Pan
Sławomir Brodziński
Szef Służby Cywilnej
      
       W związku z licznymi wątpliwościami związanymi z praktycznym stosowaniem przepisów dotyczących ocen okresowych członków korpusu służby wnoszę o wyczerpujące ustosunkowanie się  do następujących zagadnień.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (zwanego dalej rozporządzeniem) wprowadza ściśle określone procedury mające zastosowanie w trakcie przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Ich stosowanie nie jest jednak oczywiste, podobnie, jak skutki naruszania obowiązujących procedur i tak:

1.        Wybór kryteriów oceny po uprzednim omówieniu z ocenianym głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, oczekiwań co do sposobu spełniania kryteriów oceny, a także celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, oraz sposobu realizacji tych celów (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). Jednocześnie, na podstawie § 11 ust. 2 rozporządzenia oceniający ma obowiązek wziąć pod uwagę wnioski z rozmowy, o której mowa w § 9 rozporządzenia. Czy fakt braku omówienia z ocenianym głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, oczekiwań co do sposobu spełniania kryteriów oceny, a także celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, oraz sposobu realizacji tych celów (nie omówiono poszczególnych elementów wymienionych w § 3 ust. 4 rozporządzenia lub nie przeprowadzono takiej rozmowy w ogóle) lub brak przed sporządzeniem oceny na piśmie rozmowy, o której mowa w § 9 rozporządzenia powoduje nieważność dokonanej oceny?
2.        Zgodnie z § 5 rozporządzenia oceniający wpisuje do arkusza termin sporządzenia oceny na piśmie, a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie. Czy brak daty potwierdzenia zapoznania się z kryteriami przesądza o naruszeniu procedur oceny poprzez niemożność ustalenia czy ocenianym był zapoznany z kryteriami oceny przed okresem, za który ocena jest dokonywana?
3.        Zgodnie z § 5 ust. 3 zdanie drugie rozporządzenia „Kopię części I-III arkusza oceniający przekazuje ocenianemu”. Nie przekazanie kopii ocenianemu przesądza niewątpliwie o naruszeniu procedur obowiązujących przy ocenach. Czy powinno to być uznane w razie wniesienia sprzeciwu od oceny za samoistną podstawę uznania w taki sposób dokonanej oceny za nieważną?
4.        Rozporządzenie – w § 5 - określa ściśle terminy dokonywania niektórych czynności przy dokonywaniu ocen okresowych (między innymi: termin 30 dni na dokonanie czynności, o których mowa w § 3 ust. 3-5, § 4 ust. 3-5 i § 5 rozporządzenia czy konieczność niezwłocznego zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie w przypadkach, o których mowa w art. 81 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (zwanej dalej ustawą). Czy naruszenie określonych w ustawie i rozporządzeniu terminów stanowi podstawę do uznania w taki sposób dokonanej oceny za nieważną?
5.        § 12 rozporządzenia stanowi, że po zapoznaniu ocenianego z oceną „kopię arkusza oceny doręcza się ocenianemu”. Jeżeli nie nastąpiło „niezwłoczne” doręczenie arkusza oceny ocenianemu, od kiedy liczyć należy termin do wniesienia odwołania? Art. 83 ustawy stanowi co prawda, że sprzeciw wnosi się w terminie 7 dni od dnia zapoznania się z oceną, ale brak kopii oceny niewątpliwie utrudnia, a czasami wręcz uniemożliwia sporządzenie sprzeciwu. Czy w takim razie nie należałoby uznać, że rozporządzenie w tym względzie jest ułomne, a każdy wniosek o przywrócenie terminu z uwagi na brak kopii oceny powinien być uwzględniany?
6.        Zgodnie z art. 81 ust. 4 ustawy ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące, a zmiana częstotliwości oceny możliwa jest wyłącznie w enumeratywnie wymienionych w art. 81 ust. 8 przypadkach.
a)        Czy przeprowadzenie oceny z inną częstotliwością, niż to wynika z art. 81 ust. 4 ustawy bez zaistnienia przesłanek, o których mowa w art. 81 ust. 8 ustawy, przesądza o nieważności takiej oceny z mocy prawa?
b)        Od jakiej daty należy liczyć 24 miesięczny termin przeprowadzenia oceny: czy od daty zapoznania się z kryteriami ocen przez oceniającego czy  może za inny okres – na przykład lata kalendarzowe bez względu na datę zapoznania ocenianego z ocenami?
7.        Każdy członek korpusu służby cywilnej podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej za naruszenia prawa.
a)        Czy przełożony ocenianego w związku z naruszeniem procedur oceny takiej odpowiedzialności także powinien podlegać?
b)        Czy wystarczające do zaistnienia przesłanek o odpowiedzialności dyscyplinarnej są udowodnione przypadki naruszenia procedur oceny, o których mowa wyżej w naszym piśmie?
8.        Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia oceniający wybiera kryteria oceny po uprzednim omówieniu z ocenianym głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, oczekiwań co do sposobu spełniania kryteriów oceny, a także celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, oraz sposobu realizacji tych celów. Oceniany zgłasza swoje wnioski, co do wybranych kryteriów.
a)        Czy nie uwzględnienie takiego wniosku złożonego przez ocenianego jest naruszeniem procedury dokonanej oceny?
b)        W jakiej formie powinna być udokumentowana odmowa uwzględnienia wniosku ocenianego co do kryteriów oceny?
9.        § 12 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż oceniający niezwłocznie umożliwia ocenianemu zapoznanie się z oceną sporządzoną na piśmie. Czy brak zapoznania pracownika z cząstkowymi ocenami wraz z uzasadnieniem przyznania oceny skutkuje nieważnością oceny?
10.        Ani rozporządzenie, ani też ustawa w żadnym miejscu nie zakazują udziału w ocenie przedstawicieli związków zawodowych.
a)        Czy odmowa uwzględnienia wniosku ocenianego, aby w trakcie oceny brał udział wskazany przez niego przedstawiciel związków zawodowych ma zatem jakiekolwiek uzasadnienie prawne?
b)        W jakiej formie winna nastąpić odmowa zgody na udział przedstawiciela związków zawodowych w ocenie?
c)        Czy od takiej odmowy służy odwołanie, jeżeli tak, to do kogo i według jakich procedur?

W związku z trwającymi aktualnie ocenami okresowymi w służbach skarbowych oraz zgłaszanymi licznymi wątpliwościami w zakresie przestrzegania ustawowych procedur w tym zakresie – uprzejmie proszę o pilne ustosunkowanie się do niniejszych pytań (według poszczególnych pytań i problemów).(...)