1.4. Ewidencja księgowa podwyższenia kapitału zakładowego wkładem pieniężnym lub rzeczowym

Wszelkie zmiany kapitału zakładowego spółki z o.o. wykazuje się w księgach rachunkowych z uwzględnieniem art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz odpowiednich przepisów Kodeksu spółek handlowych.

Wniesione przez udziałowców - na pokrycie podwyższenia kapitału zakładowego - wkłady stanowią zobowiązanie spółki wobec tych udziałowców i w związku z tym ujmowane są po stronie Ma konta 24 "Pozostałe rozrachunki".

Zwiększenie kapitału zakładowego na koncie 80 następuje dopiero z chwilą wpisu podwyższenia kapitału do rejestru sądowego. Wynika to z art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w myśl którego kapitał zakładowy spółek kapitałowych wykazuje się w wysokości określonej w umowie spółki lub statucie i wpisanej w rejestrze sądowym.

Warto przy okazji podkreślić, iż w sytuacji, gdy wspólnicy wnieśli do spółki wkład pieniężny, przeznaczając go na podwyższenie kapitału, a na dzień sporządzenia bilansu spółka nie otrzymała postanowienia z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) o zarejestrowaniu podwyższenia, nie może go ująć w pasywach bilansu w pozycji A.I. "Kapitał podstawowy". Wartość wniesionych przez wspólników wkładów - stanowiących saldo konta 24 "Pozostałe rozrachunki" - wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji A.VI. "Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe".

Należy dodatkowo przypomnieć, że na podstawie obecnie obowiązujących przepisów, wnoszenie wkładów niepieniężnych do spółek prawa handlowego lub cywilnego podlega opodatkowaniu VAT na ogólnych zasadach, określonych w przepisach o VAT, w zależności od przedmiotu aportu. Opodatkowaniu nie podlega jedynie wniesienie aportem całego przedsiębiorstwa. Czynność ta bowiem została wyłączona poza zakres ustawy o VAT na mocy art. 6 pkt 1 ww. ustawy. Nie ma to jednak zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W związku z tym wniesienie aportu powinno być udokumentowane fakturą VAT wystawioną przez wnoszącego aport. Obowiązek wystawienia takiej faktury wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Do aportu stosuje się właściwą stawkę dla towaru lub usługi, będących przedmiotem aportu.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że jeżeli aport w postaci towarów (przypadek ten nie dotyczy środków trwałych) byłby wniesiony przez podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT ze względu na niewielkie obroty, to możliwa jest sytuacja, że takie wniesienie spowoduje utratę prawa do zwolnienia z VAT. W konsekwencji podatnik nie dosyć, że będzie musiał opodatkować samą czynność wniesienia aportu (w części ponad limit zwolnienia z VAT), to dodatkowo utraci status podatnika zwolnionego z wszelkimi konsekwencjami wynikającymi z art. 113 ust. 5 ustawy o VAT.

Mając powyższe na uwadze, ewidencja księgowa podwyższenia kapitału podstawowego (zakładowego) przebiegać może następująco:
 

  a) wpłata do kasy lub na rachunek bankowy:
     - Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący",
     - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
       (w analityce: Imienne konto wspólnika);
  b) wniesienie przez wspólników wkładu rzeczowego (aportu) - na podstawie dowodów
      potwierdzających jego przyjęcie - w zależności od rodzaju składnika aktywów będącego
      przedmiotem aportu:
     - Wn konto 01 lub 02, 03, 14, 31, 33,
     - Wn konto 22 "VAT naliczony" (jeżeli wystąpi VAT i podlega odliczeniu),
     - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
       (w analityce: Imienne konto wspólnika);
  c) nominalna wartość wydanych udziałów - w dacie wpisu do rejestru:
     - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
       (w analityce: Imienne konto wspólnika),
     - Ma konto 80 "Kapitał zakładowy".