Mam takie problem.
Wydałem decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego. Podatnik nie odebrał tej decyzji i zastosowane zostało doręczenie zastępcze. Po jakimś czasie podatnik zjawia się w urzędzie i chce otrzymać tą decyzję. Czy mogę wydać mu egzemplarz decyzji wysłanej do niego (nieodebranej, dla której zastosowano doręczenie zastępcze), a która pozostaje w aktach sprawy? Czy raczej powinienem wydać mu kopię decyzji potwierdzoną za zgodność? Moim zdaniem nie powinienem oddawać mu egzemplarza decyzji (już raz doręczonej - co prawda zastępczo - ale doręczonej), uważam że decyzja wraz z kopertą powinna pozostać w aktach sprawy. Jednakże w moim us zdania są podzielone.

Moim zdaniem możesz wydać z akt kserokopię potwierdzoną lub nie, ale nie doręczony zastepczo  egzemplarz decyzji. W aktach musi być ślad, że doręczono ją zastępczo

Zdecydowanie popieram!!!
Miałem podobne sprawy.

Możesz zrobić co zechcesz, ale jeśli wydasz oryginał, to doręczenie zastepcze będzie nieważne, a za prawidłowe doręczenie nalezy wtedy uznać z datę fizycznego odbioru przedmiotowej decyzji, a co za tym idzie wszystkie inne terminy (np: do wniesienia odwołania) zaczną biec na nowo  

Zakładam, że został zastosowany tryb doręczenia za pośrednictwem poczty, która prawidłowo dwukrotnie awizowała przesyłkę, która nie została odebrana przez adresata. W takim przypadku zastosowanie ma art. 150 § 2 Ordynacji, którego drugie zdanie brzmi:

Zatem nie ma mowy o wydawaniu oryginału, natomiast zastosowanie mogą mieć poniższe przepisy art. 178:



Wydanie oryginału decyzji można potraktować jako dokonane z naruszeniem ww. przepisów art. 178 Ordynacji, natomiast na pewno nie powoduje nieważności doręczenia zastępczego. Jeżeli uważasz inaczej, to wskaż podstawę prawną.

Art. 150 § 2 - Ordynacji podatkowej
Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w § 1 umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ponadto w aktach sprawy muszą znajdować się dowody, które potwierdzają prawidłowe doręczenie decyzji.
Zgodnie z art.180 O.p. jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Z kolei brak decyzji w aktach sprawy jest sprzeczne właśnie z art. 150 O.p.
Może i przesadziłem z tym, że z góry doręczenie zastępcze byłoby nieskuteczne, ale jest to wysoce prawdopodobne.
I jak to bywa w naszym kraju orzecznictwo w podobnych sprawach jest niejednolite, a Izby Skarbowe dmuchają na zimne i każdy powód jest dobry by dać sprawę do ponownego rozpatrzenia

Zobaczmy jak instytucję fikcji doręczenia uregulował ustawodawca.

Art. art. 150 § 2  zd. 2 W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Art. 153. § 1. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu w sposób określony w art. 144, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy.

Podstawowe założenie wykładni prawa a więc teza o racjonalności ustawodawcy prowadzi do wniosku, że skoro ustawodawca posłużył się dwoma różnymi pojęciami to tym pojęciom przypisał inne znaczenie, a więc i różne konsekwencje prawne.

Czy więc różni się "pozostawienie w aktach" od "włączenia do akt".

Należy wziąć pod uwagę, że przy stosowaniu art. 150 op adresat doprowadza do skutku fikcji doręczenia wyłącznie przez niepodjęcie korespondencji (świadome czy nieświadome zaniechanie), natomiast art. 153 op reguluje świadome działanie adresata polegające na odmowie przyjęcia (zrzeczenie się) przesyłki.

Tak więc w mojej ocenie "pozostawienie w aktach" to dyspozycja/wskazówka co do technicznego sposobu postąpienia z przesyłką. Nie wyklucza to jej późniejszego wydania do rąk adresata na jego żądanie (oczywiście wydaniu podlega pismo zaś w aktach należy pozostawić dowody wskazujące na wypełnienie warunków fikcyjnego doręczenia, a czynność wydania przesyłki do rąk należałby zaprotokołować).

Z kolei "włączenie do akt" oznacza, że pismo wraz z adnotacją stanowi jeden z elementów akt sprawy i nie podlega wydaniu do rąk adresata. Oczywiście art. 178 op ma tutaj pełne zastosowanie.

na podstawie jakiego przepisu prawa tak wnosisz? Decyzja już jest doręczona i należy zrobić ksero z akt. Nienaruszona koperta (zwrot) musi stanowić akta sprawy.