[legend=PROTOKÓŁ KONTROLI Ministerstwa Finansów 00-916 Warszawa, ul. Świętokrzyska 12 Nr regonu: 000002217 zwanego w dalszej treści Ministerstwem, lub MF]Ministrem Finansów jest od dnia 6 listopada 2007 r. Pan Jan Vincent - Rostowski. Dyrektorem Generalnym Ministerstwa Finansów jest od dnia 1 lutego 2008 r. Pan Mirosław Adamczyk.
[Dowód: akta kontroli, str.1-3] Kontrola została przeprowadzona przez kontrolerów z Departamentu Administracji Publicznej Najwyższej Izby Kontroli:
- Andrzeja Brunejko, głównego specjalistę kontroli państwowej, na podstawie upoważnienia nr 061476 z dnia 21 listopada 2008 r., w okresie od dnia 24 listopada do 18 grudnia 2008 r., z przerwą w dniu 28 listopada 2008 r. i 11 grudnia 2008 r.,
- Joannę Szaniawską, starszy inspektor kontroli państwowej, na podstawie upoważnienia nr 061477 z dnia 21 listopada 2008 r., w okresie od dnia 1 do 18 grudnia 2008 r.,
- Sabinę Tratkiewicz, inspektor k.p., na podstawie upoważnienia nr 061478 z dnia 21 listopada 2008 r., w okresie od w okresie od dnia 1 do 18 grudnia 2008 r. z przerwą w dniu 15 grudnia 2008 r.
[Dowód: akta kontroli, str.5-9] Kontrolą  objęto   funkcjonowanie  systemu  przyjmowania   i  rozpatrywania  skarg w Ministerstwie Finansów w okresie od 1 stycznia do 31 października 2008 r.

Ilekroć w niniejszym protokóle jest mowa o:
- ustawie o NIK - oznacza to ustawę z dnia 23 grudnial994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701),
- kpa - oznacza ustawę z dnia 14 czerwca 1960 Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. Ł 2000 r. Nr 98, poz. 1071),
- rozporządzeniu w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg - oznacza rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46),
- ustawie o wykonywaniu mandatu posła - oznacza ustawę z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (Dz, U. z 2003 r. Nr 221, poz. 2199 ze zm.).

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I Organizacja systemu przyjmowania i rozpatrywania skarg
W myśl Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Finansów (obowiązującego od dnia 24 lutego 2007 r. do 13 lipca 2008 r.) do zadań Biura Kontroli i Audytu należało m.in. przyjmowanie, koordynowanie oraz monitorowanie trybu załatwiania przez komórki organizacyjne Ministerstwa skarg i wniosków kierowanych do Ministra Finansów. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Ministerstwa należy m.in.:
- rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli oraz instytucji,
- opracowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie, wnioski, skargi i interwencje posłów i senatorów.
[Dowód: akta kontroli, str.983-991] Zarządzeniem Nr 10 Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2008 r. został wprowadzony nowy regulamin organizacyjny Ministerstwa. Zmiany polegały m.in. na wpisaniu nowych komórek organizacyjnych MF. Do zadań nowopowstałego Biura Kontroli Resortowej należy m.in. koordynowanie postępowania związanego z ustawowym rozpatrywaniem skarg i wniosków, wpływających do Ministerstwa, w tym prowadzenie ewidencji skarg i wniosków. Do zadań realizowanych przez wszystkie komórki organizacyjne należy m.in. rozpatrywanie skarg i wniosków.
Tryb postępowania ze skargami i wnioskami w Ministerstwie Finansów określa zarządzenie Nr 10 Ministra Finansów z dnia 21 marca 2007 r. w sprawie trybu postępowania ze skargami i wnioskami w Ministerstwie Finansów. W myśl ww. zarządzenia Biuro Kontroli i Audytu:
- przyjmuje, rejestruje i kieruje do załatwienia według właściwości skargi i wnioski wpływające do Ministerstwa,
- przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków dotyczących komórek organizacyjnych Ministerstwa.

Skargi i wnioski wpływające do Kancelarii Ogólnej przekazuje się do Biura Kontroli i Audytu, które następnie przekazuje się do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa (§ 4 pkt 1 zarządzenia).
W przypadku wpływu skarg i wniosków do komórki organizacyjnej Ministerstwa bez pośrednictwa Biura Kontroli i Audytu, należy bezzwłocznie poinformować Biuro, przysyłając wydruk z systemu „Sekretariat" dotyczący rejestracji takiej sprawy (§ 4 pkt 2 zarządzenia).
Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w poszczególnych komórkach organizacyjnych Ministerstwa w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg (§ 7 zarządzenia).
Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należą do kompetencji Dyrektora Generalnego. W załączniku nr 1 pn. „ Wykaz osób wyznaczonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Finansów do przyjmowania obywateli i rozpatrywania skarg i wniosków" do ww. zarządzenia podano w pkt 1, że zadania Biura Kontroli i Audytu wykonuje pracownik Ministerstwa w poniedziałek, wtorek, czwartek i piątek w godz. 8.15-16.15 oraz w środę wgodz. 10.00-18.00, natomiast w pkt 2 wskazano pracowników w poszczególnych komórkach organizacyjnych (Departamentach) wyznaczonych do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
W wewnętrznym regulaminie organizacyjnym Biura Kontroli i Audytu (z 17.10.2006 r.) podano m.in., że do zadań Biura należy prowadzenie dokumentacji spraw związanych ze skargami i wnioskami, przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków. W związku ze zmianami organizacyjnymi w Ministerstwie Finansów na miejsce Biura Kontroli i Audytu powstało Biuro Kontroli Resortowej. Do zadań tego Biura należy m.in. prowadzenie ewidencji skarg i wniosków, przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków.
Zarządzenie Nr 10 Ministra Finansów z dnia 21 marca 2007 r. w sprawie trybu postępowania ze skargami i wnioskami w Ministerstwie Finansów zostało zastąpione zarządzeniem Nr 21 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2008 r.

Pismem z dnia 2 lutego 2007 r. Biuro Ministra przesłało do komórek organizacyjnych Ministerstwa wytyczne odnośnie terminów rozpatrywania spraw wpływających od posłów i senatorów.
[Dowód: akta kontroli, str.401-409] Stosownie do art. 253 § 1 kpa organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach.
Ustalono, że ogłoszenie dotyczące przyjmowania w sprawach skarg i wniosków znajduje się w holu głównym Ministerstwa Finansów. Podano w nim, iż w sprawach skarg i wniosków przyjmuje pracownik (Biura Kontroli Resortowej) w pokoju nr 2 w godz. 8.15-16.15 w poniedziałek, wtorek, czwartek i piątek w godz. 8.15-16.15 oraz w środę w godz. 10.00-18.00.
Stosownie do art. 253 § 2 kpa kierownicy organów państwowych lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy (art. 253 § 3 kpa). Informacja o dniach i godzinach powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej (art. 253 § 4 kpa).
[Dowód: akta kontroli, str.293] Na tablicy ogłoszenia nie było informacji na temat przyjmowania w sprawach skarg i wniosków przez kierownika organu lub wyznaczonych zastępców, o których mowa w art. 253 § 2.
W zarządzeniu Nr 10 Ministra Finansów w sprawie trybu postępowania ze skargami i wnioskami podano, że wyznaczeni przez Ministra Finansów Podsekretarze Stanu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania drogą telefoniczną. W nowym zarządzeniu z dnia 27 listopada 2008 r. w sprawie trybu postępowania ze skargami i wnioskami podano, iż członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w zakresie powierzonych im obowiązków określanych zarządzeniem Ministra Finansów w sprawie podziału kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa Finansów, przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków, po uprzednim ustaleniu przez właściwy sekretariat terminu spotkania.
Na pytanie kontrolujących dotyczące przyjmowania interesantów przez Kierownictwo Ministerstwa Finansów, Dyrektor Generalny podał, że stosownie do § 4 ust. 3 do zarządzenia
Ministra Finansów Nr 21 z dnia 27 listopada 2008 r. wszyscy członkowie Kierownictwa, a nie jeden wyznaczeni są przez Ministra Finansów do przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków - każdy w zakresie powierzonych im zadań. Jest to zgodne z art. 253 § 2 i 3 kpa. Zważywszy, że sekretariaty członków Kierownictwa pracują zgodnie z regulaminem pracy codziennie w systemie dwuzmianowym od godz. 7.45 do 21, a więc wykraczają poza ustalone godziny pracy, tym samym wychodzą naprzeciw potrzebom obywateli. W holu głównym Ministerstwa Finansów nie zamieszczono informacji odnośnie przyjęć interesantów przez Kierownictwo z uwagi na § 4 ust. 3 ww. zarządzenia, zgodnie z którym istnieje możliwość umówienia terminu spotkania za pośrednictwem sekretariatu właściwego merytorycznie członka Kierownictwa Ministerstwa, w czasie dogodnym dla obu stron. Informacja jest w tym zakresie dostępna dla obywateli ponieważ na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej zamieszczono treść przedmiotowego zarządzenia. Jednocześnie informuję, że w gablocie w holu głównym Ministerstwa obecnie zamieszczono treść tego zarządzenia, mając na uwadze także interesantów, którzy osobiście przyjdą do Ministerstwa. W okresie od 1 stycznia do 31 października Sekretarz Stanu i Podsekretarze Stanu nie przyjmowali w sprawach skarg.
Zgodnie z zarządzeniem Nr 10 Ministra Finansów w przypadku wpływu skargi bezpośrednio do komórki organizacyjnej Ministerstwa należy bezzwłocznie poinformować Biuro, przysyłając wydruk z systemu „Sekretariat".
W okresie od 1 stycznia do 31 października 2008 r. Biuro Kontroli Resortowej zarejestrowało łącznie 539 spraw, w tym 284 to informacje od komórek organizacyjnych Ministerstwa o wpływie skarg i wniosków, 164 sprawy, które po wpływie do Biura przekazano do poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz 91 spraw, które zostały przekazane do rozpatrzenia innym zewnętrznym jednostkom (np. Ministerstw).
Z przekazanych kontrolującym przez komórki organizacyjne Ministerstwa ewidencji skarg i wniosków wynika, że w okresie od 1 stycznia do 31 października 2008 r. zarejestrowano łącznie 892 sprawy.
Ponadto ustalono, że w prowadzonych ewidencjach rejestrowano sprawy nie będące skargami i wnioskami w rozumieniu kpa, co opisano w dalszej części protokołu. W ewidencjach zarejestrowano sprawy, które następnie były przekazywane zgodnie z właściwością do innych komórek organizacyjnych MF. /.
Odnośnie innej liczby zarejestrowanych skarg i wniosków w ewidencjach komórek organizacyjnych Ministerstwa, a przekazanych przez te komórki do Biura Kontroli Resortowej główny specjalista Biura Kontroli Resortowej podał, że wynika to z tego, iż komórki organizacyjne Ministerstwa nie przekazują niezwłocznie danych do systemu, do czego są zobowiązane § 4 ust. 2 zarządzenia Nr 10 Ministra Finansów.

II Skargi pozostawione bez rozpatrzenia
Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg, skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania. Jeżeli z treści skargi nie można należycie ustalić jej przedmiotu wzywa się wnoszącego skargę do złożenia, w terminie siedmiu dni od otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).
Ustalono, że w prowadzonych ewidencjach skarg i wniosków komórek organizacyjnych Ministerstwa w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 12 skarg, które pozostawiono bez rozpatrzenia, bowiem nie zawierały one danych identyfikacyjnych lub brak było możliwości ustalenia przedmiotu skargi pomimo podjęcia przez MF działań w celu uzupełnienia lub wyjaśnienia sprawy.

Ustalono, że Ministerstwo Finansów pomimo, że część skarg nie była podpisana lub nie zawierała adresu przekazywało je do ewentualnego wykorzystania, ze względu na istotność sygnalizowanych spraw. I tak. np:
a) w dniu 3.01.2008 r. do Ministra Finansów wpłynęła skarga (anonimowa) odnośnie funkcjonowania Izby Celnej w Krakowie. Sprawę przekazano do ewentualnego wykorzystania przez Departament Służby Celnej;
b) w dniu 14.10.2008 r. do Departamentu Służby Celnej wpłynęła skarga (anonimowa) odnośnie funkcjonowania Urzędu Celnego we Wrocławiu. Sprawę przekazano do ewentualnego wykorzystania przez Urząd Celny we Wrocławiu. Pismem z dnia 7.11.2008 r. Dyrektor Urzędu Celnego we Wrocławiu odniósł się do zarzutów podniesionych w skardze;
c) w dniu 1.09.2008 r. wpłynął anonim dotyczący sposobu obsługi interesantów przez Urząd Celny w Ostrołęce. Pismo zostało przekazane do Izby Celnej w Warszawie.
Badaniem objęto sposób rejestrowania skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych Ministerstwa.

Ustalono, że prowadzona w sześciu Departamentach ewidencja skarg i wniosków jest niezgodna ze wzorem podanym w załączniku nr 3 zarządzenia Nr 10 Ministra Finansów z dnia 21 marca 2007 r. Ewidencja nie zawierała bowiem kolumn:
1) Departament Podatku Akcyzowego i Ekologicznego „kolumn na skargi i wnioski", „wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej - skarga lub wniosek: uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowani (ewidencja ręczna). Natomiast ewidencja komputerowa nie zawiera kolumny „data wpływu, wynik postępowania skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona, data udzielenia odpowiedzi, data i nazwa organu do którego przekazano skargę lub wniosek zgodnie z właściwością, „ wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej -skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowanej. Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego prowadzenie ewidencji skarg i wniosków w taki sposób spowodowane było niedopatrzeniem. Założono nowy rejestr zgodnie z zarządzeniem Ministra Finansów.
2) Departament Kontroli Skarbowej „wynik postępowania skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej - skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą łub nadzorowaną", „wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej — skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowaną^. W ewidencji podano wpływ 3 pism do Departamentu z okresu 13-18 listopada 2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Kontroli Skarbowej ewidencja prowadzona jest zgodnie z załącznikiem nr 3 Ministra Finansów, Ewidencja ta została założona 28,11.2008 r. z chwilą zatrudnienia pracowników odpowiedzialnych za skargi i wnioski. Natomiast przekazany wykaz skarg pn. „ewidencja skarg i wniosków" zawierał wszystkie dane wymagane we wzorze, tj. datę wpływu, dane osoby zgłaszającej skargę i jej przedmiot.
3) Departament Finansowania Sfery Budżetowej „kolumn na skargi i wnioski", nie ma kolumny „wynik postępowania skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej - skarga lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona", data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą łub nadzorowaną", „wynik postępowania w jednostce podległej łub nadzorowanej — skarga łub wniosek uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowana.
Jak podał Dyrektor Departamentu Finansowania Sfery Budżetowej prowadzenie ewidencji skarg i wniosków niezgodnie z zarządzeniem Ministra Finansów spowodowane było przeoczeniem.
4) Departament Podatków Dochodowych „data i nazwa organu do którego przekazano skargę lub wniosek zgodnie z właściwością", „wynik postępowania w jednostce podległej łub nadzorowanej — skarga łub wniosek: uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowaną.
Jak podał Dyrektor Departament Podatków Dochodowych przekazany wykaz był zbiorczą ewidencją prowadzoną przez sekretariat, która służy do monitorowania terminowości załatwiania spraw przez poszczególnych pracowników. Ewidencja skarg i wniosków prowadzona jest w poszczególnych komórkach organizacyjnych Departamentu. Do pisma załączono 5 ewidencji, w tym w 3 wykazano wpływ skargi lub wniosku.
Jak podał Dyrektor Departament Podatków Dochodowych data wpływu w ewidencji oznacza datę wpływu skargi do Ministerstwa. Ustalono, że w ewidencji podano wpływ skargi na dzień 3.01.2008 r., faktycznie zaś wpłynęła ona w dniu 31.12.2007 r. (sprawę opisano na stronie 13 niniejszego protokołu).
5) Departament Podatku od Towarów i Usług „wynik postępowania w jednostce podległej lub nadzorowanej - skarga lub wniosek: uzasadniona nieuzasadniona, data. udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowaną".
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług ewidencja została dostosowana do obowiązującej zgodnie ze wzorem podanym w zarządzeniu, a brak kolumn wynikał z braku spraw przekazywanych do rozpatrzenia innym jednostkom.
6) Departament Administracji Podatkowej „wynik postępowania skarga wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „wynik postępowania w jednostce podłegłej łub nadzorowanej — skarga, lub wniosek uzasadniona nieuzasadniona, data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą lub nadzorowaną^', „data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą łub nadzorowaną".
Pismem z dnia 26 listopada 2008 r. Zastępca Dyrektora Departamentu Administracji Podatkowej przekazał kontrolującym „kserokopię ewidencji skarg i wniosków". Ewidencja ta nie zawierała kolumn „wynik postępowania skarga wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „ wynik postępowania w jednostce podległej łub nadzorowanej - skarga łub wniosek uzasadniona nieuzasadniona", „data udzielonej odpowiedzi przez jednostkę podległą łub nadzorowaną".
Pismem z dnia 5 grudnia 2008 r. Zastępca Dyrektora Departamentu Administracji Podatkowej podał, że przekazane w dniu 26 listopada 2008 r. kserokopie ewidencji skarg i wniosków służą do rejestrowania od kogo wpływają skargi i wnioski do Departamentu oraz któremu z pracowników zostały one przydzielone do rozpatrzenia. Natomiast szczegółowy sposób rozpatrzenia poszczególnych skarg i wniosków prowadzony jest w ewidencji komputerowej (w załączeniu). W przekazanej ewidencji nie oznaczono czy dana sprawa jest skargą.
Pismem z dnia 15.12.2008 r. kontrolujący zwrócili się do Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego o przekazanie ewidencji skarg i wniosków. Kontrolującym do dnia 17.12.2008 r. nie przekazano ewidencji podając, iż prowadzona jest ona zgodnie z zarządzeniem Nr 10 Ministra Finansów. W dniu 18 grudnia 2008 r. kontrolujący otrzymali ewidencję skarg i wniosków.
W zarządzeniu Ministra Finansów Nr 10 podany jest wzór ewidencji skarg i wniosków, w którym znajduje się m.in. kolumna „data wpływu".
Kontrolujący zwrócili się o wyjaśnienia do komórek organizacyjnych Ministerstwa - jaka data wpisywana jest do ewidencji skarg i wniosków.
Jak podali Dyrektorzy Departamentów: Polityki Celnej, Podatku Akcyzowego i Ekologicznego, Kontroli Celno-Akcyzowej i Kontroli Gier oraz Podatku od Towarów i Usług data wpływu oznacza datę wpływu skargi do danego Departamentu.
Jak podali Dyrektorzy Departamentu: Zagranicznego oraz Długu Publicznego z zarządzenia nie wynika co należy rozumieć pod datą wpływu. Zamieszczone w naszych ewidencjach daty oznaczają datę wpływu do Departamentu. . ,
Jak podał Dyrektor Departamentu Polityki Podatkowej data wpływu oznacza datę wpływu sprawy do Departamentu, ale podstawę do obliczenia terminu stanowi data wpływu pisma do Ministerstwa, co podawane jest w kolumnie 12 ewidencji - uwagi.
Dyrektorzy Departamentów: Instytucji Płatniczej, Służby Celnej, Finansów Publicznych, Reformy Finansów Publicznych, Rozwoju Rynku Finansowego podali, iż data wpływu oznacza datę wpływu do Ministerstwa.

III Rozpatrywanie skarg w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Finansów
Kontrolujący zwrócili się do 37 komórek organizacyjnych Ministerstwa Finansów o przekazanie informacji dotyczącej rozpatrywania skarg w okresie od 1 stycznia do 31 października 2008 r. Ustalono, że 14 komórek organizacyjnych Ministerstwa w ww. okresie nie otrzymało skarg od obywateli .
[Dowód: akta kontroli, str.695-753] Stosownie do art. 237 § 1 i 4 kpa organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w § 1 stosuje się przepisy art. 36-38. Art. 36 kpa stanowi, że o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 (art. 35 § 3 stanowi, żc załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nic później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania...) organ aeUmnisLiaęji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Badaniem objęto sposób rozpatrywania 131 skarg, w tym 50 przekazanych innym organom do rozpatrzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa Finansów.
[Dowód: akta. kontroli, Rfr.1669,1669-1671 ]
Ustalono, że komórki organizacyjne MF podejmowały czynności w celu rozpatrzenia skarg, w szczególności zwracały się do innych organów o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień. W przypadkach przekazania spraw do rozpatrzenia właściwym organom równocześnie zawiadamiano o tym skarżących.

Departament Podatków Lokalnych. Zbadano 3 sprawy. Ustalono w jednym przypadku (poz. 2 ewidencji), iż skarga wpłynęła do Departamentu w dniu 1.10.2008 r., a odpowiedź została udzielona skarżącemu pismem z dnia 4.12.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatków Lokalnych załatwienie skargi dotyczyło skomplikowanej wielowątkowej sprawy, co wymagało wnikliwego zapoznania się z całością materiału dotyczącego prowadzonych przez organy podatkowe postępowań. Analiza akt zawierających tak obszerny materiał była czasochłonna i z tego powodu rozpatrzenie skargi nie było możliwe w terminie (skargę rozpatrywał pracownik o krótkim stażu pracy). Przyczyną niezawiadomienia skarżącego o przesunięciu terminu było niedopatrzenie tego pracownika.

Departament Gospodarki Narodowej. Zbadano 1 sprawę. Ustalono, że skargę zewidencjonowano w dniu 26.05.2008 r. i przekazano do rozpatrzenia (część zarzutów) Wojewodzie Zachodniopomorskiemu pismem z dnia 2.07.2008 r.
Jak podał Dyrektor Gospodarki Narodowej termin przekazania skargi do Wojewody został przekroczony z uwagi na fakt, iż zarzut skarżącego związany był z odwołaniem. Zawarta w odwołaniu skarga nie została uznana za skargę w rozumieniu art. 227 kpa. Dopiero Biuro Obsługi Prawnej i Zastępstwa Procesowego pismem z dnia 24.06.2008 r. wskazało, że strona wniosła również skargę na zachowanie Dyrektora Wydziału Finansowego i w związku z tym należy się do niej ustosunkować zgodnie z kpa. Pismem z dnia 2.07.2008 r. MF przesłało skargę do rozpatrzenia Wojewodzie Zachodniopomorskiemu.

Departament Reformy Finansów Publicznych. Zbadano 1 sprawę i ustalono, że w dniu 26.08.2008 r. wpłynęła skarga. Pismami z dnia 4.09.2008 r. zwrócono się do trzech Departamentów MF o zajęcie stanowiska w przedmiotowej sprawie (odpowiedzi zostały udzielone pismami z dnia 8 i 9 września 2008 r. i wynikało z nich, że nie są one właściwe do udzielenia odpowiedzi lub zajęcia stanowiska). Pismem z dnia 18.09.2008 r. skargę odesłano do rozpatrzenia Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej.
Jak podał Dyrektor Departamentu Reformy Finansów Publicznych z uwagi na złożony charakter sprawy została ona przekazana do opinii innych Departamentów MF, z terminem
\ udzielenia odpowiedzi do 10.09.2008 r. Dopiero po opiniach uznano, że Ministerstwo nie jest właściwym organem do jej rozpatrzenia i przekazano skargę do Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.

Departament   Kontroli   Celno-Akcyzowej   i   Kontroli   GieR   Zbadano   5   skarg zaewidencjonowane pod nr 6,5,21,31,18 i ustalono, że:
1) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 18 wpłynęła do Departamentu CA w dniu 30.04.2008 r. Odpowiedź została udzielona skarżącemu przez Zastępcę Dyrektora Departamentu CA pismem z dnia 16.06.2008 r.
2) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 5 wpłynęła do Ministerstwa Finansów (sekretariat Podsekretarza Stanu i Szefa Służby Celnej MF) w dniu 25.01.2008 r., a do Departamentu CA w dniu 5.02.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Białej Podlaskiej w dniu 14.02.2008 r.;
3) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 31 wpłynęła do Departamentu CA w dniu 20.08.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Białej Podlaskiej w dniu 2.09.2008 r.;
4) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 21 wpłynęła do MF w dniu 17.06.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Szczecinie w dniu 1.07.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu opóźnienia w przekazywaniu do właściwych organów spowodowane było trudnościami w ustaleniu właściwego departamentu w MF (skarga nr 5) oraz trudnościami w ustaleniu charakteru żądania strony (skarga nr 5 i 21), W przypadku skarg oznaczonych nr 31 i 18 opóźnienia wynikły z przyczyn obiektywnych spowodowanych realizowaniem innych zadań przez Departament (np. postępowali administracyjnych,
5) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 6 wpłynęła do Departamentu CA w dniu 31.01.2008 r. Odpowiedź została udzielona skarżącemu przez Zastępcę Dyrektora Departamentu CA pismem z dnia 14.03.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu skarga zarejestrowana pod pozycją 6 dotyczyła czynności kontrolnych w Biurze Kontroli Specjalnej na przejściu drogowym wyposażonym w kamery przemysłowe. Zapis z kamer nie został dołączony przez Dyrektora Izby Celnej do materiału dowodowego. Skarga wpłynęła do Ministerstwa w dniu 31.01.2008 r., a pełny materiał dowodowy otrzymano 14.02.2008 r. Zgodnie z art. 61 § 3 kpa datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Skarga wpłynęła do MF w dniu 31.01.2008 r. tak więc termin na jej rozpatrzenie upłynął z dniem 29.02.2008 r. Jednocześnie uwzględniając art. 35 § 5 kpa udzielenie skarżącemu odpowiedzi pismem z dnia 14.03.2008 r. można w ocenie departamentu uznać, że odpowiedź udzielono w terminie.

Departament Podatków Dochodowych. Zbadano 4 sprawy. W jednym przypadku ustalono, że pismo (pozycja 7) nie miało charakteru skargi. Ponadto w trakcie badania ustalono, że skargę zaewidencjonowano z datą wpływu do Departamentu, a nie Ministerstwa. Jak podał Dyrektor Departamentu pismo zarejestrowane pod pozycją 7 zostało sklasyfikowane jako skarga przez Biuro Kontroli i Audytu oraz poinformowało, że należy ją załatwić zgodnie z § 8 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 21 marca 2007 r. Natomiast wskazana data w ewidencji została podana przez pomyłkę.

Departament Polityki Celnej. Zbadano 6 spraw. W ewidencji skarg i wniosków pod pozycją 29, w rubryce „skargi" zarejestrowane zostało ponaglenie, które wpłynęło w dniu 7.10.2008 r. Departament Polityki Celnej Ministerstwa Finansów udzielił na nie odpowiedzi skarżącemu w dniu 8.12.2008r.
Jak podał Dyrektor Departamentu przedmiotowe ponaglenie zostało złożone na podstawie art.141 § 1 pkt 2 ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powyższym przepisem na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie ustalonym na podstawie art. 140 stronie służy ponaglenie do ministra właściwego ds. finansów publicznych, jeżeli sprawa nie została załatwiona przez dyrektora izby skarbowej lub dyrektor izby celnej. Art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, że załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Dyrektor Departamentu Polityki Celnej wyjaśnił, iż sprawa miała szczególnie skomplikowany charakter, a odpowiedź została udzielona w terminie dwóch miesięcy, należy więc stwierdzić, że termin rozpatrzenia ponaglenia nie został przekroczony.
Na pytanie dlaczego w ewidencji skarg i wniosków zarejestrowane zostało ponaglenie złożone i rozpatrywane w trybie ustawy Ordynacja podatkowa oraz czy inne skargi zarejestrowane pod pozycjami: 5,10,13,24 i 28 są to również ponaglenia, Dyrektor Departamentu Polityki Celnej podał, że zarejestrowanie w ewidencji skarg i wniosków ponagleń należy uznać za niewłaściwe, bowiem w ewidencji, o której mowa w zarządzeniu Nr 10 Ministra Finansów powinno się rejestrować tylko skargi i wnioski składane w trybie kpa. Z pracownikami odpowiedzialnymi za rejestrację przeprowadziłem stosowną rozmowę oraz planuję spotkanie z Naczelnikami w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków.

Departament Podatku od Towarów i Usług. Badaniem objęto 1 skargę i ustalono, że wpłynęła ona do Ministerstwa w dniu 18.06.2008 r., a odpowiedź została udzielona pismem z dnia 28.07.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departament Podatku od Towarów i Usług niezałatwienie sprawy w terminie spowodowane było prowadzeniem intensywnych spraw związanych m.in. z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, pracą bieżącą Departamentu oraz okresem urlopowym, co miało wpływ na obsadę Departamentu.
Badaniem objęto 20 skarg zarejestrowanych w ewidencji Departamentu Służby Celnej. W toku kontroli ustalono, że:
1) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 6 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 17.01.2008 r., a odpowiedź skarżącemu została udzielona pismem z dnia 25.02.2008 r.;
2) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 14 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 20.02.2008 r., a odpowiedź skarżącemu została udzielona pismem z dnia 6.05.2008 r.;
3) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 32 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 19.05.2008 r., a odpowiedź skarżącemu została udzielona pismem z dnia 9.07.2008 r.;
4) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 52 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 28.07.2008 r., a odpowiedź skarżącemu została udzielona pismem z dnia 17.11.2008 r.;
5) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 7 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 10.12.2007 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Białymstoku w dniu 24.01.2008 r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi.
Dyrektor Departamentu Służby Celnej podał, że zgodnie z terminami określonymi wart. 35 § 3 kpa, które mają zastosowanie w postępowaniu skargowym poprzez odesłanie zawarte w art. 237 § 4 kpa, załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej -nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.
W związku z powyższym skargi zaewidencjonowane pod poz. 32 i 6 ze względu na ich szczególnie skomplikowany charakter, należy uznać za załatwione w terminie przewidzianym w kpa.
Natomiast jako przyczyny przekroczenia terminów w sprawach zaewidencjonowanych pod pozycjami 52, 14 i 7 Dyrektor Departamentu Służby Celnej podał:
- skarga zaewidencjonowana pod pozycją 52 z uwagi na swoją wielo watko wość oraz złożoność poruszanych problemów wymagała przeprowadzenia szczegółowego postępowania wyjaśniającego. W kwestiach, w których materiał załączony do skargi był wystarczający, zarówno Departament Służby Celnej jak i organ, którego skarga dotyczyła, podejmowały niezwłocznie działania wyjaśniające lub naprawcze. Zatem poszczególne kwestie będące przedmiotem skargi załatwiane były w toku postępowania skargowego, jeszcze przed wystosowaniem do skarżącego formalnego zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi;
- załatwienie skargi zaewidencjonowanej pod pozycją 14 wymagało przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w tym dokonania czynności zakończonych wydaniem w dniu 1.04.2008 r. przez Dyrektora Izby Celnej w Olsztynie decyzji administracyjnej. Zatem skarżący wiedzę o sposobie załatwienia sprawy uzyskał w dniu otrzymania decyzji, mimo że formalnie zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi wystosowano pismem z dnia 6.05.2008 r.
- skarga zaewidencjonowana pod pozycją 7 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 10.12.2007 r., natomiast do Departamentu Służby Celnej w dniu 18.01.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Celnej w Białymstoku. Departament Służby Celnej nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie w przedmiotowej sprawie terminu określonego w art. 231 kpa, albowiem w dniu wpływu sprawy do Departamentu termin ten już był przekroczony.

Departament Podatku Akcyzowego i Ekologicznego. Badaniem objęto 5 skarg zarejestrowanych w ewidencji skarg i wniosków i ustalono, że
1. skarga zaewidencjonowana pod pozycją 16 wpłynęła do Departamentu w dniu 12.08.2008 r., a odpowiedzi została udzielona pismem z dnia 15.09.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego nastąpiła konieczność zwrócenia się o nadesłanie wyjaśnień i niezbędnej dokumentacji, która została dostarczona 27.08.2008 r. i po jej przeanalizowaniu można było uznać, że właściwym do jej rozpatrzenia jest Dyrektor Izby Celnej we Wrocławiu i pismem z dnia 15.09.2008 r.
przekazano ją do rozpatrzenia temu organowi. Jednocześnie pismem z dnia 15.09.2008 r.
zawiadomiono skarżącego o organie właściwym do jej rozpatrzenia wskazując min., że MF nie sprawuje jurydycznego nadzoru nad orzecznictwem podatkowym organów podatkowych.
2. skarga zaewidencjonowana pod pozycją 4 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 23.01.2008 r., a odpowiedzi została udzielona pismem z dnia 7.04.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego skarga wpłynęła do Departamentu w dniu 19.02.2008 r. Forma wskazywała, że została ona przekazana jedynie do wiadomości Ministerstwa Finansów. Z uwagi na jej treść pismem z dnia 22.02.2008 r. zwrócono się o wyjaśnienia do Izby Celnej w Białej Podlaskiej (odpowiedź wpłynęła w dniu 27 lutego i 7 marca 2008 r.). Po analizie dokumentów niezbędne było ponowne zwrócenie się o przesłanie dodatkowych dokumentów (odpowiedź z dnia 11 i 20 marca 2008 r.). Po ich analizie pismem z dnia 7.04.2008 r. udzielono odpowiedzi. Z uwagi na wieloaspektowy charakter sprawy przyjęto, iż jej załatwienie powinno nastąpić w terminie 2 miesięcy. Chociaż w tym przypadku odpowiedź udzielono po 2 miesiącach (bowiem skarga wpłynęła do Departamentu z dużym opóźnieniem) to rozstrzygnięcie skargi nastąpiło przed upływem 2 miesięcy od dnia kiedy Departament ją otrzymał.
3. skarga zaewidencjonowana pod pozycją 14 wpłynęła do MF w dniu 16.07.2008 r., a pismem z dnia 17.07.2008 r. przekazano ją do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Katowicach w dniu 30.07.2008 r., zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego po analizie akt sprawy pismem z dnia 30.07.2008 r. przekazano ją do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Katowicach.
4. skarga zaewidencjonowana pod pozycją 10 wpłynęła do Departamentu w dniu 6.05.2008 r., a pismem z dnia 8.05.2008 r. zwrócono się o zajęcie stanowiska przez Izbę Celną w Rzepinie. Po otrzymaniu stanowiska (pismo z dnia 15.05.2008 r.) skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Rzepinie w dniu 11.06.2008 r. zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego ze względu na charakter skargi pismem z dnia 8.05.2008 r. wystąpiono do Dyrektora Izby Celnej w Rzepinie o wyjaśnienia (odpowiedź do MF wpłynęła w dniu 21.05.2008 r., a do Departamentu 23.05.2008 r.). Z uwagi na konieczność czasochłonnej analizy zebranego materiału dowodowego oraz orzeczeń sądowych uznano, że skarga ma skomplikowany charakter i zastosowano dwumiesięczny termin jej załatwienia. Po ustaleniu, że w przedmiocie zasadności powinien wypowiedzieć się Dyrektor Izby Celnej w Rzepinie, pismem z dnia 11.06.2008 r. przekazano ją do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Rzepinie.
Ponadto Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego podał, że w zakresie stosowania odpowiedniego terminu do rozpatrywania skarg, dla których właściwy jest Minister Finansów, zastosowano art. 35 § 3 kpa, gdyż ich rozpatrzenie wymagało przeprowadzenia złożonych postępowań wyjaśniających. Stosownie do art. 35 § 3 kpa, załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Przepis art. 36 § 1 kpa stanowi zaś, że o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Wniesione skargi miały na tyle skomplikowany charakter, iż dopuszczalne było stosowanie w prowadzonym postępowaniu skargowym 2 miesięcznego terminu rozstrzygnięcia skargi. Wobec powyższego, zdaniem Departamentu AE, przed upływem dwumiesięcznego tenninu nie było zasadne informowanie skarżącego o nowym terminie rozstrzygania skargi.
Odnośnie terminów przekazywania skarg do rozpatrzenia przez właściwe organy, Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego podał, że „w wielu sprawach o charakterze skargowym, które wpływają do Ministerstwa Finansów, przed udzieleniem odpowiedzi na skargę niezbędne jest wystąpienie do właściwego organu podatkowego o wypowiedzenie się w przedmiocie wniesionej skargi i nadesłanie odpowiedniej dokumentacji. (...) Niekiedy dopiero po analizie otrzymanych wyjaśnień i dokumentów okazuje się, iż właściwym w sprawie jest inny organ, któremu należy przekazać skargę do rozpatrzenia. W sprawach wymienionych w w/w piśmie z dnia 9 grudnia br. (skargi zaewidencjonowane pod poz. 10,14, 16 - przypis NIK) dopiero po zapoznaniu się z treścią dokumentacji nadesłanej do Ministra Finansów, ustalono organy właściwe do załatwienia skargi". Ponadto, Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego podał, że w opinii Departamentu przepis art. 231 kpa nie znajduje zastosowania do skarg składanych w związku z postępowaniem w sprawach podatkowych. W odniesieniu do skarg zaewidencjonowanych pod pozycją 10,14 i 16 podał, iż „należy stwierdzić, że skargi te dotyczyły spraw podatkowych, rozpatrywanych w trybie ustawy Ordynacja podatkowa, wobec powyższego w kwestii ich przekazania do rozpatrzenia innym organom, nie obowiązywał w/w termin 7-dniowy".
Zgodnie z art. 3 § 1 pkt 2 kpa, przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego nie stosuje się do spraw uregulowanych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. z wyjątkiem przepisów działów IV,V i VIII. Ponadto, § 4 art. 3 kpa mówi, że do postępowania w sprawach wymienionych w § 1,2 i 3 pkt 2 stosuje się jednak przepisy działu VIII Skargi i wnioski.
Ponadto ustalono, że w nowozałożonej ewidencji nie zarejestrowano wpływu jednej skargi.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego niewpisanie do nowej ewidencji skarg i wniosków jednej skargi wynikało z błędu technicznego, co w trakcie kontroli uzupełniono. Ponadto podał, że jedynie w przypadku skargi zaewidencjonowanej pod pozycją 16 wpisano przez pomyłkę, że wpłynęła ona do MF w dniu 13.08.2008 r. zamiast wdniul2.08.2008r.

Departament Kontroli Skarbowej. Zbadano 24 skargi z zakresu właściwości obecnego Departamentu Kontroli Skarbowej. W związku ze zmianami organizacyjnymi w Ministerstwie Finansów zadania związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków dotyczących działalności urzędów kontroli skarbowej zostały przypisane do Departamentu Kontroli Skarbowej z dniem 21 października 2008 r. W poprzedniej strukturze właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących działalności urzędów kontroli skarbowej był zlikwidowany Departament Kontroli Resortowej, a w okresie od lipca do października 2008 r. -Departament Wywiadu Skarbowego. Ustalono, że:
1) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 167 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 12.09.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Izby Skarbowej we Wrocławiu Ośrodek Zamiejscowy w Legnicy w dniu 26.09.2008 r.
Jak podał Dyrektor Wywiadu Skarbowego niezachowanie 7 dniowego terminu było niezależne od działań Departamentu Wywiadu Skarbowego. Skarga została przekazana do Departamentu Wywiadu Skarbowego przez Departament Kontroli Skarbowej przy piśmie z dnia 23.09.2008 r. i niezwłocznie została przesłana do załatwienia zgodnie z właściwością.
2) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 32 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 22.01.2008 r. Skargę przekazano do rozpatrzenia w części przez Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w dniu 22.02.2008 r. W zakresie właściwości Ministra Finansów udzielono skarżącemu odpowiedzi pismem z dnia 22.02.2008 r., jednocześnie informując o przekazaniu skargi w części do rozpatrzenia przez inny organ.
Jak podał Dyrektor Wywiadu Skarbowego skarga została wniesiona na Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej działającego jako organ kontroli skarbowej. Działania inspektora kontroli skarbowej były wykonywane z upoważnienia dyrektora UKS.

Departamentu Administracji Podatkowej. W okresie od 1 stycznia do 25 listopada 2008 r. do Wydziału Skarg i Wniosków Departamentu Administracji Podatkowej wpłynęło 449 skarg i wniosków. Badaniem objęto 42 skargi zarejestrowane w ewidencji prowadzonej przez Departament. W 10 przypadkach ustalono, że;
1) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 414 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 22.10.2008r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 30.10.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
2) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 406 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 14.10.2008r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 23.10.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
3) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 402 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 06.10.2008r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 23.10.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
4) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 394 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 01.10.2008r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej we Wrocławiu w dniu 09.10.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
5) skargi zaewidencjonowane pod pozycją 386 i 383 wpłynęły do Ministerstwa Finansów odpowiednio w dniu 29.09.2008r. oraz 22.09.2008r. Skargi zostały wniesione przez tę sama osobę i zostały połączone do wspólnego prowadzenia. Przekazano je do rozpatrzenia w części do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 14.10.2008r. W zakresie właściwości Ministerstwa Finansów, Departament Administracji Podatkowej udzielił skarżącemu odpowiedzi w dniu 14.10.2008r.
6) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 346 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 18.08.2008r. Skarga została przekazana do rozpatrzenia wr części dó Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 12.09.2008r. W zakresie właściwości Ministerstwa Finansów, Departament Administracji Podatkowej udzielił skarżącemu odpowiedzi w dniu 12.09.2008r.
7) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 338 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 11.08.2008 r. Skargę wysłano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Zielonej
Górze w dniu 22.08.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
8) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 310 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 28.07.2008r. Skargę wysłano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Kielcach w dniu 28.08.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi;
9) skarga zaewidencjonowana pod pozycją 302 wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 17.07.2008r. Skargę przekazano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 29.07.2008r., jednocześnie zawiadamiając skarżącego o przekazaniu sprawy do załatwienia właściwemu organowi.
Dyrektor Departamentu Administracji Podatkowej podał:
1) w odniesieniu do skargi zaewidencjonowanej pod pozycją 302, że zwłoka w przekazaniu sprawy nastąpiła z przyczyn niezależnych od Departamentu Administracji Podatkowej. Skarga wpłynęła do Ministerstwa Finansów w dniu 17.07.2008r., niemniej jednak do Departamentu Administracji Podatkowej wpłynęła w dniu 25.07.2008r. przy piśmie Departamentu Służby Celnej z dnia 24.07.2008r. Departament otrzymał przedmiotowe pismo już po upływie siedmiodniowego terminu na jej przekazanie do właściwego organu. Skarga została przekazana właściwemu do jej rozpatrzenia organowi w terminie 4 dni (w tym 2 dni roboczych) od jej wpływu do Departamentu Administracji Podatkowej. Jak podał główny specjalista Departamentu Służby Celnej skarga w dniu 22.07.2008 r. została na mnie zadekretowana. W dniu 23.07.2008 r. otrzymano informację z Izby Celnej w Katowicach, po czym sprawę w dniu 24.07.2008 r. przekazano do Departamentu Administracji Podatkowej.
3) odnośnie spraw zarejestrowanych w ewidencji pod pozycjami 346, 383 i 386, iż zarzuty stawiane przez podatników w przedmiotowych skargach dotyczyły zarówno wskazanych
w nich dyrektorów izb skarbowych, jak również naczelników urzędów skarbowych. W związku z powyższym Departament Administracji Podatkowej w celu udzielenia odpowiedzi skarżącym prowadził szczegółową analizę całości akt spraw prowadzonych przez organy podatkowe, tak aby uzyskać możliwie pełny ich obraz. W odniesieniu do zarzutów dotyczących działania naczelników urzędów skarbowych podjęto decyzję o ich przekazaniu do organów bezpośrednio nadzorujących.
We wszystkich ww. przypadkach wspólny był przedmiot skargi, tj. z reguły sprawa podatkowa prowadzona zarówno przed naczelnikiem urzędu skarbowego, jak i przed dyrektorem izby skarbowej. Z tego powodu przekazywanie w części tego rodzaju spraw do dyrektora izby skarbowej, przed przeanalizowaniem całokształtu sprawy byłoby przedwczesne. We wszystkich pozostałych przypadkach, tj. gdy sprawy dotyczyły wyłącznie naczelnika urzędu skarbowego były przekazywane z zachowaniem terminu. 4) w odniesieniu do spraw zaewidencjonowanych pod pozycjami 310, 338, 394, 406, 414, iż w większości ww. spraw przekazanie do właściwego organu nastąpiło z jedynie 1-3 dniowym opóźnieniem.
Jednocześnie Dyrektor Departamentu Administracji Podatkowej podał, że w okresie od 1 stycznia do 25 listopada 2008 roku do Wydziału Skarg i Wniosków w Departamencie wpłynęło łącznie ponad 811 spraw, w tym 449 skarg i wniosków. Oznacza to, iż na jednego pracownika Wydziału (w Wydziale jest zatrudnionych 4 pracowników oraz naczelnik) przypadało w tym okresie do załatwienia ponad 202 sprawy.
Ponadto, Dyrektor podał, iż terminowość załatwiania spraw jest jednym z priorytetów przy rozpatrywaniu Skarg i wniosków. W omawianym okresie sprawy, na które odpowiedzi udzielane były bezpośrednio przez Ministra Finansów załatwiane były bezwzględnie z zachowaniem trzydziestodniowego terminu.
Biorąc pod uwagę niewystarczającą obsadę kadrową, a także mające miejsce w bieżącym roku jej kilkukrotne zmiany, jak podał Dyrektor Departamentu Administracji Podatkowej, należy stwierdzić, iż ewentualne nieprawidłowości dotyczące terminów przekazywania spraw do właściwych organów mają charakter jedynie incydentalny.

Departament Sfery Budżetowej. Ustalono, że z wybranych do zbadania trzech skarg zaewidencjonowanych w Departamencie Sfery Budżetowej dwie faktycznie są wnioskami, a jedna skarga została przekazana do rozpatrzenia innemu organowi, wraz z powiadomieniem skarżącego w terminie.
Ponadto ustalono, że w 2 przypadkach sporządzone zostały notatki dotyczące złożenia skarg przez interesantów. Zgodnie z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8.01.2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, w razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę i przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis sprawy. I tak:
i) W sprawie skargi złożonej ustnie przez funkcjonariusza Urzędu Celnego w Bydgoszczy w dniu 10.09.2008 r. sporządzona została notatka przez głównego specjalistę Departamentu Służby Celnej oraz akceptowana przez Dyrektora Departamentu Służby Celnej. W przedstawionej przez Departament SC dokumentacji brak jest protokołu z ustnego przyjęcia skargi.
Ww. notatka służbowa w sprawie skargi przyjętej ustnie nie jest podpisana przez osobę wnoszącą skargę. W notatce jest wzmianka, że skarżący nie chciał podać adresu zamieszkania, ale pozostawił numer telefonu do kontaktu. Z przedstawionej przez Departament SC dokumentacji brak jest potwierdzenia, że wnoszący skargę został poinformowany o sposobie załatwienia skargi, w dokumentacji nie ma zawiadomienia, ani protokołu podpisanego przez skarżącego, a notatka zawierająca opis treści sprawy i stanowisko Dyrektora Departamentu SC nie jest podpisana przez osobę wnoszącą skargę. 2) W sprawie skargi złożonej ustnie przez spółkę xxxxxxxxxxx w dniu 8.10.2008r. sporządzona została notatka przez głównego specjalistę Departamentu Służby Celnej oraz akceptowana przez Dyrektora Departamentu Służby Celnej.
W przedstawionej przez Departament SC dokumentacji brak jest protokołu z ustnego przyjęcia skargi.
Ww. notatka służbowa w sprawie skargi przyjętej ustnie nie jest podpisana przez osoby wnoszące skargę. Z przedstawionej przez Departament SC dokumentacji brak jest potwierdzenia, że osoby wnoszące zostały poinformowane o sposobie załatwienia skargi, w dokumentacji nie ma zawiadomienia, ani protokołu podpisanego przez osoby wnoszące, a notatka zawierająca opis treści sprawy i stanowisko Dyrektora Departamentu SC nie jest podpisana przez osoby wnoszące skargę.
Jak podał Dyrektor Służby Celnej sprawa spółki jest przedmiotem postępowań administracyjnych. W dniu 8.08.2008 r, osoby reprezentujące spółkę zostały przyjęte przeze mnie w ramach przyjęć interesantów, podnosząc sprawy będące przedmiotem postępowań. W trakcie spotkania zostały skarżącym wskazane właściwe procedury. Natomiast całość dokumentacji w sprawie wyłączenia pracownika MF oraz odpowiedzią udzieloną spółce przekazano pismem z dnia 20.11.2008 r. przez Podsekretarza Stanu. W sytuacji uprzedniego złożenia przez spółkę pisemnego wniosku z dnia 7.10.2008 r. w sprawie przedstawionej w dniu 8.10.2008 r. formalne wymogi zostały zachowane.
W sprawie funkcjonariusza Urzędu Celnego, Dyrektor Służby Celnej podał, że wnoszący skargę nie chciał zgłaszać skargi na piśmie, co oświadczył w trakcie spotkania, a jego intencją było zwrócenie uwagi na zjawisko lobbingu. Skarżący nie chciał podać swego adresu. W dniu 18.09.2008 r. wniósł skargę na piśmie, bez podania adresu zamieszkania i korespondencji. Została ona pozostawiona bez rozpatrzenia, a jej kopia została włączona do materiałów dotyczących postępowań dyscyplinarnych w jego sprawie.
Na podstawie przekazanych ewidencji skarg i wniosków przez komórki organizacyjne
przez MF oznaczone w ewidencjach jako zasadne lub częściowo zasadne. I tak np. w przypadku rozpatrzenia skargi przez Departament Podatków od Towarów i Usług uznano ją za zasadną bowiem dotyczyła ona nieterminowej odpowiedzi przez Departament. W przypadku Departamentu Akcyzowego i Ekologicznego skarga została uznana jako częściowo zasadna. Skargę odesłano do rozpatrzenia do Dyrektora Izby Celnej w Białej Podlaskiego

Szczegółowym badaniem objęto sposób przechowywania dokumentacji w wybranych pięciu Departamentach Ministerstwa związanej z otrzymaniem skarg i ustalono, że sposób jej przechowywania jest zgodny z treścią art. 254 kpa.

IV Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg od posłów i senatorów
Zgodnie z art. 237 § 2 kpa posłowie na Sejm, senatorowie i radni którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni zostać zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi w terminie 14 dni od daty jej wniesienia lub przekazania.
Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora organy i jednostki wobec których poseł lub senator podjął interwencję, są obowiązane nie później niż w ciągu czternastu dni powiadomić posła łub senatora o stanie rozpatrywania sprawy i w terminie uzgodnionym z posłem lub senatorem ostatecznie ją załatwić.
W ewidencji prowadzonej w Biurze Ministra dotyczącej wpływu pism i interwencji posłów i senatorów podano, iż w okresie od 1 stycznia do 31 października 2008 r. wpłynęło 114 pism od parlamentarzystów. W ewidencji m.in. podawana jest krótka treść czego dotyczy dana sprawa. Zbadano 26 spraw, które jak ustalono miały charakter skarg lub interwencji złożonych przez posłów (europosłów) i senatorów.
Badaniem objęto rzetelność i terminowość udzielonych odpowiedzi na skargi lub interwencje poselskie i ustalono, że: Departament Służby Celnej
W dniu 25.01.2008 r. do Ministerstwa Finansów wpłynęła interwencja poselska. Odpowiedź została udzielona pismem z dnia 11.02.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Służby Celnej odpowiedź została udzielona w terminie miesiąca zgodnie z terminem przewidzianym do załatwienia na podstawie kpa. Nie nastąpiło przekroczenie terminu przewidzianego do rozpatrzenia skargi, bowiem do wystąpienia poselskiego w sprawie przeniesienia służbowego funkcjonariusza celnego nie mają zastosowania przepisy dotyczące skargi zawarte w kpa w tym 14 dniowy termin jej rozpatrzenia.

Departament Podatku od Towarów i Usług
Badaniem objęto 1 skargę i ustalono, że wpłynęła ona do MF w dniu 28.07.2008 r., a odpowiedź została udzielona pismem z dnia 29.08.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departament Podatku od Towarów i Usług niezałatwienie sprawy w terminie spowodowane było prowadzeniem intensywnych spraw związanych m.in. z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, pracą bieżącą Departamentu oraz okresem urlopowym co miało wpływ na obsadę Departamentu.

Departament Podatku Akcyzowego i Ekologicznego
Ustalono, że w dniu 14.07.2008 r. wpłynęło do Biura Ministra pismo europosła, w którym zwrócił się o zbadanie sprawy i udzielenie odpowiedzi zainteresowanemu. Odpowiedź została udzielona w dniu 27.08.2008 r.
Jak podał Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego kpa, jak również pismo Biura Ministra z dnia 02.02.2007 r. nr MB5-0602/07/364 dotyczące udzielania odpowiedzi na interpelacje, zapytania i interwencje poselskie nie mają zastosowania do wystąpień Posłów do Parlamentu Europejskiego. Przytoczył, że art. 237 § 2 kpa., mówi o sposobie załatwienia skargi, którą wnieśli „posłowie na Sejm, senatorowie, radni". W przedmiotowej sprawie europoseł występując do Ministra Finansów, zwrócił się z prośbą o „zbadanie sprawy i udzielenie zainteresowanemu właściwej odpowiedzi", prosząc jedynie o poinformowanie go o sposobie załatwienia sprawy. W tym miejscu, Dyrektor wskazał, że przepisy prawa nie regulują zasad i trybu postępowania w przypadku wystąpienia Posła do Parlamentu Europejskiego. Z praktyki działania organów wynika, iż najczęściej w podobnych przypadkach stosowane są przepisy kpa. Jednakże w przedmiotowej sprawie, w ocenie Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego, nie mamy do czynienia ze skargą. Powołując się na art. 221 § 3 kpa. Dyrektor podał, że skargi można składać w interesie „publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą". Wystąpienie, które nie pozwala na ustalenie takiego interesu, powoduje niemożność zakwalifikowania go jako petycji, skargi lub wniosku. Dyrektor Departamentu Podatku Akcyzowego i Ekologicznego podał, że „wystąpienie w przedmiotowej sprawie europosła nie pozwala na ustalenie takiego interesu". Dodatkowo, Dyrektor poinformował, że z przesłanych dokumentów nie wynika czy obywatel wyraził zgodę na złożenie skargi w jego interesie do Ministerstwa Finansów.

Departament Administracji Podatkowej
Badaniem objęto 12 spraw i ustalono, że w jednym przypadku w dniu 6.02.2008 r. do Biura Ministra wpłynęła interwencja poselska. Pismem z dnia 22.02.2008 r. Podsekretarz Stanu zwrócił się z prośbą o przedłużenie terminu udzielenia odpowiedzi, tj. do 5.03.2008 r. w związku z koniecznością uzyskania opinii Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Odpowiedzi posłowi została udzielona pismem z dnia 4.03.2008 r.
Dyrektor Departamentu Administracji Podatkowej podał, że w tej sprawie poinformowano posła odnośnie przedłużenia terminu udzielenia odpowiedzi wraz ze wskazaniem przyczyn.

V Nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg
Stosownie do art. 259 § 1 kpa Biuro Kontroli i Audytu Ministerstwa Finansów sporządziło za 2007 r. sprawozdanie z rozpatrzonych skarg i wniosków obywateli, przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków w Ministerstwie Finansów oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Finansów. Ze sprawozdania wynika m.in., że w 2007 r. do Ministerstwa wpłynęło 1210 skarg (o 192 skarg i wniosków mniej niż w 2006 r.). Spośród 4022 skarg i wniosków, które wpłynęły do Ministerstwa i jednostek podległych w przypadku 87 spraw nastąpiło przetoczenie terminu, co stanowiło 2,3% ogółu spraw (w 2006 r.-3,0%). Ą
Powyższe sprawozdanie zostało przesłane do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów i do Ministra Finansów.
W okresie od sierpnia do września 2008 r. Biuro Kontroli Resortowej MF przeprowadziło kontrolę dotyczącą terminowości załatwiania skarg i wniosków w pięciu Departamentach MF. Badaniem objęto próbę 89 spraw ze 177, które zarejestrowano w okresie od 3 stycznia do 7 lipca 2008 r. i ustalono, że w przypadku 13 z 60 spraw rozpatrywanych przez komórki organizacyjne MF przekroczony został termin rozpatrzenia skarg i wniosków. W przypadku 2 na 29 zbadanych spraw MF (dwa departamenty) nie dotrzymało terminu przekazania spraw do innych organów zgodnie z właściwością. O wynikach ww. kontroli pismem z dnia 17 października 2008 r. został poinformowany Dyrektor Generalny MF. W dniu 21 października 2008 r. Dyrektor Generalny MF wystosował pismo do Departamentów, w których stwierdzono nieprawidłowości, odnośnie obowiązku przestrzegania ustawowych terminów rozpatrywania skarg i wniosków.
Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano w dniu 18 grudnia 2008 r. Zastępcy Dyrektora w Biurze Ministra Ministerstwa Finansów Pani Agnieszce Niekłań, za pokwitowaniem.

Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niżej wymienionych pouczeń kontrolerzy informują Pana Ministra o przysługującym mu prawie:
- zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu kontroli, pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o NIK);
- odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni, wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy podpisania protokołu kontroli (art. 57 ust. 3 ustawy o NIK).
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, termin 7 dni - zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy o NIK - biegnie od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozpatrzenia;
- złożenia z własnej inicjatywy na piśmie dodatkowych wyjaśnień, co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w niniejszym protokole kontroli, w terminie uzgodnionym z kontrolerami (art. 59 ust. 2 ustawy o NIK). o przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do księgi ewidencji kontroli pod nr 17. Warszawa, dnia 18 grudnia 2008 r.[/legend]