Jest jedna kwestia, która mnie bardzo osłabia (i mam nadzieję, że nie tylko mnie) a jednocześnie jest bardzo prozaiczna. Chodzi mi mianowicie o wymyślne sposoby oznaczania i numerowania pism. Każdy, kto ma do czynienia z jakąś korespondencją wpływającą z różnych części kraju zauważył chyba, że co region, to inny pomysł na oznaczanie. Oczywiście, ktoś może powiedzieć, że chyba są większe problemy! Ale ja myślę, że można by zacząć od takich przyziemnych, bo ich rozwiązanie może niektórym z nas ułatwić szarą codzienność pracy i rozświetlić ją jakimś przejawem logiki
Problemy związane z oznaczaniem pogrupowałbym następująco:
1. Długość numeru
Spotykam się z numerami pism, które mają 7-8 cm długości. Najczęściej te spływające z góry   Nie wiem czy są takie rozbudowane, żeby podkreślić powagę instytucji? Czy może chodzi zaszyfrowanie w nich jakichś tajnych informacji?         
Dla przykładu :  XX-2/00001-0005/XX/2008/124546/135655  
Oczywiście celowo wstawiłem X.
Na usta chyba samo się ciśnie pytanie - po jaką cholerę te zera??? Ktoś sobie taki numer obmyśli, a potem w 400 us-ach siedzą ludzie i piszą ten rozdmuchany zerami numer w rejestry pism.
Zero szacunku dla innych!
2. Wpisywanie numeru urzędu
Nie będę podawał przykładów, żeby nikogo nie urazić, ale chyba każdy wie o co chodzi.
Pamiętam, że kiedyś krążyło takie pismo, które wręcz zakazywało rozpoczynania numerów pism od  ?US XXXX?. Jednak, albo nie do wszystkich trafiło, albo niektórzy mają je gdzieś.
? i znów wielu ludzi przepisuje numer do rejestrów pisząc ?US XXXX? chociaż i tak trzeba wpisać skąd pismo przyszło.
3. Brak unifikacji
Mimo, że istnieje coś takiego jak ?Instrukcja kancelaryjna? w sposobie numerowania pism jest ?wolna amerykanka?.
A wystarczyłoby:
       komórka organizacyjna(rzymskie)/oznaczenie z Instrukcji-numer sprawy/rok/ewentualnie inicjały

Co Wy na to?

tak nie tylko moze być ale powinno  :D
u mnie zamiast inicjałów stosują wyróżnienie rejestru np z dochodowego łamią na DG - dziłalność gospodarcza itp

A jeszcze ciekawiej jest,że w tej samej sprawie podatkowej nie ma tej samej sygnatury, bo wezwania ida z innej beczki, etc....

Właśnie u mnie ostatnio pojawił się problem z tymi oznaczeniami. Jako osoba odpowiedzialna za BPS (dawniej WBD) otrzymuję wnioski (sporządzane na podstawie instrukcji) z całego US o wpisy do tej bazy. Po "przerobieniu" drukuję sobie tabelę potwierdzającą zrealizowanie wniosku o wpis. I tu pojawia się problem - po kilkukrotnym przeczytaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt nie jestem w stanie przydzielić ww. pism do określonej grupy by nadać im właściwe sygnatury, które pozwolą na ich późniejszą archiwizację. Myślę, że JRWA nie nadążył w tym zakresie za zmianami. Oczywiście zdaję sobie sprawę o możliwości zgłoszenia zmian w JRWA przez US, ale jest to procedura czasochłonna i wymaga akceptacji archiwum państwowego. Poza tym kwesta dotyczy US z całego kraju więc jaki sens jest w tym żeby każdy US osobno zgłaszał te zmiany w JRWA.
A może udało Wam się doznać jakiegoś objawienia w tej kwestii? Jakie sygnatury związane z pismami z BPS nadawane są w Waszych US? Do jakiego działu zostały przypisane?

wpisywanie zer jest bardzo dobrym rozwiązaniem i ma to swoje uzasadnienie w sortowaniu takich pism  (jest to ciąg znaków a nie cyfra stąd taki myk by sortowanie alfanumeryczne działało jak tego chcemy)

Trochę zamieszania wywołuje różnorodność aplikacji używanych do ogarniania spraw kancelaryjnych. Niektóre przejawy funkcjonowania US wymykały się logice czegoś takiego jak np BA.  
Na razie lepiej nic nie ruszać.
Jednym ze skutków reorganizacji będzie rozbicie o kant    dotychczasowego JRWA.

Już dawno chciałem napisać że w około szaleją Reorganizacja z Racjonalizacją a Wy się zajmujecie problemem oznaczania pism.  

Mi bardziej przeszkadza problem bezmyślnego wysyłania pism do innych urzędów w sprawie podatników kierując się właściwością na podstawie numeru NIP.
Dostajemy dużo pism wysyłanych do nas tylko dlatego że kiedyś nadaliśmy NIP a teraz podatnicy są w wyspecjalizowanych USach albo zmienili siedzibę, ale ludziom nie chce się sprawdzać właściwości urzędów przed wysłaniem pism i wysyłają je do nas. Poźniej my zużywamy ryzy papieru na przekazywanie ich zgodnie z właściwością.  

Oczywiście kolega Palikot ma rację, że są ważniejsze sprawy (wspomniałem o tym w pierwszym poście)... ale one też bolą!
A jak już mówimy o bezmyślnym przesyłaniu pism, to hitem są również zapytania egzekucyjne słane po całej Polsce, w wyniku czego 400 pracowników sprawdza w swoim Poltaxie czy tam przypadkiem nie ma poszukiwanego (nie mówiąc już o rejestrowaniu tego zapytania). Wiąże się to niestety ze słabym (czyt. limitowanym) dostępem do aplikacji SeRCe. A wystarczyłoby w niej sprawdzić czy gdzieś się dany delikwent nie pojawił.
Ale to jeszcze nic... hitem nad hitami jest wysyłanie takich zapytań w formie długaśnej listy delikwentów. Potem trzymając się zasady, że w aktach jednego podatnika nie powinno być informacji o tym, że jakiś US poszukuje innego podatnika, należałoby kserować takie zapytanie tyle razy ile jest osób na liście...  zamazywać pozostałych    

A ja dalej uparcie...
Reorganizacja... wizualizacja... a numeracja dalej kojarzy się z wolną amerykanką.
Niby struktury ujednolicone, a numerotwórstwo kwitnie.
A podobno Maksisterstwo chce elektroniczne archiwa tworzyć

Zapytania o dane które są dostępne w SeRCu są oczywiście...     Wystarczy pójść do "dawnych" NIP-ów w swoim urzędzie i będzie wiadomo gdzie jakie adresy itp. Ale może niektórzy ukrywają dla siebie jakieś dane adresowe   i trzeba wysłać jednak tych 400 zapytań    

Podobnie jest z pismami w sprawie kontroli czy były przeprowadzane wobec jakiegoś podatnika ale tutaj jest taki problem, że zapytania idą w świat bo czynności sprawdzające lub kontrolne mogą być przeprowadzone wobec podatnika, który nie jest jeszcze zarejstrowany formalnie w danym us. Więc samo sprawdzenie w SeRCu niewiele daje.

Tak czy inaczej jestem wielkim przeciwnikiem istniejącej papierologii i idiotycznego systemu przesyłania zapytań (papierowo czy e-mailem) tylko dlatego, że us-y nie dysponują jednolitym, centralnym systemem zawierającym pełne dane rejestracyjne i jednocześnie dane o prowadzonych postępowaniach.
XXI wiek a my ciągle przeszukujemy nasze "sekretne" bazy danych, żeby udzielić odpowiedzi koleżankom/kolegom z za miedzy  

Co do oznaczania pism to jak się często okazuje, ich "stopień skomplikowania" wynika w 90% z "potrzeb" kierownika komórki. Niby jest instrukcja kancelaryjna ale okazuje się, że pismo z danej kategorii w 99 urzędach jest rejestrowane pod jednym kodem a w tym 100-tnym urzędzie jest konieczność zakwalifikowania go do zupełnie innego a najlepiej do kilku jednocześnie.
Byłem świadkiem i uczestnikiem już niejednej rozmowy, w której z prostej sprawy jakiś kierownik robi zagadnienie na tydzień rozmyślania, bo sposób oznakowania pism jest dla niego niejednoznaczny, za krótki i widzi potrzebę "złamania" numeru sprawy przez jeszcze kilka "mu" potrzebnych numerów. Oczywiście wyszliśmy na prostą już kilka lat temu ale co sobie porozmawiałem to moje