rozliczanie z wykonywanych obowiązków, ale również wyznaczanie kierunków rozwoju, motywowanie i mobilizowanie pracowników do dalszego doskonalenia. Z punktu widzenia organizacji system ocen powinien wpłynąć na poprawę efektywności i jakości jej działania.
Główne zmiany w systemie ocen okresowych w służbie cywilnej
Przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505) wprowadziły kilka zasadniczych zmian w obecnie funkcjonującym systemie ocen okresowych w służbie cywilnej:> objęto oceną okresową pracowników służby cywilnej zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony,
> został wprowadzony sztywny ? 24 miesięczny ? okres sporządzania ocen okresowych,
> wyczerpująco wskazano okoliczności, w których bezpośredni przełożony może zmienić termin sporządzenia oceny oraz określono sytuację, w której następuje obowiązkowe przedłużenie terminu sporządzenia oceny.
Ponadto istotne zmiany w przeprowadzaniu ocen okresowych członka korpusu służby cywilnej zostały wprowadzone na poziomie aktu wykonawczego.
Z dniem 3 czerwca 2009 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633).Do najważniejszych zmian w rozporządzeniu należą:
> opracowanie nowej metodologii sporządzania ocen okresowych poprzez wprowadzenie punktowej skali ocen,
> opracowanie odrębnych kryteriów oceny i arkuszy ocen dla osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej oraz stanowiska kierowników urzędów, które są stanowiskami pracy w służbie cywilnej.
> Wybór kryteriów oceny W związku z objęciem systemem ocen okresowych wszystkich członków korpusu służby cywilnej wprowadzono rozróżnienie kryteriów oceny, w zależności od rodzaju stanowisk zajmowanych przez członków korpusu służby cywilnej. Kryteria oceny dostosowano do charakteru pracy wykonywanej na stanowiskach kierowniczych w służbie cywilnej i na pozostałych stanowiskach urzędniczych.
Dla członków korpusu służby cywilnej zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej oraz stanowiska kierownika urzędu, jeżeli to stanowisko jest stanowiskiem w służbie cywilnej, przyjęto, że oceny dokonuje się na podstawie 5 kryteriów obowiązkowych i ewentualnie kryteriów wybranych przez oceniającego, jednak nie więcej niż 2.
Ocenę okresową członków korpusu służby cywilnej zajmujących pozostałe stanowiska sporządza się na podstawie 4 kryteriów obowiązkowych oraz nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów wybieranych przez oceniającego.
Termin wyznaczenia kryteriów
? Zgodnie z § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej z dnia 9 maja 2009 r. czynności, o których mowa w § 3 ust. 3-5, § 4 ust. 3-5 i § 5 rozporządzenia, czyli wybór kryteriów oceny i wpisanie do arkusza oceny terminu sporządzenia oceny na piśmie wyznaczenia kryteriów dokonuje się:
- w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny,
-albo w terminie 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony.
? Zgodnie z § 13 ww. rozporządzenia czynności, o których mowa w § 3 ust. 3-5, § 4 ust. 3-5 i § 5 rozporządzenia, czyli m.in. wybór kryteriów oceny i wpisanie do arkusza oceny terminu sporządzenia oceny na piśmie, dokonuje się w terminie 90 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia, czyli do dnia 1 września 2009 r. (włącznie):
- dla pracowników służby cywilnej, którzy w dniu wejścia w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej byli zatrudnieni na czas nieokreślony,
- dla osób będących członkami korpusu służby cywilnej, do których miały zastosowanie przepisy art. 193-195 lub 197 ustawy o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r.
> Termin sporządzenia oceny Zgodnie z art. 81 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej ocenę okresową sporządza się co 24 miesiące.
Przepis ten wszedł w życie 24 marca 2009 r., co oznacza, że wprowadzony ustawowo sztywny termin na sporządzenie oceny (z zastrzeżeniem art. 81 ust. 6-9 ustawy) ma zastosowanie do ocen okresowych rozpoczynanych po 23 marca 2009 r.
Zatem w przypadku pracowników służby cywilnej zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony:
- w dniu wejścia w życie ustawy o służbie cywilnej ? termin sporządzenia oceny okresowej po raz pierwszy należy liczyć od dnia wejścia w życie tej ustawy,
- po 24 marca 2009 r. ? termin sporządzenia oceny okresowej po raz pierwszy należy liczyć od dnia nawiązania stosunku pracy na czas nieokreślony.
Natomiast w przypadku osób, do których miały zastosowanie przepisy art. 193-195 lub 197 ww. ustawy, termin sporządzenia po raz pierwszy oceny okresowej należy liczyć od dnia zatrudnienia tych osób na stanowiskach urzędniczych w służbie cywilnej w wyniku zastosowania tych przepisów.
> Metodologia sporządzania ocen okresowychRozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej wprowadziło punktową skalę ocen, która zawiera następujące poziomy oceny:
? 5 punktów ? znacznie powyżej oczekiwań,
? 4 punkty ? powyżej oczekiwań,
? 3 punkty ? na poziomie oczekiwań,
? 2 punkty ? poniżej oczekiwań,
? 1 punkt ? znacznie poniżej oczekiwań.
Według takiej skali ocen oceniający dokonuje odrębnej oceny każdego kryterium, zarówno obowiązkowego, jak i wybranego przez oceniającego. Otrzymane oceny cząstkowe są podstawą do ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego poprzez wyliczenie średniej arytmetycznej z tych ocen.
UWAGA!Oceny cząstkowe można zaznaczać w arkuszach w różny sposób, pamiętając jednak, aby nie budził on wątpliwości, np.:
1/ wpisując ?X? przy odpowiedniej ocenie cząstkowej,
lub
2/ wpisując równowartość punktową przydzielonej oceny cząstkowej np. 4 w odpowiednią rubrykę danej kategorii.
Po przyznaniu ocen cząstkowych dla wszystkich kryteriów oceny oceniający wylicza średnią arytmetyczną z tych ocen, a następnie wpisuje ją w odpowiedniej rubryce arkusza oceny. Przykład:
kryteria obowiązkowe (4): 4 + 5 + 5 + 4 = 18
kryteria dodatkowe (5): 4 + 5 + 5 + 4 + 5 = 23
średnia arytmetyczna: (18 + 23) : 9 = 4,55
kryteria obowiązkowe (5): 5 + 4 + 5 + 4 + 5 = 23
kryteria dodatkowe (2): 5 + 5 = 10
średnia arytmetyczna: (23 + 10) : 7 = 4,71
Metodologia ocen okresowych zawiera również elementy oceny opisowej. Oceniający musi uzasadnić przyznane oceny cząstkowe na poziomach: znacznie powyżej oczekiwań (5 pkt), poniżej oczekiwań (2 pkt) i znacznie poniżej oczekiwań (1 pkt.). Departament Służby Cywilnej zaleca również sporządzanie uzasadnień ocen cząstkowych na pozostałych poziomach, co w świetle przepisów rozporządzenia nie jest wymogiem formalnym sporządzenia oceny.
Po przyznaniu ocen cząstkowych, sporządzeniu ich uzasadnień i wyliczeniu średniej arytmetycznej z ocen cząstkowych ustala się ogólny poziom spełniania kryteriów oceny.
Następnie oceniający przyznaje ocenę pozytywną albo negatywną, przy czym niezależnie od ustalonego ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny każda ocena cząstkowa na poziomie znacznie poniżej oczekiwań (1 punkt) powoduje przyznanie członkowi korpusu służby cywilnej negatywnej oceny okresowej.
Po przyznaniu oceny pozytywnej bądź negatywnej oceniający może sporządzić podsumowanie oceny okresowej ocenianego. W podsumowaniu można zawrzeć dodatkowe informacje na temat ocenianego, które np. nie odnoszą się wprost do zastosowanych kryteriów oceny, bądź nie są związane ze sposobem wykonywania zadań przez ocenianego. Wśród takich informacji mogą się znaleźć m.in.:
? przykłady dodatkowych zadań,
? szczególne osiągnięcia,
? mocne i słabe strony,
? informacje dot. postawy,
? informacje dot. samokształcenia.
Integralną, a zarazem obowiązkową, częścią arkusza oceny są wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego, które są sporządzane dla każdego ocenianego. We wnioskach oceniający, biorąc pod uwagę sporządzoną ocenę okresową oraz realizowane i przyszłe zadania, a także oczekiwania pracownika, powinien określić obszary wiedzy i umiejętności wymagające doskonalenia oraz zaproponować optymalne formy i metody ich realizacji. Dobrą praktyką będzie połączenie w tabeli tych dwóch elementów, np. odpowiednie ich ponumerowanie, bądź ujęcie w odrębnych wierszach tabeli.
> Skutki oceny okresowejSporządzona ocena okresowa, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, implikuje:
- rozwiązanie stosunku pracy urzędnika służby cywilnej w razie dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej oceny (art. 71 ust. 1, pkt 1),
- możliwość otrzymania przez urzędnika służby cywilnej kolejnego stopnia służbowego po uzyskaniu pozytywnej oceny na wniosek bezpośredniego przełożonego (art. 89 ust. 1),
- obligatoryjne przyznanie kolejnego stopnia służbowego po uzyskaniu dwóch kolejnych następujących po sobie pozytywnych ocen okresowych na jednym z dwóch najwyższych poziomów przewidzianych w skali ocen ? w ciągu 30 dni od dnia zapoznania urzędnika służby cywilnej z oceną okresową (art. 89 ust. 2),
- sporządzenie wniosków do indywidualnego programu rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej ustalanego przez dyrektora generalnego urzędu (art. 108).
Jakkolwiek ustawa o służbie cywilnej, poza wnioskami do iprz, nie przewiduje formalnych skutków sporządzonej oceny okresowej dla pracownika służby cywilnej, to wydaje się, że taka ocena może stanowić dobrą podstawę do podejmowania decyzji personalnych (np. w sprawie otrzymania awansu, podwyżki, nagrody).
Niezależnie od powyższego należy podkreślić, że sporządzona ocena okresowa dla każdego ocenianego powinna się wiązać z otrzymaniem odpowiedniej informacji zwrotnej, m.in. na temat wykonywanej pracy, mocnych i słabych stron ocenianego, obszarów, w których wymaga się poprawy pracownika. W tym rozumieniu ocen okresowa powinna pełnić również rolę motywacyjną dla pracownika.
> Przyznawanie kolejnych stopni służbowych? Zgodnie z art. 89 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej urzędnik służby cywilnej może otrzymać kolejny stopień służbowy po uzyskaniu pozytywnej oceny, o której mowa w art. 81 ustawy, jeżeli zawiera ona umotywowany wniosek bezpośredniego przełożonego o przyznanie urzędnikowi kolejnego stopnia służbowego. Decyzję o przyznaniu kolejnego stopnia podejmuje dyrektor generalny urzędu.
? Natomiast w myśl art. 89 ust. 2 tej ustawy urzędnik służby cywilnej, który od otrzymania ostatniego stopnia służbowego uzyskał dwie kolejne następujące po sobie pozytywne oceny okresowe na jednym z dwóch najwyższych poziomów przewidzianych w skali ocen, otrzymuje kolejny stopień służbowy w terminie 30 dni od dnia zapoznania urzędnika służby cywilnej z oceną okresową. Pierwsza z ocen, o których mowa w ww. przepisie, może być sporządzona przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, czyli przed 24 marca 2009 r. Natomiast druga pozytywna ocena okresowa na jednym z dwóch najwyższych poziomów przewidzianych w skali ocen powinna być sporządzona po 23 marca 2009 r.
Należy zauważyć, że przepis ten ma również zastosowanie w przypadku ocen, które zostały sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 maja 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej (Dz. U. Nr 69, poz. 633) oraz w rozporządzeniu z dnia 5 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej (Dz. U. Nr 69, poz. 453). Należy przy tym pamiętać, że w świetle rozporządzenia z 2002 r. ocenami, o których mowa w art. 89 ust. 2 ustawy są oceny na poziomach: ?dobry? i ?bardzo dobry?. Z kolei dwoma najwyższymi poziomami oceny okresowej wg skali ocen obowiązującej w rozporządzeniu z 2007 r. są ?bardzo dobry? i ?celujący?.
Ponadto trzeba zauważyć, że otrzymanie przez urzędnika służby cywilnej kolejnego stopnia służbowego nie następuje z mocy prawa w dniu spełnienia wymogów jego otrzymania. Przepis art. 89 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej zobowiązuje dyrektora generalnego urzędu do nadania tego stopnia ? na piśmie ? urzędnikowi służby cywilnej w terminie 30 dni od dnia zapoznania urzędnika z oceną okresową.
http://www.dsc.kprm.gov.pl/strona.php?id=160&id2=21