Mamy od nowego roku pracować na programie Biblioteka Akt, który ma zastąpić Obieg Dokumentów. Parę osób było na szkoleniach ale uczono ich tyle, co można wyczytać w pomocy do programu.
Wiem, że BA jest użytkowany w innych izbach od dłuższego czasu.
Ważne chyba jest poustawianie słowników, ale informatycy obecnie wiedzą tylko, jak zainstalować program.
Może ktoś zechciałby po ludzku przedstawić podstawowe zastosowania BA, czy rozwiązania przyjęte w ich urzędach.

Np.
W poprzednim programie pisma, również te, które nie były „sprawą”, przekazywano konkretnemu pracownikowi. Co zrobić w BA, aby można było sprawdzić, który pracownik otrzymał dane pismo. Czy trzeba wrócić do ręcznych KP?

Można tak zorganizować sobie pracę, aby nie prowadzić ręcznych rejestrów np. decyzji, wezwań?

Itp.

Najtrudniejszy jest pierwszy krok...
Pierwszy krok to ustalenie, jakie pisma będą w danej komórce tworzone.
Listę takich pism trzeba dać informatykom, którzy dodadzą je do słownika.
Dobrze byłoby od razu, aby informatycy nadali każdemu pismu prefix danej komórki.
Np. wezwanie z dzialu kontroli, to pismo: DK - wezwanie
przekazanie protokołu kontroli: DK- protokół, itd.

Co zrobić w BA, aby można było sprawdzić, który pracownik otrzymał dane pismo?
Przypisuje się każde pismo danemu pracownikowi jako "sprawa do załatwienia".
Jest taka rubryka w BA.
I symbol takiej sprawy może wyglądać np: DK/520-nr_kolejny/06.
W każdej chwili będzie można sprawdzić, jakie sprawy ma pracownik do załatwienia.
I czy nie minął termin jej załatwienia. :blink:
Ze "spraw do załatwienia" można zrobić sobie wydruk.
Drobna, ale praktyczna uwaga:
sprawy do załatwienia można przeglądać tylko swoje.
Czyli tylko na swój login - kolega czy koleżanka na swoim loginie ich nie zobaczy.  
Oczywiście kierownik ma podgląd na sprawy wszystkich pracowników.

W trakcie wdrażania wygląda to na czarną magię, ale wystarczy, aby jedna osoba opisała kolejne etapy tworzenia pisma czy zakładania sprawy, a to co zajmowało pół godziny - zajmie 2 minuty.
I okaże się później, że to, co początkowo wydawało się stratą czasu, daje efekty.

Ja pracuję na BA od ponad roku i powiem szczerze, że moje podejście do tego programu było bardzo sceptyczne. Przekonałem się jednak powoli do jego zalet i wad (bo takie niestety też są i to wcale nie mało). Ale za żadne pieniądze nie wróciłbym już do prowadzenia ręcznych rejestrów, wypisywania wezwań lub innych urzędowych druków ręcznie, przez kaleczkę. Mniej korzysta się też z ksero. Na bieżąco widzę, kto ma jakie sprawy, od kogo, kogo dotyczy, termin załatwienia.
Proponuję ci spokojnie prześledzić wszystkie funkcje zawarte w BA, a myślę, że sam dojdziesz do wszystkiego. Jest kilka spraw, które można wyczuć intuicyjnie. Ja praktycznie nie korzystałem z podręcznika użytkownika, wszystko praktycznie wyczaiłem sam.
Jeżeli chcesz śledzić, jaka sprawa trafiła do którego pracownika, proponuję sugerowany wyżej schemat numeru sprawy uzupełnić na końcu o login tego pracownika, np. DK/numer rejestru z RWA-pozycja w rejestrze/07/BB1. To BB1 to właśnie login pracownika, któremu przydzieolono sprawę.
Życzę powodzenia!

A jak sprawdzasz, w jaki sposób sprawa została załatwiona przez tego pracownika?
Czy wszystkie dokumenty, takie jak zajęcia, też rejestrujesz w BA - w oparciu o ten program pewnie rejestrujesz korespondencję przychodzącą i wychodzącą - potem informacje o zwrotkach przenosisz do Egapoltax itd. "Extra" to cudo wymyślone w IS Gdańsk, chociaż mam ogromny sentyment do tego miasta. Pozdrawiam wszystkich z pomorskiego.
Dla mnie ten program przynajmniej pierwotna wersja, a nie słyszałem o jego modyfikacjach, jest totalnym nieporozumieniem, wymaga ogromnego nakładu czasu do jego obsługi, a efekt jest marny.

Właśnie dziś poczyniłem pierwsze kroki w BA, nawet - nawet, no no, aj aj.

I co, jak mocno bolało pierwsze spotkanie - miłość czy odraza od pierwszego spojrzenia?

Wiesz, że nawet nie było źle - chyba pokocham ten program. :):) hihihihi

Mam pytanie.
Jak wygląda kancelaria po wdrożeniu BA?
Ile osób jest od rejestracji w BA poczty przychodzącej, wychodzącej w kontekscie wielkości US?
Czy rejestrowane są wszystkie dokumenty?

Użytkujemy BA od 2 lat, lecz nie zdecydowaliśmy się na pełną obsługę kancelarii. Używamy modułu do oświadczeń majątkowych, modułu sprawy dla wybranych typów spraw (kancelaria rejestruje tylko niewielką część poczty przychodzącej) oraz modułu Upoważnienia (swoją drogą naprawdę wart polecenia - dla ABI).

Może ktoś opracuje krótką ściągawkę do programu Biblioteka Akt?

A w podręcznik użytkownika to już nie łaska zerknąć?

:rolleyes:  :rolleyes:
Powiem tak. Nie wyobrażam sobie teraz pracy bez BA. Naprawdę! Nie ściemniam. Chętnie udzielę wszelkich informacji. A co konkretnie chcesz wiedzieć? Jak rejestrować sprawy? Co z pocztą wychodzącą? Napisz, ok?

To może co z pocztą wychodzącą - chyba muszę zacząć od podania do inf. typów dokumentów:
- pismo do innego US: rejestruję w pismach wychodzących i co dalej, koniec?
- wezwanie do czynności spr., do złożenia deklaracji rozumiem, że można opracować wzór i dodać go do słownika, i generalnie wszystkie wezwania (czy jest, czy nie ma wzoru na nie) rejestrować w BA bez konieczności prowadzenia ręcznego rejestru wezwań?,
- postanowienie o wszczęciu postępowania rejestruję, dołączam do sprawy.

Rejestrowanie spraw - chyba też muszę zacząć od zdefiniowania rejestrów? Co to znaczy mam podać np. rejestr 4400, 443 itp.? Jak jest ze z sprawami wszczynanymi z urzędu i na wniosek, np. interpretacje? Nazywam sprawę, a w zakładce Dokumenty wpisuję wniosek bądź postanowienie?

Dzięki za wszelką pomoc.

Ja pracuję już na BA 2 lata i jak dotąd podręcznika użytkownika nie widziałem, podobno nie został stworzony, a może masz jakieś inne info?

Jeśli jesteś tak urocza, jak na zdjęciu, chętnie pofatyguję się do Ciebie do us-u, aby poduczyć się przy obsłudze BA.
Jak mówi powiedzenie: inteligentnym lżej, pewnie teraz ładnym też.