Niektóre tematy wymagają odświeżenia...Ogólna diagnoza sytuacji w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej?Ogólna diagnoza sytuacji w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej? została przygotowana na potrzeby prac Zespołu ds. Opracowania Projektu Strategii Sprawne Państwo. Weszła w skład załącznika nr 1 ?Diagnoza sytuacji społeczno-gospodarczej obszarów objętych strategią Sprawne Państwo? do założeń strategii Sprawne Państwo.
Regulacje prawne
Zarządzanie zasobami ludzkimi w polskiej służbie cywilnej charakteryzuje się brakiem ciągłości prawno-instytucjonalnej. Brak politycznego konsensusu co do kształtu i kierunku rozwoju służby cywilnej skutkował uchwalaniem kolejnych ustaw o służbie cywilnej (w ciągu 12 lat uchwalono 4 ustawy).
Regulowały one w różny sposób m.in. kwestie organu właściwego w sprawach służby cywilnej (Szef Służby Cywilnej, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ponownie Szef Służby Cywilnej) i jego obsługi (Urząd Służby Cywilnej, KPRM) czy kwestie statusu wyższych stanowisk (w służbie cywilnej i poza nią) oraz sposobu ich obsady (konkursy, powołania, nabór). Taki brak stabilności nie sprzyjał dobremu zarządzaniu zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Wzmocnieniu pozytywnych kierunków w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej sprzyjało natomiast orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego i sądów, uchwalenie w 2008 r. przez parlament ustawy o służbie cywilnej uwzględniającej doświadczenia płynące ze stosowania rozwiązań zawartych we wcześniejszych ustawach.
Korpus służby cywilnej
Prowadzenie spójnej polityki w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej utrudnia wielość grup pracowniczych, zróżnicowanie ich statusu. Odrębnością zasad w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi odznacza się administracja skarbowa, która stanowi 39 proc. korpusu służby cywilnej, a także służba zagraniczna. W urzędach zatrudniających członków korpusu służby cywilnej istnieją różne pragmatyki służbowe. Przykładem są urzędy zatrudniające tzw. służby mundurowe (komendy policji, komendy państwowej straży pożarnej, komendy straży granicznej, urzędy celne). Nierzadko zdarza się, że w urzędzie na stanowiskach urzędniczych zatrudniani są funkcjonariusze różnego rodzaju służb, żołnierze zawodowi, sędziowie, prokuratorzy oraz pracownicy zatrudniani na zasadach określonych w ustawie o pracownikach urzędów państwowych. Istnieje potrzeba określenia, jakie stanowiska powinny być obsadzane przez pracowników cywilnych i położenie nacisku na ich ucywilnienie.
Zarządzanie
Za zarządzanie zasobami ludzkimi w służbie cywilnej odpowiadają różne podmioty. Realizacja polityki personalnej w poszczególnych urzędach należy do kompetencji dyrektorów generalnych urzędów (kierowników urzędów ? w przypadku urzędów, w których nie tworzy się stanowiska dyrektora generalnego). Na szczeblu centralnym zarządzanie zasobami ludzkimi należy do kompetencji Szefa Służby Cywilnej, a także ? ze względu na pewną odrębność zasad ? do innych podmiotów, np. Ministra Finansów w odniesieniu do administracji skarbowej. Ustawa o służbie cywilnejz 2008 r. wprowadziła szereg instrumentów, które tworzą podstawy do zapewnienia spójności podejmowanych działań. Do instrumentów tych można zaliczyć: strategię zarządzania zasobami ludzkimi, standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej, wytyczne w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej, zasady etyki korpusu służby cywilnej, programy zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, a także instrumenty umożliwiające Szefowi Służby Cywilnej kontrolowanie, monitorowanie i nadzorowanie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej, współdziałanie z dyrektorami generalnymi urzędów oraz wykorzystywanie środków rezerwy budżetowej na modernizację służby cywilnej.
Kierownicze stanowiska państwowe
Słabością systemu zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej jest brak spójności między systemem wynagrodzeń w korpusie służby cywilnej a wynagrodzeniami osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, co skutkuje niejednokrotnie otrzymywaniem przez dyrektorów generalnych urzędów i niekiedy dyrektorów departamentów wyższych wynagrodzeń niż ministrowie, kierownicy urzędów centralnych i ich zastępcy.
Przykładowo w 2008 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie dyrektorów generalnych ministerstw wynosiło 17.874 zł brutto wraz z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym i nagrodami, natomiast przeciętne miesięczne wynagrodzenie osób zajmujących wysokie stanowiska państwowe wyniosło ogółem 11.172 zł brutto. Dla porównania przeciętne miesięczne wynagrodzenie osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe w tym samym okresie wynosiło 12.432 zł brutto (osoby te nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a nagrody w wyjątkowych sytuacjach). Dodatkowo, w latach 2008?2010 kwota bazowa dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe nie zmieniła się.
Obciążenie pracą
Zarządzanie zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w znacznym stopniu utrudnia brak instrumentów do pomiaru obciążenia pracą w urzędach. Uniemożliwia to jednoznaczne stwierdzenie, czy rozłożenie zatrudnienia w urzędach jest racjonalne, oraz utrudnia ewentualne zmniejszenie zatrudnienia. Jak pokazują wyniki wartościowania, ubocznym skutkiem tego stanu rzeczy, powiązanego z brakiem długookresowej perspektywy, jest istnienie dużej liczby stanowisk wymagających bardzo prostych kompetencji. Z informacji przekazanych przez urzędy w 2009 r. wynika, że niewystarczająca liczba pracowników w stosunku do przydzielonych zadań jest istotnym problemem dla 36 proc. urzędów, w tym 47 proc. urzędów administracji skarbowej i 28 proc. wojewódzkich służb zespolonych. Ilustracją obciążenia pracą poszczególnych urzędów może być zjawisko występowania pracy w nadgodzinach. Wyniki badania przeprowadzonego przez Departament Służby Cywilnej KPRM w 2009 r. wskazują, że w większości przebadanych urzędów (57,63 proc.) wystąpiły godziny nadliczbowe. Utrudnia to godzenie pracy zawodowej z życiem prywatnym, zwłaszcza że 69 proc. członków korpusu służby cywilnej stanowią kobiety.
Służba cywilna ? atrakcyjny pracodawca?
Zainteresowanie pracą w służbie cywilnej na przestrzeni ostatnich lat spadało. O jedno miejsce pracy w służbie cywilnej w 2004 r. ubiegało się średnio 35 kandydatów, a w 2008 r. 14 kandydatów. Oczekiwania, że trudna sytuacja na rynku pracy związana z kryzysem finansowym znacząco zwiększy zainteresowanie zatrudnieniem w służbie cywilnej nie korespondują z zebranymi danymi, w świetle których 39 proc. urzędów wskazało na problemy z naborem odpowiednich kandydatów na stanowiska w służbie cywilnej w 2009 r. Służba cywilna pozostaje atrakcyjnym pracodawcą dla osób posiadających ?ogólne? kompetencje, które na otwartym rynku pracy nie są wysoko cenione.
Problemy występują natomiast w obszarach eksperckich, tj. takich, gdzie konieczne jest połączenie wiedzy z zakresu konkretnej specjalizacji z wiedzą z zakresu administracji publicznej. Pozyskanie takich osób na rynku jest trudne,a w wielu dziedzinach służba cywilna jest interesującym ?dostawcą? kompetentnych pracowników dla innych organizacji sektora publicznego i przedsiębiorstw.
Fluktuacja
Istotną kwestią jest fluktuacja członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych na kluczowych stanowiskach w urzędzie. Problem pojawia się, gdy ze służby cywilnej odchodzą najbardziej perspektywiczni pracownicy (osoby z kilkuletnim stażem, dobrze wykształcone) zatrudnieni na kluczowych stanowiskach w urzędzie.
W szczególności dotyczy to osób zatrudnionych w grupie stanowisk samodzielnych w służbie cywilnej. W przypadku ministerstw wskaźnik fluktuacji zatrudnienia w tej grupie stanowisk wynosił w 2009 r. 13,5 proc., a w grupie średniego szczebla zarządzania w służbie cywilnej ? 14,6 proc. W związku z tym niektóre urzędy ponoszą zwiększone koszty szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników, które w rezultacie nie zawsze przekładają się na zwiększenie efektywności pracy tych urzędów. Zjawisko to równoważone jest jednak w skali całego korpusu służby cywilnej, ponieważ w 2009 r. ogólny wskaźnik fluktuacji zatrudnienia wyniósł 7,4 proc. Może to świadczyć o większej stabilności zatrudnienia na stanowiskach specjalistycznych i wspomagających w służbie cywilnej, które stanowią najliczniejszą część korpusu.
Zmiany demograficzne a organizacja pracy w urzędach
Korpus służby cywilnej w coraz większym stopniu dotykają zmiany demograficzne (starzenie się społeczeństwa). Wśród członków korpusu służby cywilnej zdecydowanie przeważają osoby powyżej 30 roku życia z długoletnim doświadczeniem zawodowym. W 2009 r. najliczniej reprezentowaną grupą były osoby w wieku między 31 a 50 lat (52,8 proc.), natomiast 26,9 proc. korpusu stanowiły osoby powyżej 50 roku życia, które stopniowo będą przechodzić na emeryturę. Oznacza to wzrost znaczenia właściwego planowania i wykorzystania zasobów ludzkich. Szef Służby Cywilnej podjął pierwsze działania mające na celu wsparcie pracowników administracji rządowej w grupie wiekowej 45+. W 2010 r. zorganizowane będą w oparciu o środki funduszy europejskich kursy językowe i komputerowe oraz szkolenia dla tej grupy wiekowej. Wsparcie osób powyżej 45/50 roku życia, umiejętne wykorzystanie ich doświadczenia z jednoczesną pomocą w przystosowaniu do zmieniających się warunków pracy (np. informatyzacja urzędów) przyczyni się do łagodniejszego odczuwania skutków zmian demograficznych w organizacji pracy w urzędach.
Nabór do służby cywilnej
Obowiązujące od wielu lat zasady naboru do służby cywilnej (otwartość, jawność, konkurencyjność), a także wprowadzone przez ustawę o służbie cywilnej z 2008 r. i działania Szefa Służby Cywilnej nowe instrumenty monitorowania naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej (możliwość kierowania przez Radę Służby Cywilnej i Szefa Służby Cywilnej przedstawicieli w celu obserwacji przebiegu procesu naboru, rekomendacje Szefa Służby Cywilnej dotyczące przeprowadzania naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej) tworzą dobre podstawy do przeprowadzenia tego procesu w rzetelny sposób. Niemniej konieczne jest stałe doskonalenie obowiązujących rozwiązań, kształtowanie mechanizmów pozwalających poprawić sprawność i skuteczność, a przy tym rzetelność i obiektywność przeprowadzanego naboru, w szczególności na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Istotną rolę w tym zakresie może odegrać Krajowa Szkoła Administracji Publicznej, a także inne wyspecjalizowane podmioty, np. poprzez udział w procesie naboru do służby cywilnej, w tym na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, sprawdzanie kompetencji kierowniczych kandydatów ubiegających się o wyższe stanowiska w służbie cywilnej.
Elastyczność pracy a bezpieczeństwo zatrudnienia
Istotnym zagadnieniem w zarządzaniu zasobami ludzkimi w służbie cywilnej, który wymaga rozpoznania, jest możliwość wprowadzenia większej elastyczności pracy w połączeniu z wieloaspektowym bezpieczeństwem zatrudnienia. W tym kontekście za ważne należy uznać włączenie się Departamentu Służby Cywilnej w projekt realizowany przez Europejski Instytut Administracji Publicznej w Maastricht, mający na celu zbadanie występowania możliwości zastosowania w wybranych krajach Europy Środkowo-Wschodniej elementów flexicurity2 w administracji publicznej.
Wynagrodzenia
Niskie, mało konkurencyjne wynagrodzenia, duże rozbieżności w poziomach wynagrodzeń pomiędzy urzędami oraz mało motywacyjny system wynagrodzeń to jedne z najczęściej wskazywanych przez urzędy problemów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Na ich wystąpienie wskazało 40 proc. badanych urzędów, w tym 43 proc. urzędów administracji skarbowej, 42 proc. wojewódzkich służb zespolonych, 31 proc. dyrektorów generalnych ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich.
Była to również jedna z najważniejszych kwestii dla powiatowych służb zespolonych i innych niż administracja skarbowa urzędów administracji niezespolonej. Jednocześnie należy wskazać, że przeciętne miesięczne wynagrodzenie w korpusie służby cywilnej w 2009 r. (4 414 zł brutto wraz dodatkowym wynagrodzeniem rocznym) było o 42,2 proc. wyższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej ogółem, które w tym samym okresie wyniosło 3 103 zł brutto.
Jednocześnie było również wyższe (o 32,8 proc.) od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, które wyniosło w 2009 r. 3 325 zł brutto wraz z wypłatami nagród z zysku. Należy jednak zauważyć, iż dane te stanowią porównanie wynagrodzeń członków korpusu służby cywilnej, czyli wynagrodzeń grupy osób o wyższych kwalifikacjach zawodowych w stosunku do ogółu zatrudnionych w gospodarce narodowej.
Występuje słabe powiązanie poziomu wynagrodzeń w korpusie służby cywilnej z wynagrodzeniami na rynku pracy oraz z efektami pracy4. Brak konkurencyjności płacowej w szczególności w odniesieniu do wynagrodzeń na kluczowych stanowiskach pracy powoduje problemy z przyciągnięciem i utrzymaniem wysoko wykwalifikowanych pracowników ? szczególnie specjalistów w zakresie zamówień publicznych, nauk ścisłych, medycznych, finansowych. Z danych dotyczących relacji wynagrodzeń w służbie cywilnej Departament Służby Cywilnej KPRM 13 do wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach pracy w sektorze prywatnym wynika, iż wynagrodzenia w służbie cywilnej są najbardziej konkurencyjne na stanowiskach wspomagających, gdzie podaż kandydatów jest stosunkowo najwyższa, a najmniej konkurencyjne na stanowiskach menedżerskich wysokiego szczebla.
Dodatkowym problemem jest brak jasnego uzależnienia wysokości wynagrodzenia zmiennego od wyników pracy. W korpusie służby cywilnej są to głównie nagrody ? a zatem składniki wynagrodzenia przyznawane w sposób uznaniowy, których walory motywacyjne są mocno ograniczone. Jednym z podstawowych problemów jest brak instrumentów służących do kompleksowej i stałej oceny uwarunkowań poziomu wynagrodzeń w urzędach obejmujących m.in. odniesienie do poziomu odpowiedzialności i obciążenia pracą osób
zatrudnionych w administracji rządowej. W związku z tym utrudnione jest prowadzenie racjonalnej polityki wynagrodzeń w korpusie służbie cywilnej, w sytuacji braku dostatecznej wiedzy o przyczynach występujących różnic w wynagrodzeniach, tj. na ile różnice te wynikają z racjonalnych przesłanek, a na ile wynikają z historycznie ukształtowanych poziomów wynagrodzeń i ?siły przebicia? danego urzędu w trakcie prac budżetowych.
Mimo zmieniającego się zakresu zadań wykonywanych przez urzędy, w perspektywie ostatnich kilku lat można zaobserwować, iż w grupach urzędów o najwyższych i najniższych przeciętnych wynagrodzeniach ? z nielicznymi wyjątkami ? są cały czas te same instytucje. Prowadzeniu racjonalnej polityki wynagrodzeń w korpusie służby cywilnej nie sprzyja rozproszenie kompetencji w tym zakresie. Ustawa o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej przewiduje, że średnioroczne wskaźniki wzrostu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej są corocznie przedmiotem negocjacji w ramach Trójstronnej Komisji ds. Społeczno-Gospodarczych, w skład której wchodzą przedstawiciele Rady Ministrów (m.in. Minister Finansów, Minister Pracy i Polityki Społecznej), pracodawców i związków zawodowych. Szef Służby Cywilnej dysponuje jedynie pośrednimi instrumentami wpływania na kształtowanie wynagrodzeń poprzez możliwość przedstawiania Radzie Ministrów stanowiska do projektu ustawy budżetowej oraz ustawowo wprowadzony obowiązek współdziałania Ministra Finansów z Szefem Służby Cywilnej przy tworzeniu projektu budżetu w zakresie środków na wynagrodzenia w służbie cywilnej. Przepis ten wymaga realizacji w praktyce planowania budżetowego.
Nowoczesne komórki zarządzania Istotnym problemem w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej jest deficyt nowoczesnych komórek zarządzania zasobami ludzkimi w urzędach. Komórki te zwykle nie są postrzegane i wykorzystywane jako istotny element wspierający osiąganie celów organizacji. Ponadto mała spójność informatyzacji administracji, niedostateczna wymiana informacji, brak jednolitych standardów zarządzania obniża skuteczność działania tych komórek.
Praca czy służba?
Przeprowadzone badania (PBS 2005 r.) wskazują, że członkowie korpusu służby cywilnej nie utożsamiają się z całością służby cywilnej ? w większości czują się pracownikami swoich urzędów, a nie korpusu służby cywilnej, traktują pracę w służbie cywilnej jako zwyczajną pracę zarobkową. Dominuje myślenie kategoriami departamentu, biura, wydziału. Jednocześnie 40 proc. członków korpusu służby cywilnej określa swoją pracę jako służbę publiczną, co wydaje się dobrym choć wymagającym poprawy wynikiem.
Brak poczucia przynależności do jednolitej służby cywilnej mogą wzmacniać działania podkreślające różnice pomiędzy członkami korpusu służby cywilnej realizującymi różne zadania, a tym samym sankcjonujące istnienie grup, do których mają zastosowanie odmienne niż ogólnie stosowane w służbie cywilnej zasady (np. specjalne zasady obowiązujące służbę zagraniczną, administrację skarbową, pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z wykorzystaniem funduszy unijnych).
W tym kontekście za istotny zasób służby cywilnej należy uznać urzędników służby cywilnej ? osoby, których wiedza i umiejętności niezbędne do wypełniania zadań służby cywilnej zostały sprawdzone w trakcie postępowania kwalifikacyjnego lub w toku kształcenia w Krajowej Szkole Administracji Publicznej, które ślubowały służyć państwu polskiemu i które obowiązuje szczególny katalog praw i obowiązków. Są one również nośnikiem etosu służby cywilnej.
Służba cywilna a prezydencja Polski w UE
Dużym wyzwaniem z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej jest przygotowanie członków korpusu służby cywilnej do wykonywania zadań w trakcie sprawowania przez Polskę przewodnictwa w Radzie UE. Przyjęta przez Komitet ds. Europejskich ?Mapa ryzyk związanych z przygotowaniami i obsługą polskiej prezydencji w Radzie UE? opublikowana w lutym 2010 r. przez Pełnomocnika Rządu ds. Przygotowania Organów Administracji Rządowej i Sprawowania przez RP Przewodnictwa w Radzie UE potwierdziła, że istotnym obszarem ryzyka jest m.in. kwestia zasobów ludzkich. W dokumencie podkreślono, iż zagrożenie w przygotowaniach oraz przebiegu polskiej prezydencji stanowią braki kadrowe w poszczególnych instytucjach. Analiza wskazuje również na ryzyko niedostatecznego przygotowania merytorycznego i językowego członków korpusu prezydencji. Podkreśla się także brak mechanizmów przeciwdziałania fluktuacji kadr biorących udział w przygotowaniach polskiego przewodnictwa w Radzie UE.
Administracja w oczach obywateli
Pesymistyczny obraz administracji publicznej przekazywany przez media ulega modyfikacji w zestawieniu z oceną działalności urzędów, z którymi kontaktują się najczęściej obywatele. Badania PBS z 1999 i 2005 r. ilustrują znaczący wzrost zadowolenia z działalności urzędów.
W 1999 r. 55 proc. badanych było zadowolonych z załatwienia w urzędzie ostatniej sprawy. W 2005 r. podobne zadowolenie deklarowało 77 proc. badanych. W obu badaniach odnotowano wysokie oceny urzędników, z którymi kontaktowali się badani. Podobnie wysokie oceny pracy urzędów i urzędników przedstawiają badania CBOS z 2007 r. Przykładowo 53 proc. badanych uważało, że praca urzędów/urzędników jest nakierowana na rozwiązywanie problemów obywateli i sprawną obsługę klientów. Połowa badanych uznała, że Departament Służby Cywilnej KPRM 15 urzędy działają sprawnie i realizują swoje zadania szybko i terminowo.
Nadal jednak występuje niskie zaufanie do administracji publicznej.
http://www.dsc.kprm.gov.pl/userfiles/PS ... en2010.pdf